Boligforeningen AAB Afd. 50

Bestyrelsesmøder


Bestyrelsesmøde 30. juni 2020 07-07-2020
Bestyrelsesmøde 20200630
Til stede: Jeanette, Hans-Christian, Fatma og Julie og BHJ.
Afbud:
 
Referat:
 
Referaterne omhandler kun den åbne del af bestyrelsesmøderne.
Emner vedr. personforhold, funktionærer, leverandører og strategiske overvejelser, samt emne som håndteres af inspektører som en del af driften i andre boligorganisationer, fremgår ikke af den åbne del af referaterne.
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Budget 2021
 
 
Budgettet er godkendt af OB den 24. juni 2020 efter indstilling fra afdelingsbestyrelsen i overensstemmelse med de særlige bekendtgørelser i forbindelse med Corona-situationen.
 
I fortsættelse af afdelingsbestyrelsens oprindelige behandling og efter mail-høring den 22. juni 2020 blev følgende indarbejdet i budgettet
 
 
 
  Alm Koge Gammel/ny pris fra nye maskiner
Lille 14/13 16/16  
Stor 23/18 26/22  
Tillæg forvask 1 1  
Tørretumler 0,5 0,5  
Strygerulle Per min 0,2 0,2  
Centrifuge Gratis   Ude af drift.
  Tilpasset vaskemaskinestørrelser.    
 
Priserne blev fastsat ved anskaffelse af de nye maskiner, hvor der ikke er væsentlige vedligeholdelsesudgifter i 2020 og 2021. Evt. væsentlige ændring i vand eller strømforbrug er endnu ikke vurderet og kan give anledning til justering. Rengøring indgår ikke i vaskeribudgettet for 2021.
 
Opdateret budgetmateriale ligger i Docunote.
 
 
 
Ok.
2 Afdelingsmøde 2020
 
Ob har på sit møde den 20. maj 2020 aflyst alle ordinære afdelingsmøder iht til den særlige corona-bekendtgørelse og godkendt samtlige budgetter med en stigning på under 0 procent. I henhold til bekendtgørelsen er valgperioden forlænget.
 
Ob henstiller, at der holdes ekstra ordinært møde, når det er muligt, dog helst ikke i september måned, som reserveres afdelinger med stigninger i budgettet.
 
Med de nugældende regler må vi formentlig være 30 i salen og 12 i mødelokalet. Skal formentlig reduceres gr. Borde og talerstol mv.
 
Indstilling:
Ekstra ordinært afdelingsmøde holdes i oktober eller november måned. Der tages endelig stilling, når det er afklaret om der sker ændring i restriktionerne ultimo august måned.
 
 
 
 
Godkendt.
3 Tag-sagen
 
Udbudsmateriale er nu udarbejdet.
 
Tilbud forventes modtaget i august måned og entreprenør antaget.
 
Projektet er forsinket. Det planlægges at et lavhus og højhus renoveres i efteråret og de to andre i foråret, således at vejrligsproblemer minimeres.
 
Der er fundet en løsning, hvor beboerne fortsat kan komme ud på deres altan, da stillads kan ligge uden for altanen.
 
Der vil være nogle korte perioder, hvor adgang til trapperne skal ske via kælderen, som det også skete under helhedsplanen
 
Bestyrelsen har fået sendt mail med udkast til udbudsmateriale.
 
Projekt omfatter også udskiftning af tagvinduer, som er en del af brandventilationen.
                                      
Forventes fortsat dækket af de på DV-planen afsatte midler til tag og brandventilation.
 
Orientering. Malerarbejdet i opgangene udskudt.
4 Byggesagen – fejl i rørinstallationer.
 
Syns- og skønsforretninger er gennemført og sagen har nu i en længere periode ligget til afklaring hos kurator efter boet fra BNS.
 
Der henvises til mail fra Mette Larsen af 26. juni 2020 som er tilgået den samlede bestyrelse og med indstilling fra vores advokat Henning Bill.
 
Kommer der udgifter som ikke kan dækkes af garantibeløb, kommer afdelingen selv til at betale. Fejl på vandinstallationerne    skal under alle omstændigheder løses.
 
Udbedringsarbejdet forventes at tage 1 år
 
Indstilling.
 
Indstilling fra vores advokat og Administrationen følges, der indgås rådgiveraftale med henblik på udbedring af manglerne.
 
Godkendt.
 
5 Fællesskaberne. Idrætscontainer/feriecamp
 
Der henvises til mailkorrespondance. Der forventes at komme supplerende materiale fra lederen af den bolig sociale helhedsplan.
 
Det manglende informationsniveau er påtalt og vil i øvrigt blive fulgt op.
 
Vi er enige i at det beskrevne er godkendt og at de får tilladelse til at bruge toilettet i vaskeriet.
6 Spørgeskemaundersøgelse – ventilation – indblæsning vest.
 
Sagen var behandlet på sidste års afdelingsmøde. Her blev det oplyst, at vi stikprøvevis havde haft ventilationsfirmaet til fotograferer en række ventilationskanaler. Der var ikke fundet snavs.
 
Vi havde lagt op til en spørgeskemaundersøgelse for at få oplyst, hvem der mener, der kommer urenheder gennem ventilationskanalerne.
 
Der er her i foråret foretaget et par stikprøver, hvor det ikke har været muligt at konstatere, at der kommer urenheder gennem indblæsningsventilerne.
 
 På det foreliggende grundlag informerer vi på hjemmesiden og vi indskrænker spørgeskema.
Bestyrelsesmøde 16. juni 2020 23-06-2020
Bestyrelsesmøde 20200616
Til stede: Jeanette, Hans-Christian og BHJ.
Fraværende: Julie og Fatma
Referat: bhj
 
Referaterne omhandler kun den åbne del af bestyrelsesmøderne.
Emner vedr. personforhold, funktionærer, leverandører og strategiske overvejelser, samt emne som håndteres af inspektører som en del af driften i andre boligorganisationer, fremgår ikke af den åbne del af referaterne.
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Ferie-lukning
 
I fortsættelse af tidligere praksis holder afdelingsbestyrelsens kontor lukket det meste af juli måned.
Sidste åbningsdag 30, juni  2020 og første åbningsdag 7. august 2020

 
Tiltrådt
2
 

 
Corona-situationen
 
Mange uafklarede spørgsmål. Der tages stilling til det videre forløb efter sommerferien. Da ferien står for døren og vi alligevel holder lukket juli. Holdes som varslet lukket til 15. august i beboerhuset ( Sal/mødelokale). Derefter tager vi  pågrundlag udmeldingerne fra myndigheder, BL og AAB stilling til det videre forløb.

 
Tiltrådt
5 Budget 2021
 
Materiale tidligere udsendt til bestyrelsen.
 
Økonomien omkring vaskeriet er uafklaret.
 
Indstilling.
 
Uforandret boligafgift.
Henlæggelse til DV-plan forhøjes i 2021 med ca. 114.000 kr. og pt. kun i dette år.
Skyldes betydelighed usikkerhed vedr. udgifterne de besluttede arbejder i forsættelse af helhedsplanen.

 
Godkendt
6 Udbedring af sætningsrevner
 
Det videre forløb.
 
Spørgeundersøgelse.
 
Følgende valgmuligheder ved væsentlige revner.

 
  1. Rep. nu i prioriteret orden – revner repareres i prioriteret orden. Der sættes tapet/væv op på den pågældende væg og kun den. Males i standard hvid iht vedligeholdelsesreglement.
 
  1. Revner repareres, når beboer alligevel skal have gjort i stand. Revne repareres og kun den. Foretages af murer. Principper som hidtil har været brugt.
 
 
  1. Rep. foretages ved fraflytning. Beboer betaler som hidtil normal istandsættelse. Afdelingen betaler revner. Helt som det er sket siden 2016.
 
Godkendt.
     
  
Bestyrelsesmøde 18. maj 2020 23-06-2020
Bestyrelsesmøde 20200518
Til stede: Jeanette, Hans-Christian og BHJ.
Fraværende: Julie og Fatma
Referat:
 
Referaterne omhandler kun den åbne del af bestyrelsesmøderne.
Emner vedr. personforhold, funktionærer, leverandører og strategiske overvejelser, samt emne som håndteres af inspektører som en del af driften i andre boligorganisationer, fremgår ikke af den åbne del af referaterne.
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Corona-situationen
 
Langsom genåbning, jf AAB informere 15/5-2020
 
Afdelingskontor
 
Sal
Mødelokale
Vaskeri
 
Indstilling:

 
  • Afdelingskontor – inkl tirsdag aften.
Genåbning fra 25/5-2020
Max 1 på kontor
Max 1 i venteposition i gang – øvrige må vente i det fri

 
  • Sal og mødelokale. Afventer retningslinjer. Åbning foreløbig dog tvivlsomt.
  • Vaskeri
Evt ændring af restriktioner
 
Indstilling godkendt.
 
Ny udlån/udlejning foretages ikke.
 
 
Forbud mod vask med 30 grader i vaskeriet ophæves. Sundhedsmyndighedernes anbefalinger er nu alene gældende.
2
 

 
Adgang til vaskeriet
 
Reglerne om døren til vaskeriet skal holdes aflukket og uvedkommende ikke må lukkes respekteres ikke.
 
Vi har haft tyveri af effekter fra vaskeriet, jf. orientering på sidste møde. . Derfor indstilles det, at de beboerne, der ikke ønsker at efterleve anvisningerne får frataget adgangen til at bruge vaskeriet.
 
Skiltning opsættes.
 
 
 

 
Godkendt,
5 Husorden – anmodning om tilladelse til kanin
 
Opfølgning på seneste møde. Team jura har meddelt at tilladelse til kanin efter retspraksis skal behandles som hund og kat. Dvs afdelingsmødebeslutning om kanin må holdes.
 
Orientering.
Orientering
6 Budgetopfølgning 1. kvartal
 
Jf. mail fra Administrationen 21/4-2020  Jeres budgetopfølgning for kvartalet ligger  klar i DocuNote. Dokumenterne ligger i sagen "1. kvartal". I finder sagen ved at søge på sagsnummer S2019-00408, samt min mail af 12/5-2020.
 

 
Godkendt. BHj fremsender et par omkonteringer.
7 Udlejning beboerhus/Mobil Pay
 
Status fra Jeanette.

 
Jeanette er i kontakt med Administrationen. Kan ikke få lov at sende betalingsinfo til betaler.
Bestyrelsesmøde 21. april 2020 26-04-2020
Bestyrelsesmøde 20200421
Til stede: Jeanette, Hans-Christian, og BHJ.
Afbud: Fatma og Julie syg.
 
Referat: bhj
 
Referaterne omhandler kun den åbne del af bestyrelsesmøderne.
Emner vedr. personforhold, funktionærer, leverandører og strategiske overvejelser, samt emne som håndteres af inspektører som en del af driften i andre boligorganisationer, fremgår ikke af den åbne del af referaterne.
Nr. Dagsorden                                                                    Beslutning
1 Corona-situationen
Der er sat plakater op i vaskeri og på beboerhus. Der er oprettet en særlig hjemmeside med information.
 
Der er anvist min. temperatur i vaskeriet på 40 grader. Nogle enkelte har fået inddraget adgangen til vaske gr. overtrædelse af anvisning. De fleste har fået adgangen tilbage det har meddelt, at de vil efterleve anvisningen, men havde overset den.
 
I overensstemmelse med AAB anvisninger har kontoret været lukket, ligesom servicearbejder har været reduceret.
 
Boligforeningen kommer formentlig med langsom genåbning i løbet af denne uge. Anvisningerne følges.
 
Afdelingsmøder er frem til 31/8 2020 er aflyst. Forbuddet for forsamling af mere end 10 mennesker skal ændres til 75-100 inden udgangen af august måned, hvis varsling af afdelingsmøde  til den 22. september 2020 skal kunne nås.
 
Drøftelse af tiltag, når kontor skal genåbnes.
 
 
Orientering.
 
Genåbning af kontor mv afventer udmelding fra AAB og anskaffelse af beskyttelsesmidler.
2
 
 
Håndtering af grønne område
 
Beslutning om pasning af de nye staudebede.
 
 
Afventer supplerende materiale – mailhøring foretages..
3 Legeplads-eftersyn
 
Det indstilles at vi kobler os på AAB’s fællesudbud på legpladseftersyn.
 
Lovpligtigt.
 
JF AAB informere nr. 22-2020, som alle har fået.
 
Godkendt.
Der kan være lidt uklarhed om , hvordan man opgør antal legepladser..
4 Status vedr. Helhedsplanen
 
Resultat af drøftelse mellem vores advokat og kuratorerne.
 
Mundtlig redegørelse
 
Intet væsentlig nyt. Er i proces hos advokaterne.
5 Belysning
 
Manglende belysning.
 
Udveksling af synspunkter pågår mellem de berørte parter.
 
Der muligvis flere forskellig fejl
 
  1. Byggesag
  2. Fejl i ”belysningsvæsenets” fordelingskasse med ødelagte lamper til følge.
  3. Ledning hakket over af forskellige steder og af forskellige aktører.
 
Orientering.
 
Orientering.
6 Tyveri fra vaskeriet
 
Stole stjålet, da en beboer gav adgang for uvedkommende.
 
Beboer varslet om at der ved gentagelse vil  blive rejst erstatningskrav, samt inddragelse af adgangen til vaskeriet
 
Taget til efterretning.
7 Manglende lukning af dør til vaskeriet
 
Nogle dage efter hændelse under punkt 4  blokerede en beboer dør til vaskeriet, således at der var fri adgang.
 
Er blevet varslet om inddragelse af adgang til vaskeriet.
 
Breve endnu ikke udsednt, kommer snarest. Der ses med alvor omkring uvedkommende adgang til vaskeriet.
8 Henvendelse fra beboer om, at han ønsker at  nøglebrik kan bruges både i egen og families elevator.
 
Regelsættet giver ikke mulighed for dette. Må låne en af beboers 3 nøglebrikker.
 
Ønsket kan ikke imødekommes. Henvises til at lån nøgle hos familie.
9 Fortsat en del ulovlig aktivitet i klæderne
 
To beboere har i den anledning får inddraget  adgang til klæder.
 
Der er endvidere foretaget politianmeldelse af et par sager.
 
Taget til efterretning.
10 AAB afdeling 50 – 50 år
 
Skal der fastlægges en mulig dato før vi ved hvornår corona-situationen gør det muligt.
 
Yderligere overvejelser afventer at myndighederne giver mulighed for større forsamlinger.
11 Husorden – anmodning om tilladelse til kanin
 
Afdelingens husorden omtaler ikke kanin. Det samme gør sig gældende i boligforeningens generelle omtale af husdyr.
 
 
Afdelingens husorden
 
I Boligforeningen AAB er det som udgangspunkt ikke tilladt at holde husdyr. Visse dyr er det dog altid tilladt at holde, f.eks. akvariefisk og stuefugl, hvis det sker i begrænset omfang, og ikke er til gene for de øvrige beboere. Det er derimod forbudt at holde hund, kat og fx krybdyr.
 
 
 
Generelt i AAB
I Boligforeningen AAB er det beboerne, der på afdelingsmødet beslutter, om man må have kæledyr i afdelingen. Visse typer kæledyr, f.eks. akvariefisk og stuefugle, vil som udgangspunkt altid være tilladt (i begrænset omfang så de ikke er til gene for de øvrige beboere), mens andre typer husdyr, f.eks. grise og geder altid vil være forbudt. Hvis afdelingsmødet beslutter, at der må holdes dyr i afdelingen, skal det skrives ind i afdelingens husorden.
 
Til drøftelse
 
Praksis undersøges i boligforeningen.


28. april 2020
Efterfølgende tilføjelse i web-version af referatet. Det kræver iht domsprakis tillaldelse  at holde kanin. Dvs skal fremgå af gældende husorden. Det er derfor ikke tilladt at holde kanin i AAB afdeling 50.
12 Udlejning beboerhus/Mobil Pay
 
Status fra Jeanette.
 
Er i proces, men der har været tekniske udfordringer med Mobil Pay. Jeanette arbejder videre med sagen.
13 Vand- og varmeregnskab 2019
 
Omdeles senest den 24/4-2020
 
Nogle enkelte har store udsving begge veje. Generelt bør der nok være fokus på vandforbrug.
 
 
Orintering.
 
Formanden oplyste, at der ikke er kommet tilbagemelding fra MInol om flytning i den elektronisk adgang. Der har ikke været ressourcer til at følge op.
  Affaldshåndtering og porte til garager
 
Domus er nu i gang med indhentning  af tilbud på gitterdøre og opfriskning af til bud på garageporte.
 
Har været sat i stå gr. diskussioner omkring mangler mv.
 
Drøftet, men ingen afklaring.
14 Tag-sagen
 
Er i proces vedr. tilbudsindhentning.
 
Tilbudsindhentning afventes.
15 DV-plan 2020
 
Mundtlig orientering.
 
Tilbagemelding ikke modtaget.
16 Regnskab 2019
 
Det fremsendte materiale til underskrift drøftes
 
Regnskabet underskrives.
17 Henvendelse om udlejning af ladcykel.
 
 
Ikke interessant, da vi ikke har plads.
Bestyrelsesmøde 10. marts 2020 - gennemført ved skriftlig høring afsluttet 5. april 2020 05-04-2020
Bestyrelsesmøde 20200310 


Materiale udsendt til møde 10. marts 2020, der bles udskudt. Gennemført som skriftligt bestyrelsesmøde gr Corona-situationen fra den 30. marts 2020
 
Mødet afsluttet 5. april 2020 med deltagelse af Jeanette, Hans-Christian, Fatma og BHJ
Referat: bhj
 
Referaterne omhandler kun den åbne del af bestyrelsesmøderne.
Emner vedr. personforhold, funktionærer, leverandører og strategiske overvejelser, samt emne som håndteres af inspektører som en del af driften i andre boligorganisationer, fremgår ikke af den åbne del af referaterne.
Nr. Dagsorden                                                                                                               Beslutning
1 Helhedsplanen
 
Mødet holdt med rådgivere 5. marts 2020 – Henrik fra Domus, Sigurd fra Orbicon og Hans Landskabsarkitekt, Mette Larsen Sigurd Haagensen AAB, samt Bent Haupt Jensen.
 
Drøftelse af fejl og mangler, samt situationen efter BNS’s konkurs. Pt har ingen af underentreprenørerne meldt tilbage om de vil udføre mangler iflg.. Advokat.
 
Døre til garage og porte berørt, vi er afhængig af løsning for at komme videre..
 
Mette og rådgiver tager kontakt til underentreprenør vedr. belysning.
 
Luftsluser drøftet. Tyder på at automatik måske er unødvendig gr ændret lovgivningen. Skal dog undersøges nærmere vedr. højhusene, som er på kanten af grænseværdier.
 
Suppleres med information på mødet
 
 
Orientering.
 
Orienteringspunkt                       
2 Tag-sagen
 
Mødet om tagsagen den 5. marts 2020 med deltagelse af Domus og Simon Haggesen fra AAB.
 
Tagbeklædning, alukanter og vinduespartier med brandudluftning drøftet. Foreslår en ikke blank alukant for at undgå genskær. Har haft drøftelse om vinduesautomatik Vender tilbage med prøver til forelæggelse for bestyrelsen, herunder billede af mulige nye tagvinduer.
 
Skader efter storm besigtiget. Der foretages ikke noget vedr. nedfalden tagplade i blok 23 og løs tagplade i blok 22 holdes under observation.
 
Forretningsføreraftale om sagen indgået.
 
Efterretningssag.
Løse tagplader er dog efterfølgende taget ned.
3 Skilte
 
Vejskilte er nu opsat. Grundet vand har det været nødvendigt med alternativ placering for anen af grusparkringspladsen.
 
Beslutning om udseende af skiltning på beboerhus.
 
Materiale forelægges senest på mødet.
 
Udskudt.
4 Brand
 
Vi havde brand i en opgang 23. februar 2020.
 
Den beboer der havde en familieforsikring fik straks hjælp af skadesservice. De øvrige må selv sørge for afdækning mv. Viser, at personer uden forsikring virkelig får problemer.
 
Har givet en hel del ekstra arbejde med koordinering, anmeldelse og dokumentation. Taksator kommer den kommende uge. Vi skal huske rengøring af facade for sod.
 
Beboerhuset blev lukket op som opsamlingsstation for de beboere ,d er ønskede det og de fik en kop kaffe.
 
Orienteringspunkt
5 Situationen i kældrene
 
Uvedkommende ophold i kældrene har eskaleret i den senere tid. Både ved opbrud af døre og hvor beboere har skaffet uvedkommende adgang.
 
Der er både røget, været svineri, samt hærværk på beboeres effekter i kældrene.
 
Politiet har en generel bemyndigelse til at  fjerne personer, der  uberettiget har skaffet sig adgang eller opholder sig i vores kældre, lofter eller opgange, samt sigte og rejse tiltale med henblik på straf for overtrædelse af Straffelovens § 264.
 
Politiet har fået fat i nogle af de besøgende.
 
Beboerne skal være opmærksom på at ophold i kælder er forbudt, samt at man ikke må tage venner og bekendte med ned i kælderen. Vil blive betragtet som uvedkommende og kan medføre inddragelse af nøglebrikker.
 
Det er vigtigt, at beboerne melder ind om uvedkommende.
 
 Bestyrelsen har efter mail-høring besluttet at arbejde videre med en teknisk løsning , hvor der sker sikring af døre på samme måde som i gavlene. Vi grundet økonomien formentlig kræve et afdelingsmøde.
 
Sagen søges løst sammen med luftsluserne, dog med særskilt økonomi.
 
Indstilling:
De iværksatte tiltag godkendes. Sikring af døre medtages i i tilknytning til projektet vedr. luftsluser. Evt. afdelingsmøde afklares senere.
 
 
OK
6 Coronavirus
 
Sundhedsstyrelsens plakater vedr. god skik er opsat i indgangen til beboerhus og i vaskeriet. Plakaterne er bestilt i A2 format.
 
Der kommer også materiale i opgangene.
 
Håndtag til beboerhus og vaskeri rengøres hyppigere.
 
Boligforeningen udsender løbende anvisninger til personale og bestyrelse. Anvisningerne følges.
 
 
 
 
Orientering
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
7 Webshop vedr. borde og bænke
 
Ikke indkaldt grundet ressource-situationen.
 
Orientering.
 
Overhalet af Corona-situationen, hvor møder ikke må afholdes.
8 Omlægning af teknisk-administrative netværk
 
Omlægninger nu påbegyndt. Opgravning blev indskrænket til kun at ske foran SB 101, så man kunne bruge rør oprettet i forbindelse med Helhedsplanen til trække kablerne til beboerhuset.
 
 
Orientering.
9 Beboerhuset
 
 
 
Udskudt – Jeanette må følge op.
10 Parkering
 
Cityparkering anmodes om supplerende skilte således at afdelingsmødets beslutninger omkring parkering på grusparkeringspladsen effektueres. Er varslet flere gange, men ikke fulgt op af Cityparkering
 
Indstilling:
 
Effektueres.
 
OK
11 Rådgiveraftale  om dræn- bede foran blok 21
 
Vand skal føres over i LAR-bed.
 
Bemyndiges til at arbejde videre.
Økonomi – dækkes af DV-plan
 
OK
12 Rådgiveraftale – kloak
 
Bemyndiges til at arbejde videre.
Økonomi – dækkes af DV-plan
 
 
OK
13 Rådgiveraftale vand i kælder – primært blok 24
Bemyndiges til at arbejde videre.
Økonomi – dækkes af DV-plan
 
 
 
 
14 DV-plan 2021
 
Endnu ikke gjort færdig grundet ressource-situationen.
Orientering – oplæg efterfølgende sendt til Administrationen
Bestyrelsesmøde 19. februar 2020 05-03-2020
20200219 Bestyrelsesmøde  
Til stede: Jeanette, Julie, Hans-Christian, Fatma og BHJ.
 
Referat:
 
Referaterne omhandler kun den åbne del af bestyrelsesmøderne.
Emner vedr. personforhold, funktionærer, leverandører og strategiske overvejelser, samt emne som håndteres af inspektører som en del af driften i andre boligorganisationer, fremgår ikke af den åbne del af referaterne.
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Helhedsplanen – BNS-konkurs
 
BNS har indgivet konkursbegæring ultimo januar måned.
 
Boligforeningens advokat er på sagen.
 
Vi har umiddelbart følgende større uafklarede sager fra 1 års gennemgangen:
 
  • Udskiftning af rørsamlinger
Syns og skønssag
  • Lys på området
  • Altaner
Burde være afklaret de fleste steder
  • ​El kontakter i rørskakte
 
Herudover er der en række mindre sager.
 
Vores advokat er i dialog med kurator garantiselskab og underentreprenører.
 
De økonomiske konsekvenser er uafklarede. Vil givet bevirke tidsmæssige udsættelser?
 
Orientering.
 
OK.
2 Regnskab 2019
 
Sendt til afdelingsbestyrelsen 13/2-2020.
 
Overskud godt 2 millioner kr. De 1.3 millioner vedrører helhedsplanen og skal overføres til reguleringskontoen.
 
Det reelle overskud udgør ca. 700.000 kr. og omfatter bl.a.
 
  • Mindre ejendomsskatter 149.000 kr.
  • Mindre el, varme fællesarealer 92.000
  • Regulering el 2018 134.000 kr.
  • Mindre Renholdelse 138.000 kr. (afsat til grønne områder, men ikke brugt. Dækket af helhedsplan)
  • Flere renter 95.000 kr.
 
Indstilling.
 
Indstilles til godkendelse.
 
Godkendt.
3 Projekt – udskiftning af tag.
 
 Er i proces med rådgiver og projektleder fra AAB.
 
Byggemøde holdt 14/1, næste møde 25/2-2020.
 
Der foreligger endnu ikke referat fra mødet 14/1.
 
Tagvinduer skal formentlig skiftes i forbindelse med tagudskiftning. Udskiftning af brandventilation skal koordineres med tagudskiftning. Der skal samtidig sættes bladbeskyttere op i tagrender, således, at rensning undgås længst muligt.
 
Adgang til tag fortsat uafklaret.
 
Skal gennemføres i sommeren 2020.
 
Orientering
Orientering.
4 DV-plan 2021
 
Ikke klart.
Oplægget er godkendt.
5 Elforbrug – 2018
 
I forbindelse med regnskab 2018 så det ud til, at vi havde et større elforbrug i 2018. Et elforbrug, der ikke umiddelbart kunne forklares. Afklaring var ikke mulig, da der var foretaget udskiftning af elmålere i 2018. Nævnt på afdelingsmødet.
 
Det er i forbindelse med regnskab 2019 konstateret, at der er foretaget en større efterregulering af el for 2018 i foråret 2019, som vi ikke er blevet informeret om.
 
Undersøgelsen viste dog at ventilationsanlæggene i en af blokkene bruger mere strøm end den tilsvarende blok.
 
Orientering.
6 Elforbrug – ventilationsanlæg i blok 22
 
Efter forskellige tiltag er der nu sat bi-måler på de to ventilationsanlæg i blok 22, således, at forbruget kan følges på det enkelte anlæg.
 
Fortsætter udviklingen den hidtidige tendens skal servicefirma/rådgiver se på anlægget.
 
Indstilling.
De beskrevne tiltag foretages.
 
Orientering.
7 Vaskeri-system
 
Det har desværre været nødvendigt at bruge rigtig mange ekstra ressourcer, da Nortec havde åbnet op for aktivering af flere og uautoriserede brikker, ligesom beboerne ikke har fulgt anvisningen om kun at aktivere den sorte nøglebrik.
 
De uautoriserede brikker fjernes.
 
Kan betyde at den enkelte beboer skal aktivere den sorte nøglebrik igen.  Må evt. hente/rekvirere aktiveringskort på kontoret.
 
 
Orientering.
8 Antenneanlæg. Afmelding af Grundpakken
 
Det har været muligt at afmelde grundpakken siden 22. januar 2020.
 
Pt. er 9 afmeldt
 
Beboer skal altid udfylde opsigelsesblanketten.
 
Ved tilmelding igen skal beboer betale gebyr til YouSee.
 
Der er udarbejdet instruks vedr. brug af opsigelsesblanket, håndtering – afmelding hos YouSee, underretning af opkrævning mv. og arkivering af ordrebekræftelse.
 
Orientering.
 
Orientering.
9 Antenneanlæg. Individuelt skift af internet udbyder
 
Samtidig med afmelding af grundpakken blev det også muligt at få internet via anden leverandør, fx Fastspeed.
 
Vi har ingen indsigt i antallet af skift af internet-leverandør. Kunne være rart at kende i forbindelse ved evt. overvejelse om udbygning til Docsis 3.1.
 
Orientering.
10 Antennetilslutninger i sammenlægningslejlighederne.
 
Byggesagen har ikke foretaget nedlægning af antennetilslutninger i de nedlagte lejligheder, hverken fysisk eller ved anmeldelse til YouSee.
 
Der er før årsskiftet foretaget en spørgeskemaundersøgelse hos de berørte beboere om de benytter antennestik på etagen med hoveddør eller den anden etage.
 
Resultatet er meddelt YouSee med henblik på ændring af de relevante tilslutninger, herunder adressetilpasning.
 
Orientering.
 
Orientering.
11 Fællesskaberne – henvendelse til bydelsbestyrelsen
 
Vi har haft opfattelsen af, at den nuværende helhedsplan ikke skulle løse kommunal kernedrift og skulle forankre aktiviteter, så de var levedygtige efter helhedsplanens afslutning. Helt som i de foregående helhedsplaner.
 
Ved bydelsbestyrelsen forårsmøde blev der truffet beslutning om at følge BUF’s ønske om at overlade idrætscontaineres fremtid til arbejdet med prækvalifikation til en ny helhedsplan. Helt uden nærmere begrundelse iflg. referatet.
 
Bydelsbestyrelsen er tilskrevet om at sagen bør genbehandles.
 
Det er uafklaret om der kommer en ny helhedsplan med støtte fra Landsbyggefonden. Kommer der en ny helhedsplan er det afdelingsbestyrelsens holdning, at det kun kan ske med en radikal ændret holdning til den beboerdemokratisk beslutningskraft.
 
Indstilling:
 
Formel godkendelse af den lagte linje, der er drøftet på lørdagsmøde og i forbindelse med møde med Fællesskaberne.
Godkendt.
12 Idrætscontaineren
 
Idrætscontaineres skal nu flyttes tilbage til afdeling 50.
 
Der skal træffes beslutning om hegnet skal l fjernes, men kun således at der bliver plads til containeren, så den kommer helt ind i skellet til DRI. Vil give lidt mere plads på pladsen foran beboerhuset.
 
 
Ingen ændring. Bliver stående som hidtil.
13 Københavns Åbne Gymnasium
 
I forbindelse med KåG’s fest den 25. januar 2020 blev det konstateret, at KÅG ikke længere rengøre området op mod deres indkørsel.
 
En beboer har klaget og fået en tilbagemelding, der kunne tolkes som om, at de er ophørt med denne renholdelse,
 
Det er ikke noget AAB-afdeling 50 er informeret om.
 
Indstilling.
 
KÅG tilskrives om forholdet, samt hvordan det sikres at vi ikke får udgifter til at fjerne elevernes affald, samt sikre at eleverne ikke bruge vores kældernedgange og legeskure til ophold – og uden at rydde op efter sig.
 
 
OK.
14 HOFOR ForsynOmeter – Årlig gennemgang
 
Årlig gennemgang er foretaget i januar måned. Anlægget kører optimalt også i sammenligning med andre anlæg i København.
 
Vandbeholdere og vekslere er renset i december/januar måned. Vekslere renses fremover kun, når Hofor – gennemgangen finder anledning til dette.
 
Orientering.
Ok.
15 Revner – opfølgning
 
Orbicon har de seneste 3 måneder foretaget elektronisk måling af revne udviklingen hos en beboer i et af højhusene.
 
Konklusion. Revneudviklingen er stoppet.
Reparation kan foretaget iht de anvisninger vi hidtil har brugt. Det videre forløb i forhold til helhedsplanen er uafklaret.
 
Ok.
16 MinolDirect
 
Fortsat ikke muligt at foretage korrekt flytning online adgang af beboer ved til-fraflytning.
 
Fejl i onlinedelens aflæsning er tilsyneladende rettet op. Iht til tilbagemelding fra beboer.
 
Ok.
17 Workshop – brug af borde og bænke.
 
Det blev udmeldt på afdelingsmødet at vi ville afholde en workshop vedr. brug af borde, bænke og grill pladser. Til brug for den videre planlægning.
 
Tilsyneladende sker brugen ikke som forventet.
 
Vi inviterer til et cafemøde med drøftelse af emnet.  Kunne være 16-17 eller marts2020.  
 
Der afholdes cafemøde tirsdag den 17. marts kl. 20-21. Bent og Julie er på workshoppen.
18 Spørgeskema- undersøgelse vedr. ventilationsanlæg – vest.
Opfølgning på afdelingsmøde
 
Drøftelse af det videre forløb.
 
Undersøgelse skal foretages i løbet af foråret.
 
Det arbejdes der videre med.
19 Affaldshåndtering
 
Beslutninger fra mødet 26/11-2019 afventer at byggesagen opsætter nye døre. Uklart om BNS’s konkurs påvirker denne sag.
Der arbejdes videre med dette.
Bestyrelsesmøde 7. januar 2020 07-02-2020
Bestyrelsesmøde 20200107
Til stede: Jeanette, Fatma, Hans-Christian og BHJ.
Fraværende: Julie
Referat: Fatma
Referaterne omhandler kun den åbne del af bestyrelsesmøderne.
Emner vedr. personforhold, funktionærer, leverandører og strategiske overvejelser, samt emne som håndteres af inspektører som en del af driften i andre boligorganisationer, fremgår ikke af den åbne del af referaterne.
Nr.                                   Dagsorden                                                                                                                                            Beslutning                                                                                                
1 Beslutning om skiltning:
 
Indstilling til opsætning af vejskilte, skitser forlagt.
 
Haster i forhold til Helhedsplanens afslutning.
 
Vælger skilte ved indkørslerne og skilte der fører rundt om grus-parkeringspladsen til 111-131. Vi vælger Tirsbæk-serien.
2 Ny hjemmeside: Vi har besluttet at udbygge kontaktformularen på vores hjemmeside.
3    
Bestyrelsesmøde 26. november 2019 21-12-2019
Bestyrelsesmøde 20191126
Til stede: Jeanette, Julie, Hans-Christian, Fatma og BHJ.
 
Referaterne omhandler kun den åbne del af bestyrelsesmøderne.
Emner vedr. personforhold, funktionærer, leverandører og strategiske overvejelser, samt emne som håndteres af inspektører som en del af driften i andre boligorganisationer, fremgår ikke af den åbne del af referaterne.
Nr. Dagsorden Beslutning
1 KabelTV-anlægget via bredbånd
Adgang for andre end YouSee til at leverer Bredbånds forbindelse i via vores KabelTV-anlæg.
 
Giver er mulighed for beboerne at vælge anden leverandør.
 
Vores anlæg er bygget til standarden DOCSIS 3.0. Dette betyder at beboerne max kan få en 300 Mbit forbindelse.
 
Dette kan pt. fås til 249 kr. YouSee’s mindste forbindelse er dyrere og har 50 Mbit.
 
Indstilling.
Der åbnes op.
 
Vi sætter en proces i gang for at åbne op for det.
2. Fritagelse for TV- grundpakken
 
Den nuværende aftale er omfattet af en undtagelsesbestemmelse i lovgivningen, således at vi iht kontrakten er bundet til grundpakken til marts 2022.
 
YouSee giver under visse forudsætninger mulighed for at blive fritaget for grundpakkerne. Der dels nogle administrative forhold og dels nogle økonomiske forhold. Prissætningen for TV-pakkerne kan under visse forudsætninger blive ændret for alle.
 
Vil kræve et afdelingsmøde beslutning.
 
Indstilling
 
Der arbejde videre med muligheden for fritagelse og med henblik på indkaldelse af afdelingsmøde i 1. kvartal 2020.
 
 
Indstilling vedtaget. Der arbejdes videre med muligheden for fritagelse med henblik på et afdelingsmøde i foråret 2020.
2 KabelTv-anlægget
 
Anlægget er bygget til standarden DOCSIS 3.0.
 
Dette betyder bl.a.
 
  • Bredbåndsforbindelse kan max væe på 300Mbit
 
  • Der kan ikke vises TV-signal til UHD/4K standard.
 
Dette vil kræve en ombygning til standarden DOCSIS 3.1., hvilket der ikke er planer af bl.a. økonomiske grunde.
 
Materiale er udsendt til bestyresen.
 
Orienteringspunkt.
 
Til orientering.
3 Gitterdøre
 
Gitterdøre til lofter blev behandlet på afdelingsmødet den 24/9-2019 i forbindelse med DV-planen for 2020.
 
Tilbud er nu indhentes og leverandør fundet.
 
Er sædeledes aktuel, da der fortsat foretages rygning på vore lofter.
 
Indstilling:
 
Der søges om overførsel af midler fra DV-plan 2020, således at arbejdet kan påbegyndes hurtigst muligt.
 
Godkendt.
4 Opgradering af www.aab50.dk
 
Udbyder har udarbejdet en ny AAB-standard.
 
Opgradering til ny AAB-standard, som bl.a giver bedre mulighed for læsning på smartphone.
 
AAB afdelingerne 32,42 og 47 har fået opgraderet til ny standard.
 
Indstilling:
 
Sættes i værk.
 
Vedtaget.
Bestyrelsesmøde 12. november 2019 21-12-2019
Bestyrelsesmøde 20191112
Til stede: Jeanette, Julie, Hans-Christian, Fatma og BHJ.
 
Referaterne omhandler kun den åbne del af bestyrelsesmøderne.
Emner vedr. personforhold, funktionærer, leverandører og strategiske overvejelser, samt emne som håndteres af inspektører som en del af driften i andre boligorganisationer, fremgår ikke af den åbne del af referaterne.
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Udskiftning af maskiner i vaskeriet.
 
Notat om baggrund og priser er udsendt til bestyrelsen 1. november 2019 og efterfølgende drøftelse:
 
Forslag:
 
  • 5 stk 9 kg. maskiner
  • 2 stk 12 kg maskiner
  • 4 tørretumblere med el.
  • Betalingssystem
  • Strygerulle
 
Det har indgået i overvejelserne at overgå til tørretumbler med varmepumpe gr. besparelse på energi og CO2. Vil være længere om tørring og vil kræver langt større omhu end vi hidtil har set i forhold til rensning af filter før brug. Der er endvidere ikke overbevisende referencer. Det skønnes ud fr en samlet betragtning ikke modent til et fællesvaskeri – vil blive opfattet som en negativ oplevelse af brugerne.
 
Der skal tages stilling til:
 
 
 
  1. Der skal tages stilling til om vi skal ændre bestykning fra 8 til 7 maskiner
JA
  1. Der skal tages stilling til om de små maskiner skal øges fra 7 til 9 kg.
JA
  1. Der skal tages stilling til om antallet af store maskiner skal ændres fra fx 2 til 3 og en tilsvarende reduktion af små maskiner.
Fortsat 3
 
 
  1. 4 stk tørretumblere uden  varmepumpe
Bestilles uden varmepumpe grundet det går hurtigere med al. Tørretumler, prioritering i forhold til komfort.
  1. Der anskaffes 5 nye firkantet tøjvogne til at markere det nye vaskeri
JA
  1. Alle vaskemaskiner omfattes af bestillingssystemet
Ja
  1. Antal vaskemaskiner, der kan bookes per gang/tages i brug per beboer.
Max 2 bestillinger inden for en måned. Må max bruge 4 maskiner per gang i vaskeriet
(Skal afklares hvad der er muligt)
 
  1. Vask uden vaskepulver skal kunne vælges, men betyder ikke reduceret pris.
JA
  1. Grundet garantiperiode vil udgifterne være reduceret de første 2 år, hvilket afspejles i prisen, som i princippet skal være kostægte.Det undersøges om prisen kan reduceres lidt og vi så efter et halvt år overvejer prissætningen.
Arbejdes videre med denne sag.
  1. Vaskebrik skal være den sorte låsebrik og kun den giver adgang til vaskeriet (Helt som i gamle dage, hvor vaskebrik også gav adgang til vaskeriet)
JA
  1. Skal vi have automatisk døråbning til vaskeriet – der er afsat penge i DV-planen)
Nej, men vrider på inderside af dør skal fjernes.
 
  1. Serviceaftale indgås og omfatter også den gamle centrifuge..
JA
 
  1. Der køres forsøg med mulighed for at en tørretumler kan bestilles på forhånd.
JA (Hvis muligt)
 
  1. Hver bruger kan max benytte 2  tørretumlere og max 4
Ja (Hvis muligt
 
 
 
 
OK
2 Affaldshåndtering
 
Mail om affaldshåndtering er udsendt til bestyrelsen 2. november 2019.
 
Indstilling:
Vi iværksætter affaldshåndtering som anført ved myndighedsbehandling i byggesagen.
 
Miljøstation tages i anvendelse, storskrald i gård ved garage, flaskebeholdere ved området.
 
Skralderum lukkes samtidig.
 
Forudsætter at døre til miljøstation som planlagt ændres og omfattes af det elektroniske låsesystem, som tidligere besluttet.
 
 
 
Behandling  udskudt
3 Bolig Social helhedsplan
 
Fællesskaberne
 
Prækvalifikation for ny runde.
 
Div materiale sendt til bestyrelsen.
 
Kommunen ønsker ikke at for nærværende at indgå aftale om idrætscontaineren som afslutning på den nuværende helhedsplan.
 
Lukket punkt.
Vi invitere Line til en gennemgang for bestyrelsen (Alle kan sædvanligvis en tirsdag 17.30)
3 Grønne områder
 
Notat ”Gennemgang af plante i plejerperioden ” fra byggesagen og udsendt til bestyrelsen 22. oktober 2019.
 
Drøftelse.
Behandling udskudt.
4 Tagudskiftning
 
Opstartsmøde har været opholdt.
 
Domus arkitekter bliver rådgiver.
 
Udskiftning vil tage 5-6 måneder – formentlig den kommende sommer.
 
Der skal fi/alternativ løsningndes en løsning for stillads.
 
Alukanter kan bibeholdes, som en del af bygningernes arkitektoniske udtryk. Kan ikke erstattes med Zink gr. LAR-projektet.
 
Det overvejes om tagvinduer kan skiftes som en del af projektet/ evt. blot nye ruder. Der skal tages hensyn til brandventilationen.
 
 
Orientering
  Orientering
 
Skilte vedr. branddøre er sat op i kælder
 
Nødudgangsskilte i beboerhus er ændret til metalskilte. Mangler fortsat håndtering af vinduespartierne mod vest.
 
Beboerhus. Rengøringsskab er markeret og nøgle opsat i tekøkken
 
Brandtrappe opsat i tekøkken, køkken og lille køkkenskab på kontoret.
 
Fraflytningslejligheder. Udbud. Aftale forlænget for maler og rengøring. Nyt udbud vedr. gulvafhøvler.
 
Forsynometer. Er kommet i ny version. Alt vore indtastede data var væk, men er nu kommet med efter kontakt. Der er nu kommet benchmark med vedr. fjernvarme. Helt galt i vaskeribygning. Skal være ringere, men ikke så galt. Skyldes formentlig areal fejl i BBR. Brev sendt til administrationen om dette.
 
MinolDirect.
Som meddelt til bestyrelsen og på hjemmesiden er der noget galt for visse beboere i forbindelse med opdatering. De hidtidige kontakter er ikke længere i Minol Minol overtog Brunata sidste år. Det er tilsyneladende Brunata’s service organisation, der har taget over. Vi har endnu ikke fået tilbagemelding om selve sagen.
 
Opretning af rækværk på grusparkeringspladsen er bestilt.
 
Løsning vedr alarm/låsesystem på beboerhus – dørparti mod vest er aftalt ved 4/11-2019. Pris afventes.
 
 
Bestyrelsesmøde 5. november 2019 21-12-2019
Bestyrelsesmøde 20191105
Til stede: Jeanette, Julie, Hans-Christian, Fatma og BHJ.
 
Referaterne omhandler kun den åbne del af bestyrelsesmøderne.
Emner vedr. personforhold, funktionærer, leverandører og strategiske overvejelser, samt emne som håndteres af inspektører som en del af driften i andre boligorganisationer, fremgår ikke af den åbne del af referaterne.
Denne side er flyttet manuelt i forbindelse med konvertering til ny hjemmeside

 
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Udskiftning af maskiner i vaskeriet.
 
Tilbud på div maskiner indhentet.
 
Det indstilles, at vi arbejder videre med at udskifte vore tørretumlere fra 2002 til tørretumlere med varmluftpumpe. Der vil være en betydelig CO2 besparelse.
 
Herudover ser vi på hvad der kan skiftes inden for den samlede økonomiske ramme.
 
Udskiftning af betalingssystem er i spil, så ledes, at vi som oprindelig planlagt kan benytte den sorte låsebrik.
 
Der arbejdes videre med dette.
2 Egenkontrol for 3. kvartal
 
Blev udfyldt på tirsdagsmødet den 8/10/2019.
 
Det er planen at afdelingen skal teste den nye kommende version af egenkontrolskemaet på 3. kvartal.
 
Orientering.
3 Byggeafdelingen har bestilt igangsat opbygning af funktionærfaciliteter under vaskeriet.
 
 
Er blevet bestilt.
4 Budgetopfølgning 3. kvartal
 
Udsendt til den samlede bestyrelse.
 
Gennemgås nærmere på et senere tidspunkt.
5 Fordeling af arbejdsopgaver.
 
Forslag er udsendt.
 
Det er aftalt.
6 Planlægning af fødselsdags arrangement
 
Blomsterløg og plantepinde er modtaget-
Vi har drøftet det.
Bestyrelsesmøde 1. oktober 2019 21-12-2019
Bestyrelsesmøde 20191001
Til stede: Jeanette, Julie, Hans-Christian, Fatma og BHJ.
 
Referaterne omhandler kun den åbne del af bestyrelsesmøderne.
Emner vedr. personforhold, funktionærer, leverandører og strategiske overvejelser, samt emne som håndteres af inspektører som en del af driften i andre boligorganisationer, fremgår ikke af den åbne del af referaterne.

Denne side er flyttet manuelt i forbindelse med konvertering til ny hjemmeside.
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Velkommen til Julie
 
.
Vi har budt Julie velkommen.
2 Evaluering af afdelingsmøde 24/9-2019
 
 
 
 
Godt og positivt møde.
3 * Udskiftning af vaskemaskiner
 
2 stk HS 265 e er ude af drift. 7kg maskiner, små.
 
Vi har 2 mere af denne type fra 1997.
 
Vi har tidligere besluttet at skifte i takt med at maskinerne går i stykker og ikke total-udskiftning hvert 10 år.
 
Vi har skiftet 4 maskiner – 3 til store maskiner (11 kg) og en til samme størrelse som HS 265 e (nu W565 H) 7 kg.
 
Alderen taget i betragtning og det forhold, at der skal indhentes flere tilbud taler for en udskiftning af de sidste gamle maskiner.
 
Der er anmodet om tilbud på udskiftning.
 
Økonomi: Dv-plan.
 
Indstilling:
Udskiftning af alle maskiner fra 1997 og til samme størrelse som de gamle. Ved vurdering lægges vægt på pris for sammenlignelige maskiner.
 
Ok.
4 Poser og container indsatser
 
Vi er ved at indhente priser på affaldsposer og containerindsatser.
 
Sammen kvalitet som nuværende eller tættest muligt.
 
Økonomi: Drift.
 
Indstilling:
 
Sættes i værk. Bedste pris for sammenlignelig kvalitet.
 
 
Ok.
5 LAR-højbede ved Sjælør Boulevard
 
Hævning af bed eller barkflis
 
Økonomi:
DV-plan 2020 – evt tillægsbevilling.
 
Godkendt.
6 Anskaffelse af sofaer til beboerhus
 
Anskaffelse af to sofaer til beboerhus til placering af atriumgang. Kan benyttes ved fester, da vi ikke har noget i salen. Kan kun benyttes ved.
 Weekend-udlejning.
 
Prisniveau 8-10.000 kr.
 
Økonomi: Dv-plan
 
 
Godkendt.
7 Fødselsdagsarrangement 2019
 
Oplæg til drejebog udleveret.
 
 
19.oktober. Der laves opslag og tilmeldingsblanketter, som skal afleveres den 15.oktober.
8 Beboerhus
 
Der er dialog med DKTV om låse- og alarmsystem til de nye døre mod vest.
 
GPDR krav kan opfyldes ved et mindre tilkøb til låse-/bookingsystem.
 
Økonomi: DV-plan/Helhedsplan
 
Indstilling:
Formanden bemyndiges til at arbejde videre med sagen.
 
Godkendt.
9 Fordeling af arbejdsopgaver
 
 
Udskudt.
Bestyrelsesmøde 6. august 2019 21-12-2019
Bestyrelsesmøde 20190806
Til stede: Jeanette, Annie, Hans-Christian og BHJ.
Afbud: Fatma
Referaterne omhandler kun den åbne del af bestyrelsesmøderne.
Emner vedr. personforhold, funktionærer, leverandører og strategiske overvejelser, samt emne som håndteres af inspektører som en del af driften i andre boligorganisationer, fremgår ikke af den åbne del af referaterne.                                                                                                                                 
Denne side er flyttet manuet i forbindelse med konvertering til ny hjemmeside.
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Kassekladde
 
Ikke afleveret siden marts måned.
 
Der henvises til tidligere bestyrelsesmøder og mail fra formanden til bestyrelsesmedlemmerne.
 
 
Foreligger tirsdag aften.
2 Egenkontrol 1. halvår
 
Egenkontrol gennemgået & afsendt.
3 Budget 2020
Materiale + notat er fremsendt.
 
Vi indstiller til en 2 procent stigning. Bruges penge til grønne områder + div. Ekstra poster til 89.000,-
4 Byggesagen/ tag
Mundtlig orientering gives.
 
Orientering.
5 Informationsmøde
 
Varsling skal omdeles senest den 15. august 2019 og må produceres næste tirsdag.
 
Holdes 29. august 2019, kl. 19.00. Det holdes af administrationen.
Orientering (efterfølgende aflyst).
6  
Cykelkarrusel - placering
Græsplæne ved legeplads 
Økonomi byggesagen
 
 
Ok.
7 Dør til lofter – pilot-projekt SB 127
 
Mulighed for tillægsbevilling undersøges, ligesom evt krav undersøges.
 
Der arbejdes med en løsning, hvor det tilsluttes det elektroniske låsesystem
 
 
 
Ok.
8 Opmaling af parkeringsbåse
Evt. Beslutninger i forhold til synspunkter på seneste møde.
 
Evt. Ændring i forhold til tidligere beslutninger.
 
Der arbejdes videre med sagen.
9 Cykel-oprydning blok 22
 
Fjernes fra den 19. august 2019 efter nødvendig varsling.
 
Orientering.
10 Låsesystem/alarmsystem/bookingsystem
 
Der er fortsat elementer, der ikke fungerer.
 
 
Orientering.
Bestyrelsesmøde 25. juni 2019 18-12-2019
Bestyrelsesmøde 20190625
 
 
Til stede: Jeanette, Annie, Hans-Christian og BHJ.
Fraværende: Jeanette.
Referat: Fatma
Referaterne omhandler kun den åbne del af bestyrelsesmøderne.
Emner vedr. personforhold, funktionærer, leverandører og strategiske overvejelser, samt emne som håndteres af inspektører som en del af driften i andre boligorganisationer, fremgår ikke af den åbne del af referaterne.
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Budget 2020
 
  1. Oplæg modtaget fra administrationen d.d.
 
Langt fra mål, der arbejdes videre med sagen.
 
Sendt til hele bestyrelsen

 
Der arbejdes videre med sagen.
2 Sikkerhedsgitter
 
Indhentet tilbud på sikkerhedsgitter til SB 127. Jf bestyrelsesmøde gd.
 
Opsættes ved repos med sidste beboer. Helt op.
Anbefales i standard sort eller standard hvid.
 
Opsættes som forsøg. Kan bruges som reference hvis der skal tages stilling til en samlet opsætning.
 
Tilbud fremgår af fremsendt mail.
 
Indstilling:
 
Anskaffes som beskrevet. Farve fastsættes. Elektronisk off-line lås etableres efter aftale med låse- leverandør.
Godkendt.
3 Tag/alukanter
 
Administrationen har vendt tilbage vedr. sagen. Foreslår, at der indhentes tilbud på tage, på samlet udskiftning af tagpap og alukanter.
 
Skal sættes i forhold til forventet rest-levetid på tag på 5 år.
 
Indstilling
Tilbud til sammenligning indhentes.
Ok.
4 Informationsmøde Helhedsplan/byggesag
 
Administrationen foreslår datoen flyttet til torsdag den 29. august 2019.
Ok.
5 Tilbud på røgventilation
Oplæg sendt til bestyrelsen.
 
Indstilling.
Administrationen indstilling følges.
Ok.Denne
Denne side er flyttet manuet i forbindelse med konvertering til ny hjemmeside.
 
Bestyrelsesmøde 24. juni 2019 25-06-2019
Bestyrelsesmøde 20190624
Til stede: Fatma, Jeanette, Annie, Hans-Christian og BHJ.
 
Referat: Fatma
Referaterne omhandler kun den åbne del af bestyrelsesmøderne.
Emner vedr. personforhold, funktionærer, leverandører og strategiske overvejelser, samt emne som håndteres af inspektører som en del af driften i andre boligorganisationer, fremgår ikke af den åbne del af referaterne.
Denne side er flyttet manuet i forbindelse med konvertering til ny hjemmeside.
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Godkendelse af referat 20190513
 
Referatet er ikke offentliggjort da der har været nogle uklarheder.
 
Godkendt efter drøftelse.
2 Grønne områder LAR og kælkebakken – mere natur
 
Det foreslås, at der ikke slås græs på LAR områderne, samt den øverste del af kælkebakken. Endvidere div høje. Forsøg resten af året.
 
Skal skabe bedre muligheder for natur og insekter.
 
Godkendt. Evalueres efter sæsonen.
3 Dv- plan 2020
 
Bemærkninger til oplæg afgivet 17/6-2019
 
Overskud justeret, mangler i forbindelse med overførelsesprocessen tilføjet, samt justering af service vedr. elevatorer.
 
Sagen og tag-alukanter indgår ikke. Det samme gælder sikkerhed omkring lofter.
 
Docunote 2019- 074504.
Ok.
4 Nye grønne områder.
 
Pasning har været inkluderet i byggesagen til 30. april 2019.
 
Der har været gro-garanti.
 
Pasningen ved udgangen af april måned ikke tilfredsstillende. Dette er effektueret efterfølgende samtidig med at der er efter-plantet 1.873 planter.
 
Vedligeholdelsen i 2019 har i en periode været drøftet med Byggesagen. Der har været et hul siden medio maj måned
 
Det er nu afklaret at byggesagen afholder udgiften til Vedligeholdelse i 2019 inkl vanding bliver afholdt af byggesagen. Der er ikke afsat tilstrækkelige midler i driften.
 
Der forventes et mindre vedligeholdelsesbehov, når planterne først kommer i groning.
 
Spørgsmål om vedligeholdelse i 2020 skal afklares inden budget 2020, hvordan det ellers skal afklares!
.
 
Punktet er drøftet.
5 Drift.
 
Det har været nødvendigt i maj/juni måned at prioritere vanding af træer i forhold til div. Oprydninger. Feriesæsonen er startet.
 
 
Ok.
6 Ildspåsættelse i blok 22
Der har været forsøgt sat ild på to kamera i blok 22 (SB123-131)
 
Gerningsmanden er fundet af politiet. Politiet tager sig af det strafferetlige og der er rejst erstatningskrav på ca 12.000 kr.
 
Orientering.
7 Indbrud på lofter
 
Vi har desværre konstateret indbrud på vore lofter og i særlig i SB 127.
 
 
Det er stærkt bekymrende og risikabelt. Politiet bør tilkaldes, når det sker.
 
Der har været kontakt til lokalpolitiet, som også har kigget forbi.
 
Omkostningerne ved at sætte gitterdør op ved opgang til repos. Undersøges pt. Omkostningerne er formentlig af en størrelse, at det vil kræve et afdelingsmøde. Vil formentlig være billigere end opsætning af nye forstærkede døre og karme.
 
Ny leverandør er bedt om tilbud, fadet har trukket med at fået tilbud/ løsning,
 
Indstilling
Der arbejdes videre med en løsning med gitterdør.
 
Ok.
8 Tag og alukanter
 
Oplæg til midlertidig rep. modtaget. Skulle kunne holde til udskiftning af tag om 10 år.
 
Drøftelse af finansiering på mødet.
 
Mail til bestyrelsen den 15.juni 2019
Orientering.
9 Pullerter ved SB 121
 
Der skal tages stilling til om de skal flyttes/fjernes. Vi kommer selv til at betale for det.
 
Planen er pt at sætte kæde op med beredskabslås. Pullert er pt for bøvlet.
 
Der er kommet en ekstra række fliser af hensyn til snerydning. Behov for et hjørne med fliser 8 bedet. Fodhegn skal afpasses.
 
Indstilling:
 
Pullerter flyttes ikke af økonomiske hensyn. Vi benytter foreløbig kæde med beredskabslås.
 
Der arbejdes videre med en løsning.
10 Flytning af de to chikaner og anskaffelse af en mere til vejen ved grusparkeringspladsen.
 
I forbindelse med forårets ulykke er vi blevet opmærksomme på, at der køres uhensigtsmæssigt hurtigt + det er muligt at køre uden om chikanerne.
 
Indstilling:
Effektueres og udgifterne afholdes af DV-planen. Aktivitet 505
Ok.
11 Anskaffelse af maskinelt luge jern.
 
For at lette ukrudtsbekæmpelse indstilles det, at vi anskaffer et maskinelt lugejern.
 
God erfaring i vore Skovlunde afdelinger. Funktionærerne har været på besigtigelse.
 
Tiltrådt på kontoraften den 17/6- 2019
 
Indstilling
Beslutning tiltrædes.
 
Ok.
12 Anskaffelse af fliserenser
 
For at lette rensning af nye fliser er drøftelse af maskine fliserenser drøftet på kontoraften den 17/6-2019. Supplement til gas-fliserenser. Formentlig bedre CO-regnskab.
 
Indstillng.
Beslutning tiltrædes.
Ok.
13 Husordens sager
 
  • 3 beboer har fået skriftligt pålæg i forbindelse med hensmidning af affald i kældergangen ved SB131
 
  • 1 beboer har fået pålæg om, at erhvervsaffald ikke må afleveres i vore containere mv.
 
 
Orientering.
14 Affaldshåndtering.
 
Drøftelse af det videre forløb.
Løsning af placeringsproblemer, herunder udfordring i forhold til parkering og grønne områder.
 
Skal vi overveje mere etiske løsninger som er set ved SAB bebyggelse Dybbølhus ved Sydhavn station.
 
Der arbejdes videre. Gode idéer savnes.
15 Låsesystem
 
Låsene er nu sat op.
 
Systemerne er fortsat ikke på plads.
 
Der er fremdrift på visse områder. Intet vedr. Bookingsystem, der er afgørende for det videre forløb.
 
 
Efterretningssag.
16 Sommerlukning - kontoret
 
I lighed med tidligere år holdes kontor lukket tirsdag aften den 9. 16. Og 23. Juli 2019.
 
Ok.
17 SMS – advisering – forsøg
 
Boligforening har lanceret muligheden for SMS-advisering. Kan fx benyttes i forbindelse med nyhedsbreve, afdelingsmøder eller fx ved akutte forhold.
 
Koster 0,2 kr Per advisering.
 
Afdelingen er tilmeldt forsøgsvis.
Ok.
18 Evaluering af kunstarrangement
 
  • Manglede tilstrækkelig information om arrangement.
 
  • Information til beboerne for sent
 
  • Manglende information til bestyrelsen og arkivering om sagen. Bedre styring næste gang.
 
Første fælles arrangement i beboerhuset.
Drøftet og taget til efterretning.
19 Fællesskaberne / bydelsbestyrelsen.
 
Drøftelse af organiseringen, herunder med udgangspunkt i materialet ved seneste bydelsbestyrelsesmøde.
 
 
Lukket punkt.
 
Drøftet.
20 Fællesskaberne – forankring af idrætscontainer.
 
Overvejelse om forankring af idrætscontainer, når Fællesskabernes projektperiode ophører.
 
Materiale sendt til bestyrelsen den 15. juni 2019.
 
Der arbejdes videre med dette.
21 Fællesskaberne – årsfest
 
Fællesskaberne vil gerne holde årsfest på vores græsplæne den 7. september.
 
Følgende skal bl.a. afklares:
 
  • Håndtering af blomsterbede med nyplantede grønne bede.
  • Toiletforhold.
  • Evt udpegning af Kontaktperson(er)
 
Materiale sendt til bestyrelsen 15/6-2019.
 
 
Der skal være afspærring til blomsterbede. De kan bruge toiletter på vaskeriet.
HC og JNI er kontaktpersoner fra bestyrelsen.
22 Fællesskaberne – henvendelse om sommerbio
 
Mail sendt til bestyrelsen 15.juni 2019. Skal foregår 7. september 2019 efter årsfest på græsplænen.
 
Følgende bør indgå i overvejelserne.
 
  • Håndtering af blomsterbede med nyplantede grønne bede.
  • Toiletforhold
  • Strøm (teknisk) kan ikke som tidligere hentes i beboerhus, men skal i givet fald hentes fra garage.
 
 
Samme vilkår som punkt 21.
23 Fællesskaberne/AKB – miljøarrangement.
 
AKB bestyrelse vil gerne deltage i et møde.
 
Mail sendt til bestyrelsen 15/6-2019.
 
Mødet foreslået til 27. Juni 2019 kl. 11-12(formentligt formøde )
 
 
24 Informationsmøde om Helhedsplanen/byggesagen
 
Drøftelse om evt. afholdelse af informationsmøde om byggesagen.
 
Mangler
Syn og Skøn
Altaner
Økonomi – hvad er status og hvornår kendes resultatet
Bygge- og økonomiafdeling skal stå for arrangementet
 
Vil fylde for meget på det ordinære afdelingsmøde.
Vi holder et informationsmøde enten 27/8/19 eller 28/8/19.
 
[Efterfølgende fastlagt til den 29/8-2019]
25 Brug af beboerhus evt AAB arrangementer.
 
 
 
Fejring af afdelings fødselsdag 15. oktober 2019 som for en del år siden for afdelingens børn med lægning af blomsterløg og derefter lidt underholdning med forfriskninger.
 
Informationsmøde for afdelingens beboere.
 
Juleklip.
 
 
Vi arbejder videre med fødselsdagen, informationsmøde og en juleklip- dag.
26 Opfølgning på afdelingsmøde 2018
 
Der er ikke arbejdet videre med chikane, da der fortsat hentes affald fra DRI. Den manglende løsning vedr. affald kan betyde at området ved DRI kommer i spil.
 
Det har hjulpet lidt med den store sten på hjørnet.
 
Indstilling:
Holdes under observation, men vi foretager os ikke yderligere før der er overblik over en samlet løsning med affald mv.
 
 
Ok.
27 Workshop vedr. Vaskeri.
 
Vil det være en ide med en uformel snak med brugerne af vaskeriet om antallet af maskiner.
 
Der er ikke grundlag for et møde da vi bibeholder det nuværende antal maskiner.
28 Planlægning af afdelingsmøde tirsdag den 24.  September 2019.
 
Bespisning som de seneste.
Dirigent.
Budget 2020 er endnu ikke behandlet.
 
 
Modtaget følgende forslag:
  • Materiale fra HC vedr. Entredøre
  • Beboerforslag om ny dør ved kældernedgange syd-gavle, således at man ikke kan komme ind i åbningen mellem skralderum og det gamle storskralderum.
 
Bespisning som de seneste år.
Vi prøver at få en Dirigent fra AAB.
29 Byggesagen
 
Mundtlig information
 
Websiden er opdateret med information om altaner og syn- og skønsforretning.
 
Orientering.
30 Næste bestyrelsesmøde
 
Tirsdag den 2. juli 2019 med bl.a. behandling af egenkontrol for 2. kvartal.
Ok.
Bestyrelsesmøde 13. maj 2019 25-06-2019
* Referatet er først lagt på hjemmesiden den 24. juni 2019, da referatet først skulle behandles på et bestyrelsesmøde. Dette er sket 25. juni 2019 *

Til stede: Jeanette, Annie, Hans-Christian og BHJ.                                                    
Fraværende: Fatma.
Referat: BHj
Referaterne omhandler kun den åbne del af bestyrelsesmøderne.
Emner vedr. personforhold, funktionærer, leverandører og strategiske overvejelser, samt emne som håndteres af inspektører som en del af driften i andre boligorganisationer, fremgår ikke af den åbne del af referaterne.
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Arbejdsopgaver
 
Lukket punkt.
 
 
2 Kassekladde
 
Kassekladde for april måned, samt status for 1. kvartal.
 
Annie sager oplyser, at alle kassekladder har været væk, men nu er til stede igen. Har været kontakt med Adm. Kassekladde for april håndteres 14/5-2019.
3 Budgetopfølgning 1. kvartal
 
Der henvises til administrationens bemærkninger.
 
Indstilling:
 
Indstilles til godkendelse.
Spørgsmål til flyttelejligheder, snerydning og diverse udgifter. Det sidste vedrører advokatudgifter. ( Efterfølgende afklaret at istandsættelses-udgifter i hele 2019 er estimeret til 284.000. kr.)
4 Egenkontol
 
Møde med egenkontrolgruppen er fastsat til den 21. maj 2019, kl. 17.30.
 
Orientering
5 Anskaffelse af ny græsslåmaskine
 
Vores John Deer græsslåmaskine fra 1995 er gået i stykker. Reparation skønnes ikke at være forsvarlig
 
Efter aftale med funktionærerne er der fundet en ny, men lidt mindre maskine. Tilbud er hentet til to leverandører. Pris  ca. 50.000 kr.
 
I forbindelse med Dv-planlægningen er midler afsat til erstatning for nuværende maskinen ikke blevet overført fra 2018 til 219, men fastlagt at den skulle medtage i DV-plan 2020. Dette betyder, at udgifterne ikke kan afholdes via DV-planen uden et ex. afdelingsmøde.
 
Dette kan vi ikke vente på. Dvs købes vi driften, som af andre årsager kan blive anstrengt.
 
 
Indstilling.
Anskaffes som beskrevet
 
 
Godkendt
6 Hærværk  mv
 
Der har de sidste par uger været følgende episoder:
 
  • Ildspåsættelse med ødelæggelse af to overvågningscamera i blok 21
 
+ div uønskede ophold i kælder  + rygning i kælder.
 
  • Udmærkede billede af ildspåsætter er afleveret til politiet
 
Indbrud i teknikrum på loft blok 21
 
Opsætning af bord med tilhørende hashrygning
 
  • Forsøg på indbrud på loft blok 23
 
 
Det er rimeligt ressourcekrævende at dokumentere de forskellige episoder i forhold til politi og forsikringsselskab (Hærværk dækkes ikke).
 
Mulighed for undersøgelse af sikring af loftsrum og/eller afspærre repos til øverste etage undersøges pt.
 
Konstateres det, at nøglebrikker bruges til adgang til kælder med henblik på ophold i strid med husordenen, vil adgangen blive inddraget.
 
Der arbejdes videre med opsætning af gitter på 7. sal til repo. Kræver i givet fald et ex. afdelingsmøde for at søge tillægsbevilling/overskudsdisponering. Haster, da da vores omfattende udstyr med ventilationsanlæg og solcelleanlæg med tilhørende styring skal beskyttes
 
Indstilling:
Tages til efterretning og sagsfremstilling følges.
 
 
Indstilling følges.
7 Helhedsplan – beplantning
 
BNS’s vedligeholdelse og plantegaranti udløb ved udgangen af april måned.
 
Det er i forbindelse med udløb af vedligeholdelsen konstateret, at de nye arealer har været fyldt med flerårigt ukrudt trods vedligeholdelsen. Der pågår opretning.
 
Det er konstateret, at der mangler 1873 planter med plantegaranti. Firmaet mener dog at nogle er stjålet.
 
Den fremtidige vedligeholdelse er uafklaret.
 
Afdelingens funktionærer er sat til at vande træer, som en prioriteret opgave i forhold til andre opgaver. Overtager endvidere den del af græsslåningen som blev varetaget af BNS’s underleverandør.
 
Der er en del uafklaret økonomi i den fremtidige vedligeholdelse.
 
Indstilling
 
Tages til efterretning, herunder prioriteringen.
 
 
Indstilling godkendt
8 Opmaling af parkeringsbåse
 
Der blev den 5/11-2018 bestilt opmaling af parkeringsbåse mod KåG, samt båsene fra indkørslen ved 109 og op mod indkørslen til KÅG (mod Sjælør Boulevard).
 
Grundet vejrforholdene blev opmaling udskudt til den 1. april 2019. Firmaet er nu rykket for en tidsplan.
 
Øvrige båse har farveforskelle.
 
Der er desværre en betydelig økonomi i opmærkning af båse.
 
Indstilling:
Tages til efterretning. Der foretages et forsøg med brug af markeringssøm.
 
Tages til efterretning.
9 Markering af afslutning på helhedsplanen
 
Der har været tanker om markering af afslutning på helhedsplanen den 15. juni 2019.
 
Dels har vi stadig mangler og dels er ressourcesituationen ikke til det. Det indstilles at arrangementet droppes.
Godkendt
10 Låsesystem
 
DKTV A/S genoptager opsætning den 15. maj 2019.
 
Der har været møde med Scantron i tordags. Det er ud til at bookingsystemet også er anvendeligt. Tidshorisont for sammenkobling med låsesystem og alarm er dog uafklaret. Det samme er elektronisk adgang til låsesystemet. Forventes på plads, når låsesystemet er etableret.
 
Orientering
11 Årsregnskab
 
Afdelingsbestyrelsen har den 26. april 2019 fået en redegørelse om årsregnskab.
 
Det relle årsregnskab har et overskud på 469.094 som afdelingsmødet kan disponere over.
 
Den øvrige del af overskuddet skyldes byggesagaen og bla.  tidsforskydning mellem støttetildeling og afholdelse af lån og rentetilskrivning m.v. henlagt på en reguleringskonto. Beløbet henlægges på en bunden reguleringskonto til den samlede økonomi g støttetildeling er på plads.
 
Er herefter godkendt på kontoraften.
 
Indstilling:
Godkendes.
OK
12 Påkørsel af hegn på grusparkeringsplads
 
I forbindelse med hensynsløs kørsel af elever fra KåG er hegn på grusparingspladsen ødelagt, markerings sten skubbet og en beboers bil mere eller mindre total skadet.
 
Politiet var til stede.
Orientering
13 Status vedr MobilPay og håndtering af bankoverførsel, både ved beboerhus og andre betalinger.
 
Seneste nyt fra Jeanette og Annie.
 
 
Jeannette oplyser, at det nu virker.
 
Annie har ikke foretages sig noget vedr. bankoverførsel.
 
Blanket- og forretningsgang skal fastlægges (Jeanette og ASK)
14 Tag/alukanter
 
Der arbejdes på sagen
 
Orientering. HCL deltager i evt. møde.
15 Helhedsplan – LAR – foran blokkene mod Sjælør Boulevard.
 
Det er nu konstateret, at bedene langs kantstene er en del af LAR-projektet også efter revisionen.
 
Der arbejdes nu med at få afklaret om sikkerheden er opfyldt, om der er alternative muligheder.
 
Drøftet kommende møde med BHJ og helhedsplanen afventes,
Bestyrelsesmøde 16. april 2019 24-04-2019
Bestyrelsesmøde 20190416
Til stede: Jeanette, Annie, Hans-Christian og BHJ.
Afbud Fatma.
 
Referaterne omhandler kun den åbne del af bestyrelsesmøderne.
Emner vedr. personforhold, funktionærer, leverandører og strategiske overvejelser, samt emne som håndteres af inspektører som en del af driften i andre boligorganisationer, fremgår ikke af den åbne del af referaterne.
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Egenkontrol 1- kvartal
 
Gennemgang af egenkontrol 1. kvartal.
 
Det skal bemærkes at kassekladde ikke er afleveret rettidigt for januar, februar og marts.
 
Kontanter søges helt afskaffet ved brug af Mobilpay og overførsel. Jeanette og og Annie har arbejdet med mobilpay siden november 2017 og Annie har haft til opgave siden februar 2018 at udarbejde arbejdsgang for anden betaling end via MobilPay og kontanter. Begge er en del af flere  forudsætninger for ibrugtagning udlejning af beboerhus.
 
Indstilling:
 
 
 
 
Egenkontrollen gennemgået og udfyldt.
 
Ask har aftalt møde med Administrationen om håndtering af den ny udvekslings-kassekladde.
2 Besøg af egenkontrolgruppen.
 
Egenkontrolgruppen ønsker at besøge afdelingen. Dette skal ske hurtigst muligt.
 
Hele bestyrelen skal deltage. Aflyses, hvis kassereren ikke kan deltage.
 
Alle skal være til stede. Forslag
3 Servicering af vedligeholdelsesfri vinduer.
 
Udbedring kan foretages i uge 20.
 
20 beboere har ikke givet adgang. Har fået brev om en chance mere, hvis de tilmelder sig. Ellers sker udbedring først ved næste ordinære service gennemgang i formentlig 2021.
 
I et antal lejligheder har det ikke været muligt at komme til vinduerne, da møbler mv ikke var fjernet. Sker der noget med disse vinduer foretages udbedring tidligt ved næste service gennemgang.
 
Indstilling.
 
Hvis der ikke er givet adgang eller møbler mv ikke har været fjernet foretages evt. eftersøgning udbedring først ved næste servicegennemgang. Da afdelingen ellers får øgede udgifter. Beboer må slev sørge for udbedring.
 
Indstilling tiltrådt.
4 Orientering om helhedsplan
 
 
Der køres forsøg med lidt dæmpet lys i pintene mellem 99 og 101.
 
Hitsa har leveret div materialer og går i gang efter påske.
 
Boligforeningen har omdelt div. varslinger.
 
 
Orientering
5 Orientering om beboerhenvendelse.
 
Lukket - orientering
6 Status på udlevering af nøglebrikker.
 
Der mangler udlevering af brikker til omkring 70 beboere.
7 Regnskab 2019
 
Orientering ændring i forhold til tidligere oplyste. Vir har ikke modtaget nogen særskilt information end materiale til elektronisk underskrift.
 
Tilsyneladende udfordringer i forhold til byggesagen og manglende forventet afslutning i 2018
 
Efterretningssag.
8 DV-budget 2020
 
Bemærkninger til DV-budget 2020 sendt til den samlede bestyrelse 25/3-2019.
 
Der er ikke taget hensyn til evt. udfordringer vedr. tag alu-kanter. Dette må i givet fald tages særskilt. Forventet overførsel af forventet overskud skal reduceres.
Godkendt. Dog skal der justeres for elevator-service + tilpasning af overskud.
9 Nye hoveddøre til boligerne
Behandlet 26/3-2019. Udvalg med ANNie og HC nedsat.
 
Det blev ikke skrevet i referat at oplægget skal afleveres primo juni måned , hvis det skal med på september mødet.
Skal være færdig til primo juni måned.
 
BHJ leverer materiale til HC.
10 Brev fra Seniorklubben og håndtering af nøgler til opbevaringsbokse
 
Se mail af 13/4-2019
Bhj har trods flere rykkere ikke modtaget tilbagemelding fra ASK.
 
Aftalt at ASK nu ser på det tidligere udarbejdet vejlednings- og blanketmateriale.
Bestyrelsesmøde 20190326 01-04-2019
Bestyrelsesmøde 20190326
Til stede: Jeanette, Annie, Hans-Christian, Fatma og BHJ.
 
Referaterne omhandler kun den åbne del af bestyrelsesmøderne.
Emner vedr. personforhold, funktionærer, leverandører og strategiske overvejelser, samt emne som håndteres af inspektører som en del af driften i andre boligorganisationer, fremgår ikke af den åbne del af referaterne.
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Tag-alukanter
 
Stormskade på lavhus og højhus.
 
Der er problemer med det bagvedliggende træværk, som gør at alu-kanterne ikke kan fastgøres.
 
Drøftet med driftskoordinator og VVS’er.
 
Indstilling:
Nødreparation foretages.
Der iværksættes undersøgelse af omfanget af nødvendig rearation. Problemet er konstateret i lavhusene og primært vest-facaden. Uklart om der er problem i højhusene
 
Køres via driftskoordinator
 
 
 
Ok.
2 Nye hoveddøre til boligerne
 
Der er modtaget anlægsbudget for opsætning af nye hoveddøre. Pris ca 193 kr per måned i 10 år.
 
Der skal taget stilling til om der skal arbejdes videre med sagen med henblik på forelæggelse for afdelingsmødet.
Der arbejdes videre med et oplæg. Vi tager derefter stilling til om det er noget vi skal gå videre med i forhold til afdelingens samlede økonomi. Arbejdsgruppen består af Hans Christian og Annie.
3 Orientering om kunster-event.
 
Status.
 
Hans Christian og Jeanette er tovholder til denne event.
4 Orientering om helhedsplan
 
  • Altaner
  • Ventilation
  • Vandinstallation går til syn og skøn
  • BNS opfølgning på mangellister
  • Kabelkasser
 
Der lægges information ud på hjemmesiden, når vi har mere sikker information.
 
Orientering.
5 Orientering om beboerhenvendelse.
 
 
6 Status på udlevering af nøglebrikker.
 
137 beboere har hentet deres nøglebrikker. 1.april kan de manglende beboere hente deres brikker om formiddagen. Den 2.april kan man hente sine brikker om aftenen. Sedler er ophængt i opgangene.
Bestyrelsesmøde 20190219 22-02-2019
Bestyrelsesmøde 20190219
Til stede: Jeanette, Annie, Hans-Christian, Fatma og BHJ.
 
Referaterne omhandler kun den åbne del af bestyrelsesmøderne.
Emner vedr. personforhold, funktionærer, leverandører og strategiske overvejelser, samt emne som håndteres af inspektører som en del af driften i andre boligorganisationer, fremgår ikke af den åbne del af referaterne.
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Regnskab 2018 / Budgetopfølgning 4. kvartal 2018)
 
Udsendt til bestyrelsen direkte fra Administrationen den 12. februar 2019
 
Tilbagemelding inden 3 uger jf. afdelingshåndbogen = 5. marts 2019.
 
Administrationen har udarbejdet omfattende afvigelseskommentarer, som kan danne grundlag for drøftelsen suppleret med kommentarer fra kasserer og formand.
 
Indstilling:
 
Drøftes og det indstilles at forventet overskud benyttes til styrkelse af DV-planen/mangler i forhold til helhedsplanen.
 
 
Godkendt. Vi bruger overskuddet til styrkelse af DV-planen/mangler i forhold til Helhedsplanen.
2 Cykelkarrusel
 
Den gamle cykel karrusel er dukket op fra BNS’s gemmer og er leveret til afdelingen.
 
Er sammen med flyveren et af afdelingens klassiske kendetegn.
 
Placeret drøftet på kontoraften.
 
På området ud for SB 113/115. Placering falder i tråd med småbørnslegeplads og den store legeplads.
 
Det ikke opsatte gyngestativ er også leveret. Defekt kassereres.
 
Indstilling:
Opsættes mellem 113/115. Mindre blomsterområde inddrages. Dækkes af Helhedsplanen.
 
Godkendt.
3 Affaldshåndtering
 
Sagen er helt uafklaret efter fornyet møde med kommunen. Forskellige pragmatiske løsninger forslået herfra. Totalt afvisende.
 
Følges tidligere må affaldshåndteringen betragtes som mindre hensigtsmæssig
 
Administrationen arbejder i første omgang videre med sagen
 
Der er informeret om sagen på hjemmesiden.
 
Efterretningssag
 
 
Orientering.
4 Ventilation
 
1 års-gennemgangen har afdækket nogle fokuspunkter, der skal undersøges nærmere.
Vi har en ekstern rådgiver til at hjælpe os.
 
Det blev i forbindelse med 1 års-gennemgangen afdækket, at service-leverandør ikke havde foretaget service i 2. halvår. Oplyste efterfølgende at han ikke havde haft tid. Har opsagt aftalen.
 
Det er efterfølgende afdækket, at den foretagne service i foråret 2018 og måske inden aflevering ikke har været tilfredsstillende.
 
Vi er i gang med at finde en ny service-leverandør. Vi skal iht AAB’s regler have to tilbud. Der skal findes en hurtig løsning. Da der skal foretages rengøring og udskiftning af filtre inden vi kan komme videre med opmærksomhedspunkterne fra 1 års-gennemgangen.
 
Der har været udfald af et af anlæggene i uge 7. Er blevet håndteret.
 
Der er informeret om sagen på hjemmesiden.
 
Efterretningssag.
 
Ok.
5 Sæbe-/sæbedoseringsanlæg.
 
I 2018 blev der sat fokus på at konkurrenceudsættelse sæbeindkøb, som en del af effektiviseringsbestræbelserne.
 
Afdelingen har fået stillet sæbedoseringsanlæg til rådighed mod brug af leverandørs produkter, men ikke fra en bestemt forhandler.
 
I 2018 var det svært at finde en alternativ forhandler. Det er nu fundet og med en reduceret pris.
 
Der er løbende gennem 2018 og 2019 foretaget vurdering af mulighederne for skift til anden leverandør, herunder ikke mindst
 
  • Sæbens kvalitet (skal være svanemærket)
  • Forbrug per vask/kg tøj
 
Dette har vist sig at være overordentlig vanskelig at finde sammenligningstal, som er faktuelt sammenlignelige.
 
Skal der skiftes sæbeproducent, så vil det formentlig være mest hensigtsmæssigt at købe anlægget selv, så vi selv kan skifte sæbe og med deraf følgende driftsomkostninger.
 
Det kan konstateres, at der nu også komme nye sæbedoseringsanlæg på markedet, som måske skal indgå i evt. fremtidige overvejelser.
 
Der foretages pt ikke yderligere overvejelser. Der er i denne sag gennem flere periode brugt et uforholdsmæssigt højt timeforbrug.
 
Indstilling.
 
Der foretages med hidtidige forbrugsvare og indkøbes billigst muligt med respekt for udlejningsaftalen.
 
Indstilling godkendt.
6 DV-plan-møde vedr. planen for 2020
 
Mødet er udskudt til den 5. marts 2019.
 
Oplæg udsendt til bestyrelsen 16. februar 2019.
 
Der er behov for en række justeringer.
 
Indstilling.
Sagen drøftes og yderligere tiltag medtages til mødet. Kommer tilbage til godkendelse og skal behandles på afdelingsmødet.
 
Indstilling godkendt.
7 Låsesystem
 
Udskudt grundet overvejelser om adgang til netværk.
 
Oplæg afvist efter drøftelse med IT-afdelingen, jf mail til afdelingsbestyrelsen 31/1-2019.
 
Skal forhandles 18/2-2019 med DKTV A/S i forhold til aftale.
 
Mundtlig orientering på mødet
Ok.
8 Parkeringslicens
 
Der er tilsyneladende begyndt at optræde forskellige typer brugere og ejere på registreringsattesterne.
 
I forhold til intentionerne ved de oprindelige vedtagelser må der være tale om primær ejer eller primær bruger.
 
Indstilling:
Fremadrettet er der kun primær ejer eller primær bruger, der kan få parkeringslicens og i øvrigt, når de vedtagene betingelser er opfyldt.
 
 
Indstilling godkendt.
9 Ansøgningsblanketter
 
Der er som følge af bl.a. GPDR-lovgivningen oprettet ansøgningsblanketter til
 
  • Parkeringslicens
  • Anmodning om nyt kendeord til Mininol Direct.
 
Udfyldes af beboer.
Blanketterne ligger i Docunote. Alle skal kunne modtage dem og sikre, at de er korrekt udfyldt.
 
Muligheden for anmodning om nyt kendeord til Minol Direct har været omtalt i seneste nyhedsbrev. 1 har bedt om nyt kendeord. Ny-indflyttere siden foråret 2018 kan fortsat ikke få kendeord. Sagen ligger hos Minols udviklingsafdeling i Tyskland.
 
Orientering.
Ok.
10 Bomme ved indkørsler
 
Ved vaskeriet.
Bom er bestilt af byggesagen. Grundet manglende overholdelse af indkørselsforbud og manglende påsætning af kæde ved ind- og udkørsel er beredskabslås nu anskaffet og opsat. Adgang ved ind- og udflytning.
 
Ved SB 121
Det foreslås at vi anskaffer beredskabslås og kæde til indkørslen. Virker mere enkel end brug af pullert. Vi kan vende tilbage til pullert, hvis det ikke virker.
 
Indstilling
Anskaffelse af beredskabslås ved vaskeriet tages til efterretning og indstilling vedr. beredskabslås/kæde ved SB 121 anskaffes som forsøg.
 
Godkendt.
10 Kælderdøre – Syd gavle
 
Udbud er nu gennemført.  Døre er bestilt hos producent og forventes leveret i uge 14 – primo april måned.
 
Er forberedt til det elektroniske låsesystem.
 
Orientering.
 
Orientering.
10 Helhedsplan
 
Der er foretaget opmåling til levering af fodhegn og efterfølgende endelig prissætning.
 
Ellers ikke noget nyt.
 
Orientering.
11 Kunstneraften i beboerhuset
 
Der henvises til mail til bestyrelsen af 20. januar 2019.02.17
 
Støttet af offentlige midler.
 
Samt efterfølgende mails og mundtlig rykning.
 
Det blev 12/2-2019 fastlagt at Jeanette (ansvarlig) og HC står for arrangementet og er kontaktpersoner til gruppen.
 
Sag til formålet er oprettet i Docunote DS 2019-01162. Her gemmes efterfølgende korrespondance og aftaler.
 
Følgende datoer er foreslået 30. april 2019 og 7.maj 2019. De skal ud og se lokalerne
 
 
30. april bliver besluttet.
JNI bliver kontaktperson.
12 Acubiz
 
Acubiz er et appbaseret bilagshåndteringssystem til ikke rekvisitionsegnede køb. Det vil sige køb på afdelingens debetkort. Acubiz kan også bruges til kontantudlæg, men alt skal helst foregå ved hjælp af kort. App virker også på IPad. Det er muligt at tilføje flere kort.
 
 
Formålet er at reducere kassekladden på udgiftssiden, ligesom Mobilpay skal reducere kassekladden på indtægtssiden..
 
Har været brugt i en periode i administrationen og tænkes udrullet til afdelingerne efter et kort pilotprojekt.
 
Afdeling 50 er tilmeldt pilotprojekt. Indbydelse til præsentation kommer i denne uge.
 
 
Ok.
13 Opfølgning fra seneste møde
 
”Opfølgning på uafklarede opgaver.
 
Beslutning om hvem og hvordan bestyrelsesreferaterne gennemgås for at fange uafklarede opgaver og får dem løst.
Beslutning

Aftalt, at alle til næste tirsdag foretager gennemgang af, hvad de enkelte mangler at følger op og tidshorisont.”
 
 
Skal sendes per mail.
 
Der henvises også til mail af 13. februar 2019


Yderligere opfølgningspunkter
 
  • Mangellister/Indflytningsrapporter
  • Udlejningsrum
  • Nøgler cykelrum og barnevognsrum
 
 
 
Annie har ikke meldt tilbage ifht hendes arbejdsopgaver. Jeanette har afleveret et udvalg af arbejdsopgaver.
Bestyrelsesmøde 20190108 22-01-2019
Bestyrelsesmøde 20190108
Til stede: Jeanette, Annie, Hans-Christian, og BHJ.
Afbud fra Fatma
Referaterne omhandler kun den åbne del af bestyrelsesmøderne.
Emner vedr. personforhold, funktionærer, leverandører og strategiske overvejelser, samt emne som håndteres af inspektører som en del af driften i andre boligorganisationer, fremgår ikke af den åbne del af referaterne.
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Ghettolisten
Regeringen kom den 1. december 2018 med sin nye Ghettoliste.
 
Sjælør Boulevard er ikke på listen.
 
Landsbyggefondens temaundersøgelse viste at AAB afdeling 50, hverken er udsat ghetto eller udsat boligområde. Vores nabo, som også er end ela f Sjælør Boulevard opfylder isoleret set både kriterierne for ghetto og udsat boligområder. Tallene for AAB afdeling 50 tækker området ud af kriterierne for udsat boligområde og ghetto.
 
Det er noget der skal arbejdes videre med.
 
Det er desværre sådan at regeringen med forligspartnere fortsat vil reducere antallet af almene familieboliger til 40 %, når et område har været på ghettolisten i 4 år.
 
Hjemmesiden har været opdateret med information. Ghetto-information er samt på særskilt side.
 
Orienteringspunkt
 
Orienteringspunkt. Afd. Bestyrelsen er bekymret, herunder hvad naboen gør i forhold til deres tal.
2 Husnumre-baldakin (drøftet 18. september 2018)
 
I forbindelse med selv opsætningen blev det på på kontoraftenen  besluttet, at husnummer blev placeret yderst til venstre og logo yderst til højre.
 
Efterretningssag.
 
Taget til efterretning.
3 Byggesagen – garage
 
Materiale vedr. ændring  af til garagerne til vippeport drøftet. De leverede porte er ikke brugbare.
 
Leveres med særskilt elektronisk lås. Dvs kommer i første omgang ikke med i det samlede låsesystem
 
Meddelt OK til byggesagen. Og Domus Henrik.
 
Økonomi en del af byggesagen.
 
Efterretningssag
 
 
Der arbejdes videre med den nye portløsning. Er funk. Enig går det videre til projektleder. Det er vigtigt at vi får noget, der er driftsmæssigt forsvarligt.
 
Ændring vedr. miljøstationer afventer drøftelserne med kommunen om affaldshåndtering.
4 Byggesagen – håndtering af affald
 
I forsættelse af diskussionen om de 4 centralmiljøstationer og affaldshåndtering har der været mødet med kommunen.
 
  • Det er i gammelt materiale afklaret, at nuværende container inddrages og erstattes af div. beholdere mv i miljøskuret.
 
  • Åben gård ved garage skal ikke benyttes til affald.
 
  • Døre til miljøskure uafklaret, skal udskiftes til noget andet.
 
  • Der skal dog sættes noget vægbeklædning op før vi kan komme videre med overvågning.
 
  • Kommunens tanke om 15 decentrale beholde flere steder i bebyggelse er ikke acceptabelt
 
Tidshorisont uafklaret.
 
Orientering.
5 Byggesagen - Skema C til kommunen
 
Fremsendt til bestyrelsen den 26/12-2018
 
Umiddelbart ser det ud til at den oprindelige beslutning på 13% + 600 kr. kan holdes.
 
Fremsendt til bestyrelsen 26/12-2018 med anmodning om at fremsende evt. spørgsmål.
 
Når materiale har været gennem kommunens og Landsbyggefondens behandling skal vi have et informationsmøde for beboere, hvor materialet kan præsenteres.
 
 
Bhj havde ikke modtaget spørgsmål.
 
Er i dialog med administrationen om en række afklarende forhold.
 
Der vil blive gennemgang for afd.bestyrelsen af administrationen.
6 Byggesagen (infrastrukturprojektet)
– Skema C til kommunen
 
Omhandler kun det modtagne tilskud til infrastrukturprojektet.
 
Se punkt 5.
 
 
Samme som 5
7 DV-plan – Overførsel af ubrugte midler fra 20118 til 2019.
 
Fremsendt til bestyrelsen den 2. januar 2019.
 
Med anmodning om fremsendelse af bemærkninger senest 6. januar 2019
 
Afdelingsmødet har den 25. september bemyndiget os til overførsel af ubrugte midler.
 
Indstilling.
 
Indstillingen følges.
OK
 
BHJ udtrykte bekymring over forbruget af til slid og ælde arbejder
8 DV-plan-møde vedr. planen for 2020
 
Materiale fremsendt til bestyrelsen den 26/12-2018. Indkaldelse sendt til den samlede bestyrelse den 3/9-2018.
 
Bestyrelsen anmodet om fremsende evt. forslag til behandling.
 
HC har fremsendt to forslag.
 
 
Drøftet henlæggelse til tag skal styrkes, så det passer estimeret udgifter. Der er også behov til øgede midler , hvis vejarealer ved Sjælør Boulevard skal udskiftes. Endvidere henlæggelse til grønne områder.
 
HC forslag vedr. belysning tages i anden sammenhæng.
9 Låsesystem
 
Låsesystem forventes klart i løbet januar måned.
 
Håndtering af de låse, der skal bruge netværk, herunder styring af sal og mødelokale mv er uafklaret.
 
Vaskebrikker kan bruges til låsen i vaskeridør, når systemet sættes i drift.
 
 
 
Mundtlig status. Styring af Sal og Mødelokale fortsat uafklaret.
10 Netværk.
 
Der gives en mundtlig status på mødet.
 
Mundtlig status. Afventer tilbagemelding fra DKTV.
11 Opfølgning på uafklarede opgaver.
 
Beslutning om hvem og hvordan bestyrelsesreferaterne gennemgås for at fange uafklarede opgaver og får dem løst.
 
 
Aftalt, at alle til næste tirsdag foretager gennemgang af,  hvad den enkelte mangler at følger op og tidshorisont.
Bestyrelsesmøde 20. november 2018 25-11-2018
Bestyrelsesmøde 20181120
Til stede: Jeanette, Annie, Hans-Christian, Fatma og BHJ.
 
Referaterne omhandler kun den åbne del af bestyrelsesmøderne.
Emner vedr. personforhold, funktionærer, leverandører og strategiske overvejelser, samt emne som håndteres af inspektører som en del af driften i andre boligorganisationer, fremgår ikke af den åbne del af referaterne.
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Skadesbyggefonden
 
Skadesbyggefondens rapport er nu modtaget.
 
Vil indgå i 1 årsgennemgangen. Der mangler dokumentation for en række forhold, ligesom en række mangler skal afklares.
 
Bestyrelsen har modtaget rapporten
 
Orientering.
2 1 års-gennemgang
 
Spørgeskema vedr. 1 års gennemgang skal uddeles senest den 22/11- 2018 og med svar frist til den 28/11-2018.
 
Indkomne skemaer behandles af rådgiver.
 
Drøftelse af evt. bemærkninger.
 
Forskellige bemærkninger bringes videre til Projektleder.
3 Skab i stedet for kabelbrønde
 
Kabelbrøndene kan ikke benyttes, da de er fyldt med vand. Forslag om skab på jorden.
 
Ændring dækkes af Orbicon
 
Indstilling:
Forslag følges.
 
Ok.
Bestyrelsesmøde 6. november 2018 17-11-2018
Bestyrelsesmøde 20181106
Til stede: Jeanette, Annie, Hans-Christian, Fatma og BHJ.
 
Referaterne omhandler kun den åbne del af bestyrelsesmøderne.
Emner vedr. personforhold, funktionærer, leverandører og strategiske overvejelser, samt emne som håndteres af inspektører som en del af driften i andre boligorganisationer, fremgår ikke af den åbne del af referaterne.
Nr. Dagsorden Beslutning
1 BL’s temaundersøgelser - Ghettokriterier for almene boligområder 2017.
 
Undersøgelsen er baseret på tal 1. december 2017. Må ikke forveksles med ministeriets officielle tal.
 
Hvis tallene fra teaundersøgelsen kan overføres til ministeriets Ghetto-liste per 1. december 2018, så er Sjælør Boulevard ikke længere hverken Ghetto eller udsat boligområdet.
 
Kigger man isoleret på AAB afdeling, så er vi et fra både Ghetto og udsat boligområde.
 
Kigger man isoleret på vores AKB-naboafdeling, så er de både udsat boligområde og ghetto.
 
AAB’s atl trækker Sjælør Boulevards ud af begrebet Ghetto og udsat boligområde.
 
Vi venter med spænding på ministeriets liste.
 
Orientering.
2 Ansøgning tillægsbevilling vedr. ny belægning foran lavhuset. Behandlet på seneste møde.
 
Formanden bemyndiges til at søge om tillægsbevilling.
 
Ok.
3 Fodhegn
 
Der er nu modtaget tilbud på to typer fodhegn og på et sammenligneligt grundlag.
 
Der skal dog foretages en konkret opmåling.
 
Indstilling:
Det mere solide fodhegn er det billigste. Det indstilles at der arbejdes videre med henblik på anskaffelse af dette.
 
Sker via byggesagen og finansieret af denne.
 
 
Ok.
4 Udskiftning af 56 låsekasser
 
Som udløber af det nye låsesystem er det nødvendigt at udskifte 56 låsekasser.
 
Nødvendigt for at komme videre med det elektroniske låsesystem.
 
Indstilling:
Anskaffes. Finansieres via DV-planen
 
Ok.
5 Parkeringslicenser
 
Som led i overgangen til boligforeningens dokumenthåndteringssystem gemmes al dokumentation vedr. licenser elektronisk. Allerede modtagen dokumentation skannes ind. Det handler om registreringsattest og evt. sygesikringsbevis/bopælsattest.
 
Indstilling.
Aflevering og indskanning er en forudsætning for at få en parkeringslicens. Da vi til enhver tid skal kunne dokumentere, at parkeringslicens er oprettet på korrekt grundlag.
 
Ok.
6  Julepyntsdag
 
Hans-Christian har taget initiativ til en julepyntsaften, hvor beboerne kan komme ned og pynte juletræ og klippe-klistre.
 
Der vil være kaffe, kakao, brunkager og evt æbleskiver.
 
Det vil blive en tirsdag aften den 27.11.2018 fra kl 18.
Ok.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Bestyrelsesmøde 30. oktober 2018 17-11-2018
Bestyrelsesmøde 20181030
Til stede: Jeanette, Annie, Hans-Christian, Fatma og BHJ.
 
Referaterne omhandler kun den åbne del af bestyrelsesmøderne.
Emner vedr. personforhold, funktionærer, leverandører og strategiske overvejelser, samt emne som håndteres af inspektører som en del af driften i andre boligorganisationer, fremgår ikke af den åbne del af referaterne.
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Budgetopfølgning 3. kvartal 2013
 
Blev grundet Jeanettes ferie kun behandlet summarisk på mødet den 9. oktober 2018 under punktet Egenkontrol 3. kvartal.
 
Mail udsendt til bestyrelsen den 9. oktober med information om at den er klar i docunote fra administrationen - S2018-02037..
 
Aktivitetsopfølgningen på DV-planen viser helt som forventet, at en manglende række aktiviteter ikke er iværksat. Hænger sammen helhedsplanens manglende afslutning. Afdelingsmødet har godkendt indstilling om overførsel til 2019 i fornødent omfang.
 
Opfølgning på driftsbudget peger på et overskud, men der mangler en del større indkøb i 4. kvartal. Noget tyder på et større elforbrug end forventet. Dette er endnu ikke undersøgt
 
 
Taget til efterretning.
2 Installation af fibernet/bolignet.
 
Der kommer løbende tilbud om installation af fibernet/bolignet og med og uden tilskud.
 
Installation kræver ny rørføring som skal bores gennem terrazzo på trappen og boks skal opsættes entredør.
 
Kræver udbud og nærmere undersøgelse, samt finansiering.
 
Indstilling:
Der kigges først på fibernet/bolignet i 2020/2021, hvor der skal ses på den fremtidige TV-løsning. Ikke mindst grundet den nuværende ressource situation.
 
Godkendt.
3 Samling af afdelingens netværk
 
En del af projektet vedr. låsesystemet.
 
Indstilling:
 
Boligforeningens IT afdeling og ekstern rådgiver kobles på for at sikre at alle sikkerhedsmæssige aspekter opfyldes.
 
Udgifterne dækkes af driften
 
 
Godkendt.
4 Belægning foran lav hus og høj hus på Sjælør Boulevard.
 
Foran lav hus er der en række områder, hvor reparation bør foretages, samt en stort område , hvor der skal ske udskift.
 
Foran lavhuset er der en række mindre områder, hvor der bør ske udskiftning.
 
Der skal tages stilling til om der skal arbejdes mod udskiftning af hele området ved lavhuset til Coloc sten, samt indarbejde udskiftning foran højhuset i DV-planen til senere udskiftning.
 
Finansiering er ikke afklaret. Kan blive en kombination af DV-plan og drift.
 
Indstilling:
 
 
 
Vi arbejder med henblik på at finde en økonomi så vi kan skifte hele belægningen foran lavhuset.
5 Altaner.
 
Intet nyt i forhold til udmelding på hjemmesiden
 
Orientering.
6 Vandinstallationer
 
Der er gd foretaget yderligere undersøgelser i nogle flytteligheder. Endvidere gav en række beboer adgang til VVS – ingeniør med meget kort varsel.
 
Der danner sig et billede af, at der er en række forhold som skal rejses over for entreprenør og rådgiver.
 
Dette arbejdes der videre med. Der er ikke konstateret nye akutte skader.
Orientering.
Bestyrelsesmøde 9. oktober 2018 17-11-2018
Bestyrelsesmøde 20181009
Til stede: Annie, Hans-Christian, Fatma og BHJ. Jeanette på ferie.
 
Referaterne omhandler kun den åbne del af bestyrelsesmøderne.
Emner vedr. personforhold, funktionærer, leverandører og strategiske overvejelser, samt emne som håndteres af inspektører som en del af driften i andre boligorganisationer, fremgår ikke af den åbne del af referaterne.
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Beslutning om anskaffelse af affaldsbøtter med indkast til cigaretskod.
 
12 stk. 2 foran hver blok og resten efter skønnet behov.
 
Tilbud indhentet via byggesagen og et vi selv har indhentet. Betydelig prisforskel.
                                            
Mail til bestyrelsen 5. oktober 2018.
Vi anskaffer 80 L størrelsen.
2 Beslutning og udførsel af indhak i nordgavle.
 
Der er pt. Forskel på indhak for henholdsvis lavhuse og højhuse.
 
Mail fra byggesagen sendt til bestyrelsen 5. oktober 2018.
 
Ok, videre forløb afklares med byggesagen.
3 Træterrasse – endelig tegning
 
Godkendelse af tegning til terrasse på vest side af beboerhus.
 
Mail fra byggesagen sendt til bestyrelsen 5. oktober 2018.
 
Ok, der skal dog sikres, at der er adgang til brønde.
4 Pullerter ved SB 121
 
Beslutning om pullerter.
 
Mail fra byggesagen sendt til bestyrelsen 5. oktober 2018.
 
Vi beholder pullerterne under de givne omstændigheder skal flyttes og beredskabs forholdene skal være i orden.
5 Egenkontrol 3. kvartal
 
Ok.
6 Opgave fordeling
 
Som følge af Annies nedtrapning af opgaver som oplyst på afdelingsmødet skal afdelingsbestyrelsen have et skriftlig oplæg
 
  • Opgaver der fortsat håndteres
  • Opgaver der ikke længere håndteres.
 
  • Redegørelse for håndteringen af Isyns-sager der er lagt i beboermapper
 
  • Redegørelse for uafsluttede sager.
 
Fastlæggelse af tidsfrist for aflevering af ovennævnte og det videre forløb.
 
 
 
Det arbejder Annie videre med.
7 Evaluering af afdelingsmødet
 
 
 
 
Det var et godt møde og god snak under spisningen, lige såvel med traktement. Vi fortsætter denne linje næste år.
8 Grus parkeringspladsen
 
Er nu ved at være klar.
 
Pladserne er markeret med tre brosten.
Der skal træffes beslutning om alle eller kun den første skal markeres med hvid vejmaling.
 
Der indkøbt hvide reflekser til opsætning på plankeværk ud for rækken med brosten.
 
Biler skal holde i de markerede båse ellers pålægges kontrolafgift.
 
Alle tre brosten skal markeres.
9 Altan – seneste udvikling
 
Kort orientering om den aktuelle situation.
Bestyrelsesmøde 18. september 2018 23-09-2018
20180918 Bestyrelsesmøde  
Til stede: Jeanette, Annie, Hans-Christian, Fatma og BHJ.
 
Referaterne omhandler kun den åbne del af bestyrelsesmøderne.
Emner vedr. personforhold, funktionærer, leverandører og strategiske overvejelser, samt emne som håndteres af inspektører som en del af driften i andre boligorganisationer, fremgår ikke af den åbne del af referaterne.
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Lounge stole
 
Der foreslås indkøbt yderligere 6 stole af samme type som nuværende.
 
Finansiering afsat i DV-plan
 
 
Vi køber 3 stole.
2 Husnumre-baldakin
 
Har ikke været en del af byggesagens udbud. Trods drøftelse i planlægningsfasen.
 
Der foreslås opsat 10 cm. Høje bogstaver i sorte aluminium på baldakin. De nedtagne AAB skilte sættes op ved siden af.
 
Eksempel forevist på mødet.
 
Økonomien dækkes af byggesagen
 
Tal sættes til venstre på baldakinen og AAB logo midt for dør også på baldakin.
3 Papirkurve med indkast til skodbeholder.
 
Ikke en del af byggesagen. Har været overvejet, men fraveget.
 
Vi havde bestilt prøve på beholder alene til cigaretskid. Var udgået.
 
Det foreslås, at vi anskaffer et antal papirkurve med indkast til cigaretskod. Samme udseende hos AKB.
 
Økonomi dækkes af byggesagen og styres af byggesagen.
 
 
Placering drøftet. 2 ved hver blok + udvalgte steder.
4 Belægning mellem miljøstationer
 
Belægning er kun planlagt langs de to huse og med et stort grus areal.
 
Af driftsmæssige årsager foreslås det, at arealet mellem de to miljøstationer får belægning. Der skal formentlig etableres afløb.
 
Medtages som en del af de afsluttende arbejder vedr. byggesagen og finansiering indgår i denne.
 
Godkendt.
5 Altaner
 
D.d. frigivet til brug med visse begrænsninger i fht rådgivers anvisninger.
 
Max 4 personer på opgangsside og lejligheder med to personer.
 
For alle altaner gælder, at de ikke må bringes i svingninger.
 
Der pågår fortsat overvejelser og undersøgelser.
 
Taget til efterretining.
6 Vandinstallation – ny sag
 
Vi har i forbindelse med en fugtalarm i weekenden konstateret, at der noget galt med rørsamling i rørkasse.
 
Det videre forløb drøftes med Administration og Willies. Der skal formentlig en ekstern rådgiver på. Håndteres af driftskoordinator på byggesagen.
 
 
Orientering.
7 Byggesagen – rampe ud for Sal – vest og udgange
 
Formel beslutning af beslutning på kontoraften.
 
Ok.
8 Beslutning om deltagelse i fælles udbud
Der henvises til CR21-2018.
 
  • Arbejdsbeklædning (ensartet med logo)
  • Årlig service af el-værktøj(fx græsslåmaskiner)
  • Eftersyn af legepladser
 
 
   
 
 
Følgende dog efter nærmere drøftelse i forhold til garanti mv.
 
  • Vedligeholdelse af grønne arealer (f.eks. gartner) – tidligst fra 2020.
  • Elevatorservice
 
Godkendt.
9 Vagttelefon
 
Godkendelse af aftale med K. Holmgreen og søn.
 
Der betales ved henvendelse og efter udkald
 
Ved følgende akutte sager uden for normal arbejdstid kan vagttelefon kontaktes. Tjek først www.afd50.dk om der står noget under nyheder.
 
  • Rørbrud med udstrømmende vand
  • Vand fra loft i lejlighed.
  • Opstigende kloakvand
  • Alarm fra alarm i rørkasser køkken/depotrum. Tjek om der er vand/fugt.  Hvis der ikke konstateres fugt, kan der lukkes for alarm og afdelingskontoret næste arbejdsdag. Husk der skal være fri adgang til inspektionslemme.
  • Ventilationsanlæg larmer voldsomt(fx fordi brandventilation er gået i gang) og mindst i en halv time. Tjek dog først om der er brand i bygningen.
 
Listen er udtømmende.
 
Ved henvendelse i andre situationer vil pågældende u få regningen på henvendelsen.
 
Vagttelefon:  VVS K. Holmgreen & Søn  3833 1196.
 
Der må fx ikke rettes henvendelse vedr.
 
  • Løbende vandhaner (Du kan lukke for hovedhanen)
  • Løbende toiletter (Du kan lukke for hovedhanen)
  • Stoppet afløb                                  
 
Her rettes henvendelse til afdelingskontoret næste arbejdsdag.
 
 
 
 
Ok.
 
 
Bestyrelsesmøde 3. september 2018 23-09-2018
20180903 Bestyrelsesmøde  
Til stede: Jeanette, Annie, Hans-Christian, Fatma og BHJ.
 
Referaterne omhandler kun den åbne del af bestyrelsesmøderne.
Emner vedr. personforhold, funktionærer, leverandører og strategiske overvejelser, samt emne som håndteres af inspektører som en del af driften i andre boligorganisationer, fremgår ikke af den åbne del af referaterne.
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Behandling af DV-plan for 2019
 
 
Sendt til afdelingsbestyrelsen 14/8-2018.
 
Er ajourført med afdelingens input.
 
Indebærer en boligafgiftsforhøjelse på 3% for at undgå at beholdningen i perioder bliver negativ
 
Under forudsætning af overskuddet i 2017 på 1,6 mill. Kan vi nøjes med at øge henlæggelsen 100.000 i 2019 og 50.000 årligt. Godkendt.
2 Behandling af forslag til afdelingsmødet om disponering af overskud for 2017.
 
 
 
Benyttes til styrkelse af henlæggelserne.
3 Budget 2019
 
 
Sendt til afdelingsbestyrelsen den 19.juli 2018.
 
Indebærer ingen boligafgiftsforhøjelse. Her til skal lægges forhøjelse iht DV-plan. Endvidere skal lægges yderligere aktiviteter, herunder pasning af grønne områder fra 1. juli 2019. Der skulle være et års pasning iht helhedsplan.
 
Rengøring er justeret i forhold til udbud.
 
Fremskrivning af budget til 2020 viser behov for en 2% stigning i 2020. Det er nyt af Administrationen laver fremskrivning.
 
Det er nu vurderingen at helhedsplanen vil udløse en stigning på 2-3 %, således at vi holder os til den vedtagne stigning på 13% + 600 kr. Stigningen kommer når kommunen har godkendt skema C formentlig i løbet af 2018/2019.
 
Boligafgifterne forhøjes med 1% til styrkelse af henlæggelser og grønne områder med videre. – Vil ikke afsætte 70.000 til vagttelefon.
4 Behandling af forslag til afdelingsmødet
 
  • Husorden-parkering – præcisering og justering af vægtgrænse.
  • Gæsteparkering – tilpasning til kommunens regler.
  • Gæsteparkeringspladser pladser inddrages til pladser med Plicens – bemyndigelse.
  • Videoovervågning af miljøstationer og garager.
 
Godkendt.
 
 
Bestyrelsesmøde 14. august 2018 15-08-2018
Bestyrelsesmøde 20180814
Til stede: Jeanette, Annie, Hans-Christian, Fatma og BHJ.
 
Referaterne omhandler kun den åbne del af bestyrelsesmøderne.
Emner vedr. personforhold, funktionærer, leverandører og strategiske overvejelser, samt emne som håndteres af inspektører som en del af driften i andre boligorganisationer, fremgår ikke af den åbne del af referaterne.
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Egenkontrol 2. kvt.
 
Er ikke blevet gemt grundet teknisk fejl i Administrationen.
 
Drøftet og genfremsendt.
 
Ok.
2 Kassekladde juli behandlet inkl. Fakturakontrol.
 
Annie kunne ikke komme ind på systemet. Hun har haft kontakt til IT.
3 Altaner- må ikke anvendes. Undersøges.
 
Altanerne må ikke benyttes af sikkerhedshensyn.
 
Teknikerne er gået i gang med at analysere problemet - i første omgang fra jorden. Der er taget billede mandag. Rådgiver og entreprenør kommer onsdag.
 
Vi har bedt om at få oplyst, hvor og hvordan, der skal måles for at få finde de korrekte målepunkter, samt oplysning om tolerancer.
 
 
Til orientering.
4 DV-plan 2019/budget 2019/ Helhedsplan
Oplæg med henblik på gennemregning er sendt til adm. Den 3. juli 2019 og med kopi til afdelingsbestyrelsen.
 
Ajourført forslag er sendt til afdelingsbestyrelsen d.d.
 
Der skal arbejdes videre med oplægget og behandles sammen med budget 2019 og Helhedsplan.
 
Orienteret. Bestyrelsen opfordres til at gennemgå DV-plan 2019.
5 Tilslutning til fælles udbud
 
Formanden bemyndiges til tilslutning til relevante ydelser.
 
Materialet er pt ikke tilgængeligt.
 
Ok.
6 Helhedsplanen
 
Intet nyt. Administrationen arbejdet fortsat med materialet og afventer forskellige tilbagemeldinger fra rådgiver og entreprenør.
 
Der har været løbende dialog om nye sager – i forhold til ny projektleder.
 
Til orientering.
Bestyrelsesmøde 4. juli 2018 15-08-2018
Bestyrelsesmøde 20180704
Til stede: Jeanette, Annie, Hans-Christian, Fatma og BHJ.
 
Referaterne omhandler kun den åbne del af bestyrelsesmøderne.
Emner vedr. personforhold, funktionærer, leverandører og strategiske overvejelser, samt emne som håndteres af inspektører som en del af driften i andre boligorganisationer, fremgår ikke af den åbne del af referaterne.
Nr. Dagsorden Beslutning
  Bestyrelsesmøde 26. juni 2018 udskudt til 4. juli 2018.06.26 Ok
1 Godkendelse af referat fra mødet 8. maj 2018
 
D2018-173459
 
Godkendt
2 Helhedsplanen/byggesagen
 
Overlevering til nye projektledere skete uden deltagelse fra afdelingen. Dette uanset at formanden havde brugt påsken på at opdatere ”Akkumuleret opgaveoversigt” (AKO - D2018-139958)
 
De nye projektledere har lagt ud med at stort set alt inkl. hvad der tidligere er aftalt henføres til afdelingens allmindelige drift – både udførelse og økonomi..
 
Dette er afvist fra afdelingens side. Der har været afholdt møde med boligforeningens direktør, byggechef og afdelingens formand for at få sagen på rette spor, således at det der vedrører byggesagen gennemføres af byggesagen. Endelig afklaring er endnu ikke sket.
 
Har ikke direkte noget at gøre med BNS’s færdigførelsesarbejder at gøre.
 
 Der er konstateret betydelig aktivitet i den senere tid vedr. anlægsarbejder på området og vedr. garage og miljøstation på grusparkeringspladsen.
 
Hvis rådgiver fortsat ikke rigtigt viser interesse for sagen, vil der blive søgt ekstern bistand vedr. bl..a sikkerheds- og godkendelsesforhold i forbindelse med beboerhuset.
 
DER har været afholdt møde med byggechef 26. juni 2018 vedr. en række afklarende spørgsmål omkring færdiggørelse, samt med projektledere 27. juni 2018.
 
BHJ gav en supplerende mundtlig orientering
3 Rørinstallation under køkkenvask - byggesag
 
Vi har et par vandskader på rørinstallation under køkkenvask, hvor der har været mistanke om fejl ved montering fra byggesagen.
Den seneste fik vi stoppet udbedring med henblik på en nærmere undersøgelse, mens den originale installation var intakt.
 
Det var en meget tung sag at få projektleder og rådgiver aktiviteter. Rådgiver mener, at det var en ren driftssag. Det blev fra afdelingens side fastholdt, at der skulle rådgiver på med henblik på en teknisk vurdering og evt. dokumentation for fejl. Der har nu været en ekstern rådgiver på sagen og hans iagttagelser og det videre forløb er under overvejelser. Noget kunne tyde på, at der er et problem.
 
Udgifter til ekstern rådgiver bør afholdes af byggesagens rådgiver.
 
Byggesagen overvejer det videre forløb vedr. afklaring i forhold til rådgiver og entreprenør.
 
Den 3.juli har boligforeningen reklameret til både rådgivere og BNS.
3 Låsesagen – inkl. alarm i beboerhuset
 
Fremdriften har været helt utilfredsstillende.
 
Sagen er eskaleret og der har sideløbende med dialog med serviceleder været dialog med DKTV’s key account manager. På gældende hr blandt andet til opgave at sikre tilfredsstillende løsninger til boligforeningerne.
 
Der har være afholdt møde med serviceleder den 26. juni 2018.06.26
 
DKTV skal foretage snarest fortage en række afklaringer i forhold til
 
Vaskerisystem/lås til vaskeri, hvor nuværende vaskebrik skal kunne håndteres.
 
Sammenhæng mellem låse- og alarmsystem. Her kan der blive tale justering af låsetype.
 
Afklaring af låse i forbindelse med garrager og miljøstation. Vi skal i forbindelse med miljøstation have anskaffe noget magnetlåsesystem, som ikke er en del af det oprindelig tilbud, men er nødvendige gr. dørkonstruktionen.
 
Herudover skal omfanget af nødvendig udskiftning af låsekasser afklares. Mere nedslidt end forventet.
 
Der er mødet med serviceleder 26. juni 2018.
 
BHJ gav en supplerende orientering
4 Docunote
 
Boligforeningen har sendt div informationen ud om mulighed for tlf. hjælp og kurser, hvis man har hjælp behov. Bl.a. mail til alle 1. juni 2018.
 
Det er endvidere formidlet at Annie kunne få en konsulent til direkte afklaring af spørgsmål ( mail fra mig 1. maj 2018).
 
 
 
Punktet er drøftet
5 Udbud rengøring
 
Udbuddet er nu gennemført. Der må konstateres en prisstigning og et betydeligt prisspænd blandt de bydende.
 
Rengøringsbeskrivelserne er i al væsentlig uforandret, men ret specificeret.
 
Opstartsrengøring besluttet = hovedrengøring.
 
Drøftet på kontoraften den 26. juni 2018.
 
Hovedrengøring godkendt
6 Nøgletalsrapport (D2018-182979)
(Udsendt 8. juni 2018 og supplerende oplysning om placering 12, juni 2018.)
 
Drøftelse af nøgletalsrapport, der er udsendt til den samlede bestyrelse.
 
Gennemgået med stor interesse.
7 Beboerundersøgelse (D2018-182914)
 
(Udsendt 8. juni 2018 og supplerende oplysning om placering 12, juni 2018.)
 
Drøftelse af beboerundersøgelsen.
Undersøgelsen er udsendt til beboere, der har indberettet mailadresse til boligbasen. Der er herfra efterlyst vejledning til indberetning af mailadresse.
 
Den er på en række områder ikke tilfredsstillende. Umiddelbart kan en del henføres til manglede afslutning af byggesagen og det forhold, at en lang række henvendelser henvises til byggesagens 1 års gennemgang. Dette opfattes naturligt som utilfredsstillende.
 
Det står ikke helt klart, men noget kunne tyde på, at der er udfordringer i forbindelse med opfølgning
 
Trygheden opfattes som ganske ringe, men kan primært henføres til den manglende færdiggørelse af lys på området i forbindelse med byggesagen. Dette forløb har været helt utilfredsstillende.
 
Drøftet.
8 Ghetto Sjælør
 
Vi er igen på Ghettolisten.
 
Ghetto Sjælør omfatter AAB og AKB.
 
Det store problem er det, at hvis man er på Ghettolisten 4 år i træk, så skal andelen af almene familieboliger nedbringes 40 % ved nedrivning eller salg.
 
Boligforeningen har besluttet, at man får at undgår nedrivning/Salg er nødt til bede politikkerne om at få redskaber til, at det ved enhver indflytning skal tjekkes, at man ikke falder for kriterierne for udsat boligområder/Ghetto.
 
De tiltag vi hidtil har set med fleksibel udladning og fritagelse for kommunalanvisning vil ikke løse problemet.
 
Der er link til ministeriets materiale om Ghettoer på afdelingens hjemmeside.
 
 
Til orientering.
9 Diverse oversigter over arbejdsopgaver, samt tanker om håndtering af dokumenter i Docunote.
 
 
Opfølgning fra mødet 8. Maj 2018 hvor status var følgende:
 
Materialet udsendt 11. februar 2018. Ingen har budt ind.
 
 
 
Der henvises endvidere til mail af 13, maj 2018 til ASK med CC bestyrelsen, hvor MobilPay og opkrævning via bankoverførsel omtales.
 
Seniorgruppen sørger for vask og opsætning service i the-køkken.
 
 
 
JNI og ASK vil tage kontakt til administrationen.
10 Afdelingsmøde – status på opfølgning fra seneste afdelingsmøde
 
 
  • Skiltning flere sprog i vaskeriet
  • Akuttelefon
  • (Tilbud indhentet. Udskudt, da det nærmere skal beskrives, hvordan den skal anvendes og hvad der skal reageres på)
  • Udvalg vedr. fældning af træ
  • Affaldsbeholdere – cigaretskod
  • Udskudt grundet hele udskydelsen af infrastrukturprojektet
 
 
Vi prøver at finde skiltningen på engelsk. Akuttelefonen bliver fortsat drøftet. Da der ikke har været problemer i år fældes træet ikke. Affaldsbeholdere udskydes grundet infrastrukturprojektet.
11 Ordinært afdelingsmøde
 
Holdes tirsdag den 25. september 2018, kl.18.30.
 
Der skal træffes beslutning om vi skal have samme traktement som sidste år.
 
Hvis vi skal have ekstern dirigent skal dette aftales nu.
 
Det er tidligere aftalt, at der skal holdes et informationsmøde som et led i afslutningen af helhedsplanen, herunder vedr. økonomien og med deltagelse af boligforeningens Administrationen. Dette skal ikke være en del af afdelingsmødet af tidsmæssige årsager .
Vi inviterer Jørn Nielsen, som ekstern dirigent. Det bliver samme traktement som sidste år.
12 Udskiftning af elevatorer
 
Fra seneste bygherremøde kan oplyses at tidsplan følges. Der foretages ikke ændringer.
 
Økonomien ser fornuftig ud.
 
Indstilling:
 
Tages til efterretning.
 
Taget til efterretning.
13 Hofor’s forsøg med fleksible varmekunder
 
Hofor har sluttet testforløbet og er meget tilfreds med forløbet.
 
Der er herfra rejst en række spørgsmål omkring sammenhængen mellem ventilationsanlæg og varmeanlæg. Der er forhold som der skal arbejdes videre.
 
Herfra peget på manglende overlevering af ventilationsanlæg fra byggesagen. Der arbejdes videre med sagen nødvendige omkostninger til afklaring må afholdes inden for driftsbudget/DV-planens midler til service af ventilation/varmeanlæg.
 
 
Til orientering.
14 DV-plan 2019 og budget 2019
 
Ny version modtaget. Meddelt Administrationen, at vi er nødt til at foretage et omfattende krydstjek. Dette kan først påbegyndes ultimo juni af ressourcemæssige årsager.
 
Samtidig meddelt, at vi først kan kigge på budget 2019, når DV-plan er afklaret, samt arbejderne i forbindelse med byggesagen (hvad er med og ikke med).
 
 
15 Husordenssager
 
Brev 14. – 16. juni 2018 udsendt til beboerne i række opgange vedr. udsmidning af cigaretskod og madaffald fr altanerne + opsat sm info i opgangene.
 
Er sket til 121, 115-117, 125-129.
 
I opgangene 125-127er der opsat opslag om, at der ikke må grilles på altanerne.
 
Ligger i Docunote under beboerservice og information.
Ok.
 
 
Bestyrelsesmøde 8. maj 2018 22-05-2018
Bestyrelsesmøde 20180508
Til stede: Annie, Hans-Christian, Fatma og BHJ.
Afbud: Jeanette.
 
Referaterne omhandler kun den åbne del af bestyrelsesmøderne.
Emner vedr. personforhold, funktionærer, leverandører og strategiske overvejelser, samt emne som håndteres af inspektører som en del af driften i andre boligorganisationer, fremgår ikke af den åbne del af referaterne.
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Der har ikke været afholdt et formelt bestyrelsesmøde i april måned.
 
Hastende sager er behandlet løbende tirsdag aften.
Taget til efterretning
2 Budgetopfølgning 1. kvartal.
 
Budgetopfølgning er sendt til den samlede bestyrelse fra adm. den 20. april 2018. marts 2018.
 
Giver ikke anledning til supplerende bemærkninger
 
 
Status for lokale beboeropkrævninger fremgår ikke af budgetopfølgningen.
 
Dette redegør kassereren særskilt for. Omfatter varmemålere og evt. elforbrug.
 
Indstilling:
 
 
Det er taget til efterretning. Fremtidigt skal vi have en liste over beboer udeståender.
3 Regnskab 2017.
 
Er ikke modtaget til elektronisk underskrift, der er rykket 3. maj 2018.
 
Det er oplyst, at afdelingens og en andens afdelings regnskab har hængt i underskriftssystemet. Skulle være på vej.
 
 
Orientering
3 DV-plan 2019
 
Opfølgning fra møde den 11. januar 2018
 
Der er den 24. april 2018 modtaget opdateret DV-plan, men ikke særskilt svar på afdelingens brev af 14. januar 2018.
 
Udsendt til afd.bestyrelsen den 5. maj 2018.
 
ADM. er atter den 3.maj 2018 tilskrevet med anmodning om at bekræfte om der har være taget fuldt hensyn til elementerne i vores brev.
 
En egentlig revision af DV-planen afventer svar. Dette er ved at være tidsmæssigt problematisk i forhold til budget 2019, men det er adm.’s valg.
 
Der er efter formandens vurdering en række større elementer, der ikke er taget korrekt højde for og som kan have økonomiske konsekvenser.
 
Indstilling:
Orientering.
 
Orientering
4 Varme – og vandregnskab 2017
 
Der blev holdt åbent hus den 23. april 2018 med 3 medarbejdere fra Administrationen.
 
Ca 25 beboere fandt vej til beboerhuset og fik svar på afklarende spørgsmål og evt. aftale om afvikling af en tilbagebetaling.
 
Administrationen vil tage kontakt til nogle af beboerne med de største tilbagebetalinger og evt. indbudt til et møde i beboerhuset den 14. maj 2018.
 
 
Orientering.
 
 
Orientering
5 Elektronisk adgang til Minol Direct.
 
Der er fortsat problemer med online-adgangen.
 
Lagkagediagrammet fungerer ikke og der er problemer med korrekt visning i en periode før forespørgselstidspunktet.
 
Der er tæt kontakt til Minol. Minols tyske udviklingsafdeling arbejder på sagen. Utilfredsstillende.
 
Orientering
 
Orientering
6 Varmeforbrug
 
Rigtige mange har fået tilbagebetaling vedr. varme for 2017.
 
Man skal være opmærksom på, at vi i de første 3 måneder i 2018 har brugt lige så meget varme som i hele 2017. Dette kan betyde efterbetalinger for 2018.
 
Et opmærksomhedspunkt for alle.
 
 
Taget til efterretning
7
 
Elektronisk låsesystem og alarmsystem.
 
Opsætning er gået i stå gr forskellige uafklarede punkter, herunder i hvilket omfang låse skal udskiftes.
 
Der har været afholdt møde 3. maj 2018. DKTV vender tilbage vedrørende de uafklarede punkter.
 
 
Orientering
 
Orientering
8 Personale-situationen
 
Klaus har sagt sin stilling op til fordel for andet arbejde og vi har budt velkommen til Brian.
 
Vi modtag rigtig mange relevante ansøgninger. Dette har givet en betydeligt ekstra arbejde.
 
Orientering
9 Rengøring
 
Rengøringsfirma har ikke ønsket at forlænge kontrakten ih til de nuværende økonomiske vilkår.
 
Der er udarbejdet arbejdsskrivelser mv og Administrationen er bedt om at foretage et rengøringsudbud.
 
I forhold til effektiviseringskravene har vi et problem, da vi allerede i 2014 havde meget lave udgifter til rengøring efter udbud. Udgifterne steg ved seneste udbud og påregnes at stige igen.
 
Afdelingsbestyrelsen er anmodet evt. ændringer til den hidtidige beskrivelse Har ikke givet anledning til væsentlige ændringer.
 
Afd. Bestyrelsen har fået kopi af den endelige udbudsanmodning den 26. april 2018.
Taget til efterretning inkl udbudsplanen
10 Helhedsplanen
 
Der blev op mod påsken indgået forlig med BNS A/S, herefter er arbejdet med afslutning blevet genoptaget.
 
Tidsplan er modtaget og viser, at der sker afrigning af byggeplads den 6. juli 2018. Vi må håbe at denne tidsplan holder!
 
Byggesagens samlede økonomi er ikke færdigberegnet. Beslutningen lød på 13 % + 600. Der er som bekendt 10% + 600 kr.
 
Vi har en række følgearbejder omkring udearealer, som ikke er en del af Helhedsplanen og som der skal skaffes bevillinger til Fx papirkurve, bænke.
Afventer at BNS bliver færdig.
 
Der er fra afdelingens side den 2. april 2018 fremsendt brev og liste med hængepartier vedr. Helhedsplanen. En tidskrævende men nødvendig opgave. Kopi er tilgået afdelingsbestyrelsen.
 
Tilbagemelding endnu ikke modtaget
 
Vores projektleder på Helhedsplanen går på pension medio maj måned. Vi er ikke informeret om erstatning, men belært af erfaringerne kan det formentlig kun blive en yderligere belastning.
 
Orientering
11 Persondataforordningen
 
En ny persondataforordning træder i kraft den 25. maj 2018.
 
Som en del af forberedelserne, men også for at sikre boligforeningens data er der gennem det sidste 3/4 år arbejdet med fælles system til arkivering af data, kaldet Docunote. Afdelingen har været med i et pilotprojekt
 
 Der har været flere kurser og ved usikkerhed har man kunnet kontakte support-funktionen i AAB.
 
Afdelingens formand har den 11. februar 2018 fremsendt oplæg til brug på en række områder.
 
Da der ikke er modtaget forslag til rettelser er dette nu grundlag for arbejdet i AAB afdeling 50.
 
Der er siden årsskiftet foretaget gennemgang af den enkelte boligs sagsmappe. Materiale vedr. tidligere beboere er makuleret. Korrespondance vedr. lejemål er flyttet til Docunote.
 
Afdeling 50 registrerer henvendelse fra beboerne elektronisk, breve og mails til og fra beboerne gemmes elektronisk.
 
Der må ikke gemmes beboerrelaterede data lokalt på PC’en. Dette skal være flyttet til Docunote senest den 24. maj 2018. både af hensyn til regelsættet, men også for at sikre, at data er tilgængelig for dem der skal benytte det.
 
For såvel bestyrelse som personale gælder, at man ikke må bruges andres login-oplysninger.
 
Såfremt forordningen ikke kan efterleves på anden måde, så må bestyrelsen tage stilling til omfordeling af arbejdsopgaverne.
 
 
 
Taget til efterretning
12 Diverse oversigter over arbejdsopgaver, samt tanker om håndtering af dokumenter i Docunote.
 
Materialet udsendt 11. februar 2018. Ingen har budt ind.
 
Afdelingsformanden må herefter konstatere, at beboerhuset ikke kan komme i drift, ligesom andre opgaver må udskydes. Der kan blive tale om flytning af opgaveløsning på en række områder.
 
ASK, JNI og FTA arbejder videre med dette og finder en løsning snarest.
13 Elevatorer
 
Den første nye elevator er nu sat i drift - 93. Elektronisk adgangskontrol til kørsel til kælder kommer først senere.
 
Projekt leder har oplyst, at der er afgivet forskellige bemærkninger.
 
Projektleder er fra gjort opmærksom på mangler omkring nødkald.
 
Orientering
14 Mål på græsplænen
 
Målene er i sin tid anskaffet af Os På Sjælør. Dette er uafklaret om de er overdraget til AAB. Hvis de er overdraget skal vi have anskaffet nye net, Hvis ikke må Fællesskaberne gøre det eller fjerne målene.
 
Indstilling:
Bemyndigelse til anskaffelse af 2 nye net.
 
Godkendt
Bestyrelsesmøde 13. marts 2018 27-03-2018

Bestyrelsesmøde 20180313
Til stede: Jeanette, Annie, Hans-Christian, Fatma og BHJ.
 
Referaterne omhandler kun den åbne del af bestyrelsesmøderne.
Emner vedr. personforhold, funktionærer, leverandører og strategiske overvejelser, samt emne som håndteres af inspektører som en del af driften i andre boligorganisationer, fremgår ikke af den åbne del af referaterne.
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Budgetopfølgning 4 kvartal = årsregnskab
 
Budgetopfølgningen viser et overskud på
 
1.6 millioner kr. Af større beløb kan nævnes:
 
  • Overskuddet skyldes primært
600.000 kr vedr. nedsættelse af ejendomsskatten. Afgørelse meddelt efter budgetgodkendelse i 2016
 
  • Renter + 692.000kr. renteindtægten udgør 806.000 kr mod budgetlagt 158.000 kr. Et overraskende godt resultat de finansielle markeder taget i betragtning.
 
Generelt er der en række udsving der kan henføres til manglende afslutning af byggesagen og overgang til normal drift.
 
Budgetopfølgning er sendt til den samlede bestyrelse den 7. marts 2018.
 
Indstilling:
Godkendes
 
Godkendt
2 Byggesagen.
 
Fortsat uafklaret. Information på www.aab50.dk af 18. januar 2018 og 22. februar 2018 er fortsat gældende.
 
Der arbejdes på en snarlig afklaring om det videre forløb.
 
 
Orientering
3 Vand- og varmeregnskab
 
Minol har afleveret regnskaberne for 2017 til videre bearbejdning i administrationen.
 
Der er fortsat ikke givet grønt lys til brug af webadgangen til vand- og varmemålerne.
 
Skal være klart og omdelt inden udgangen af april måned.
 
Regnskabstotaler tyder på en voldsom omfordeling af udgifterne, hvor mange skal have store beløb tilbage og mange skal efterbetale ganske store beløb.
 
Ved servicebesøg i en bolig er det konstateret, at der bruges ganske meget varme, når man i strid med reglerne har tapet indblæsningsventilerne til.
 
Vi håber at præsentation af web-løsningen kan ske samtidig med omdeling af varmeregnskaber, således at man også få rådgivning om fordeling af meget store efterregninger.
 
Indstilling:
Bestyrelsen holdes orienteret om det videre forløb og der arbejdes mod afholdelse af en workshop.
 
Orientering
4 Varme – og vandforbrug i 2018
 
Varmeforbruget i de to første måneder af 2018 har ligget over 2017 og også hvad der kan forventes i forhold til graddagene.
 
Vandforbruget ligger en anelse over. Det er typisk i weekender, at der er et væsentligt merforbrug.
 
Orientering.
 
Orientering
5 Regeringens udspil ”Ét Danmark uden parallelsamfund”.
 
Orientering
6 DV-plan 2019
 
Der afvente fortsat en tilbagemelding vedr. en rækker stillede spørgsmål blandt vedr. overførsel af midler.
 
Før disse foreligge kan vi ikke komme videre.
 
Administrationens seneste oplæg til overførsel af ikke udførte aktiviteter fra 2017 til 2018 er retureneret med div. bemærkninger, da der ikke var overensstemmelse med vores oprindelige oplæg.
 
Div korrektioner i oplæg, som ikke var i overensstemmelse med vores oprindelige anmodning er sendt ind.
 
Orientering.
 
 
7 Diverse oversigter over arbejdsopgaver, samt tanker om håndtering af dokumenter  i Docunote.
 
Materialet udsendt 11. februar 2018. Ingen har budt ind.
 
 
8 Parkeringsforhold
 
Der har været møde med City-parkering for at få optimeret skiltningen på de områder, som ikke bliver berørt af helhedsplanens færdiggørelse.
 
Forventes på plads i løbet af 2-3 uger.
 
Orientering.
 
 
9 Netværksmøde – 20. marts i afd. 4
 
Afklaring af hvem der deltager, evt. lukning af kontor.
 
HCL, ASK og BHj deltager
10 Henvendelse fra Beboer om flagstang/reklameflag. Sag S2018-00650
 
Har klaget over svar.
 
 
Materiale send til bestyrelsen 20180312
 
 
Der foretages en fornyet behandling, når helhedsplanen med lys og anlæg er færdig. To bestyrelsesmedlemmer besøger pågældende
 
 
Bestyrelsesmøde 6. februar 2018 16-02-2018
20180206 Bestyrelsesmøde  
Til stede: Jeanette, Annie, Hans-Christian,  BHJ.
Afbud: Fatma
 
Dagorden skulle oprindelig være behandlet 20180130, mødet udskudt grundet sygdom
 
Referaterne omhandler kun den åbne del af bestyrelsesmøderne.
Emner vedr. personforhold, funktionærer, leverandører og strategiske overvejelser, samt emne som håndteres af inspektører som en del af driften i andre boligorganisationer, fremgår ikke af den åbne del af referaterne.
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Beboerhus – anskaffelse af service.
 
Tilbud er modtaget.
 
Notat fra Jeanette om justeringer: Ændringerne i tilbuddet er bl.a flere grydeskeer, anden kop og underkop, ændret salatbestik, ændrede brødbakker, tilkøb af smør skåle og sovseskåle og få andre ændringer. 
 
 
 
Ok
 
 
2 Byggesagen er afleveret med over to års forsinkelse og der er rejst et større dagsbodskrav mod entreprenøren.

Skurbyen forventes afrigget i den kommende uge (uge 4).

Mangler iht. mangelliste ved afleveringsforretningen skal udføres senest 20. februar 2018.

Udskudte arbejder skal udføres senest den 20. februar 2018.

Fristen for 1 års og 5 års gennemgang regnes fra den 18. januar 2018.

En række arbejder betegnes som ekstra arbejder og skal gennemføres efterfølgende.

De nærmere konsekvenser kan der for nærværende ikke siges noget om.
Information er opdateret på www.aab50.dk.
 

Byggesagen er afleveret med over to års forsinkelse og der er rejst et større dagsbodskrav mod entreprenøren.

Skurbyen forventes afrigget i den kommende uge (uge 4).

Mangler iht. mangelliste ved afleveringsforretningen skal udføres senest 20. februar 2018.

Udskudte arbejder skal udføres senest den 20. februar 2018.

Fristen for 1 års og 5 års gennemgang regnes fra den 18. januar 2018.

En række arbejder betegnes som ekstra arbejder og skal gennemføres efterfølgende.

De nærmere konsekvenser kan der for nærværende ikke siges noget om.”
 
 
Drøftede. Situationen uforandret. BNS arbejder fortsat på miljøstationen.
3 Minol – beboernes aflæsning af vand via website
 
Status: Uafklaret, hvornår vi kommer i gang.
 
Når vi er klar skal der holdes et arrangement i beboerhuset, hvor beboerne kan få hjælp til se data.
 
Intet nyt.
4 Dronning Ingrids Hjem -parkeringskontrol
 
Har indført parkeringskontrol uden at afdelingen er orienteret.
 
Der har hele tiden været forbud mod uvedkommende parkering. Er formentlig blevet træt af, at en del af vore beboere brugte P-pladserne.
 
I øvrigt en god skiltning.
 
Til orientering
Bestyrelsesmøde 28. november 2017 30-12-2017

Bestyrelsesmøde tirsdag den 28. november 2017
Til stede: Jeanette, Annie, Hans-Christian, Fatma og BHJ.
 
Referaterne omhandler kun den åbne del af bestyrelsesmøderne.
Emner vedr. personforhold, funktionærer, leverandører og strategiske overvejelser, samt emne som håndteres af inspektører som en del af driften  i andre boligorganisationer,  fremgår ikke af den åbne del af referaterne.
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Beboerhus
– udskydelse af ibrugtagning til udlejning , samt opsamling af manglende aktiviteter.
 
 
 
Enighed om, at der er et langt stykke vej endnu. Slagplan udarbejdes.
2 Docunote
AAB’s system til håndtering af data og dokumenter.
 
Behov for yderligere kursus.
3 Ex. afdelingsmøde 12. december 2017
 
 
Jeanette dirigent, Fatma referent. Vi mødes 18.15. Der serveres brune kager, klejner og the/kaffe.
4 Beboerhus – kontordel – varmeforholdene
 
Varmeforholdene utilfredsstillende.
 
Der overvejes forskellige løsninger.
Orientering
5 Vaskeri – lysforhold
 
Er skiftet til Led-lys, som i i forsøget i kælderen i SB123-131. Automatik driller.
Orientering
6 Indvielsesarrangement efter renovering.
(Rejsegilde/midtvejsarrangement) blev i sin tid aflyst gr. situationen med BNS A/S).
 
Der arbejdes videre med planer om to arrangementer.
7 Vand i blokken 91-99 – sydende
 
Stadig vand i kælderen efter regnvejr.
 
Intet nyt.
 
(Efterfølgende igen taget op på bygherremøde. Rådgiver er på sagen, der skal bl.a ske ændring af dræn ved syd-gavl. Dog uklart om dette er tilstrækkeligt).
8 P-skilt ved indkørsel mangler
 
Nedtaget af BNS A/S
Byggesagen orienteres med henblik på retablering.
 
(Efterfølgende sket på bygherremøde, herunder at vejskilt ikke er genopsat)
9 Egenkontrol 3 kvartal 2017.
 
 
Drøftet – elektronisk skema forelå ikke.
 
Bestyrelsesmøde 14. november 2017 15-11-2017
Bestyrelsesmøde tirsdag den 14. november 2017
Til stede: Jeanette, Annie, Hans-Christian, Fatma og BHJ.
 
Referaterne omhandler kun den åbne del af bestyrelsesmøderne.
Emner vedr. personforhold, funktionærer, leverandører og strategiske overvejelser, samt emne som håndteres af inspektører som en del af driften i andre boligorganisationer, fremgår ikke af den åbne del af referaterne.
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Ekstraordinært afdelingsmøde
 
Med henblik på ændring af beslutning på afdelingsmødet mødet den om optagelse af lån til digital opmåling holdes et ex., afd. Mødet
 
Det indstilles at mødet holdes tirsdag den 12. december 2017 i beboerhuset.
 
Kontoret holdes lukket denne dag.
 
 
Ok.
2 Julebelysning
 
Vi har gennem alle år haft lys ved vaskeribygningen først i et grantræ og da det blev for stort på de øvrige træer.
 
Belysningen er med til at gøre en mørk tid lysere. Det indstilles derfor at vi indkøber en juletræskæde i form af granguirlande med led lys, der kan sættes op langs kanten af taget
 
Dækkes af konto 115.
 
Ok.
3 Beboerhus
 
Der er nu aftalt møde med leverandør af service.
 
AAB’s byggeafdeling er rykket for etablering af låse.
Orientering.
4 Elektriker
 
Elektriker kommer på besøg i afdelingen torsdag i ulige uger.  – i tidsrummet 8-12.
 
Der er ikke arbejde til ugl. besøg.
Orientering.
 
 
Bestyrelsesmøde 7. november 2017 10-11-2017
Bestyrelsesmøde tirsdag den 7. november 2017
Til stede: Jeanette, Annie, Hans-Christian, Fatma og BHJ.
 
 
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Status byggesagen
 
Der har været afholdt møde med de respektive advokater BNS’s direktør, udviklingschef og afdelingens formand den 2. november 2017.
 
Diverse krav og modkrav blev drøftet.
 
Fra AAB’s side blev der stillet krav om, at man får et samlet overblik over sagens økonomi, herunder dagbodskravet, således at man får et samlet overblik over sagen og kan komme videre.
 
Orientering.
2 Lysmaster – fejlleverance
 
Lysmasterne er ikke leveret i henhold til de udbudte specifikationer. Forker farve, men kvalitet skulle være OK.
 
Afdelingsbestyrelsen har tidligere tilkendegivet, at man godt kan leve med farven, da det er vigtige at blive færdig.
 
Det har vist sig, at en ændring i farven skal godkendes af kommunen.
 
Vi kan frygte kommunens sædvanlige sagsbehandlingstid ligesom et krav om den oprindelige farve kan bevirke yderligere forsinkelser i opsætning af lys på området
 
Orientering.
3 Låsesystem og overvågningsalarm
 
Opsætning påbegyndes den 6. november 2017.
 
Orientering.
4 Forsøgsopsætning lys – kælder blok 22
 
Har vist sig tilfredsstillende. Flere beboere har rost lyst.
 
Tilsvarende lys er bestilt opsat i de gamle sikringsrum i blok 24 (indeholder nu rum til beboere, der tidligere havde loftsrum.)
 
Indstilling:
 
Der arbejdes videre med opsætning af samme type intelligent ledlys i hele kælderen og evt. også i lok 24. Dækkes af henlæggelser på DV-planen.
 
 
 
Orientering.
5 Lys i vaskeriet
 
Lys i vaskeriet ændres til led-lys af samme type, som i kælder.
 
Ok.
6 Opfølgning på udlejningsrum
 
Regelsættet blev vedtaget på afdelingsmødet. I foråret aftale vi en proces. Annie skulle arbejde videre med opgaven.
 
Aktuel status:
 
 
Det er i proces.
7 Tillægsbevillinger – iht afdelingsmødebeslutning 26/9-2017
 
Tillægsbevillingen er godkendt.
Orientering.
8 Beboerhus
 
Fællesskabernes lektiecafe bruger mødelokalet torsdag eftermiddag til lektiecafe i samarbejde med Røde Kors.
 
Orientering
9 Aftale om glatførebekæmpelse.
 
Der er indgået aftale med personalet iht til tidligere praksis og aftale med AAB.
 
Taget til efterretning
10 Budgetopfølgning 3. kvartal
 
Er udsendt til bestyrelsen den 5/11-2017
 
Ok.
11 Ekstraordinært – afdelingsmøde
 
Beslutning om optagelse af lån til finansiering af digitalopmåling af flyttelejligheder søges ændret, således at den tages som en ekstra ordinær udgift i 2017.
 
I forhold til budgetopfølgning er der plads til det. Bevirker at vi undgår en driftsudgift på 40.000 kr de næste 10 år, som vi gerne vil undgå.
 
Udbud af flyttelejligheder har været en succes og besparelserne ligger højere end forudsætninger ved forårets vedtagelse.
 
Der arbejdes videre med dette.
12 Egenkontrol
 
Gennemgang af egenkontrol for 3. kvartal 2017.
 
Skema er nu elektronisk.
 
 
Det er udskudt.
13 Fællesskaberne (boligsocial helhedsplan)
 
Der har været afholdt møde i bydelsbestyrelsen den. Afdelingsbestyrelsen har ikke i den anledning fået henvendelse fra AAB’s boligsociale medarbejder eller repræsentant i bydelsbestyrelsen. Helt lige som ved forrige møde.
 
Der holdes ERfa-møde i den 7/11-2017.
 
Fælleskaber har ansat en ny boligsocial medarbejder.
 
Orientering.
14 Serviceaftale omkring overvågningsanlæg
 
 
 
Udskydes.
 
15 Minol opfølgning
 
Minol er fortsat ikke klar til at rulle webudgangen ud.
 
Vi 8 beboere hvor der skal foretages kontrol/udskiftning af måler. 4 af dem kunne Minol ikke få adgang til i foråret.
 
Der er nu varslet nyt besøg den 12. december 2017 mellem 8 og 13.
 
Hvis vi fortsat ikke kan få adgang på der iværksættes en proces ved hjælp af fogeden. Dette vil betyde yderligere omkostninger for de pågældende.
 
 
 
 
 
Orientering.
16 Effektiviseringsstrategi
 
Oplæg udsendt til bestyrelsen den 4. november 2017.
 
 
Godkendt med enkelte rettelser.
 
 
 
Bestyrelsesmøde 10. oktober 2017 24-10-2017
Bestyrelsesmøde tirsdag den 10. oktober 2017
Til stede: Jeanette, Annie, Hans-Christian, Fatma og BHJ.
 
 
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Evaluering af afdelingsmødet 26. september 2017
 
54 boliger deltog og efterfølgende var der spisning.
 
 
 
54 beboere deltog i spisningen.
Godt møde, arrangement gentages næste år.
2 Forsøg med fleksibel varmeforsyning
 
Henvendelse fra HOFOR om deltagelse i forsøg, der skal sikre at byen konstant bliver mere energirigtig og i højere grad bliver bæredygtig, så den kan være forbillede for grøn byudvikling verden over.
 
Forsøget er startet i nybyggeri i Norhavnen, men man vil også gerne prøve det af i en gammel ejendom.
 
Er udgiftsneutralt for afdelingen.
 
Har været i mailhøring.
 
Indstilling:
 
Tilslutning til forsøget godkendes.
 
Godkendt.
3 Fordeling af arbejdsopgaver efter afdelingsmødet.
 
 
Fortsættes uforandret. Gammel blanket brugt.
4 Byggesagen
 
 
 
Kort orientering.
5 Egenkontrol
 
 
Udgår.
6 Opfølgning på udlejningsrum
 
Regelsættet blev vedtaget på afdelingsmødet. I foråret aftale vi en proces, hvor der skulle styr på rummene, dvs klarlagt hvilke rum der er taget i brug uden kontrakt og betaling.
 
 
Orientering.
7 Tillægsbevillinger – iht afdelingsmødebeslutning 26/9-2017
 
Er under ekspedition.
Ok.
     
Bestyrelsesmøde 1. august 2017 24-10-2017
Bestyrelsesmøde tirsdag den 1. august 2017
Til stede: Jeanette, Hans-Christian, Fatma og BHJ.
Afbud    : Annie.
 
 
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Budgetopfølgning 2. kvartal 2017 (konto 114-119)
 
Bærer fortsat præg af, at Helhedsplanen ikke er afsluttet. Både vedr. drift og DV-plan.
 
Udgifter til inventar mv til beboerhus er pt bogført på DV-plan, men skal senere delvist overføres til helhedsplanen.
 
 
Formand og kasserer har modtaget materialet 19 juli 2017 og sendt til bestyrelsen fra BHJ 29. juli 2017.
 
Lejeindtægter indgår ikke i budgetopfølgningen. Her er det som tidligere oplyst, at der pt opkræves for eget i leje. Tilbagebetaling og ændring sker med boligafgiften per 1. september 2017. Omtalt i juni måneds nyhedsbrev.
 
Indstilling:
Tages til efterretning.
 
Taget til efterretning.
2 Egenkontrol 2. kvartal 2017
 
Behandling af egenkontrol for 2. kvartal 2017.
 
Materialet er sendt til bestyrelsen den 14. juli 207 fra Administrationen. Genfremsendt fra BHJ 29/7-2017
 
 
Oplæg eftersendes.
 
Skal udfyldes inden den 15. august 2017.
 
Indstilling:
Udfydlt oplæg indstilles til godkendelse.
 
 
 
 
 
Ok.
3 Oplæg til regler for udlejning af bilejemål
 
Reglerne skal godkendes på et afdelingsmøde.
 
Udlejning omfatter kun opgangsrum. Kælderrum genudlejes ikke og er inddraget siden år 2000.
 
Beslutning på bestyrelsesmødet den 29.03.2017 er endnu ikke effektueret.
 
Oplæg fremsendt til bestyrelsen fra BHJ 29/7-2017.
 
Indstilling:
 
Indstilles til afdelingsmødets godkendelse
 
Godkendt.
4 Oplæg til regler for udlejning af Beboerhus.
 
Oplæg til regler for udlejning til beboerhus til behandling. JNI bemærkninger og tidligere drøftelser indgår i materialet. Det er ønsket, at evt. tvivlspørgsmål skal være afklaret i reglerne, uanset at dette betyder, at det er omfattende.
 
Følgende forhold er fortsat ikke endnu afklaret:
Inventar
Indbetaling
Låsesystem
Webadgang til booking af lokale
 
Der skal udarbejdes en række tjeklister, som skal lette beboernes overblik.
 
Oplæg sendt til bestyrelsen fra BHj 29/7-2017. Skal behandles på det kommende afdelingsmøde.
 
Indstilling.
 
 
Foreløbig drøftelse. Der arbejdes videre.
5 Oplæg til udstyr (service beboerhus)
 
Oplæg fra Jeannette og Annie på grundlag af SKI-leverandør.
 
Eftersendes.
 
Indstilling:
 
 
 
1.oplæg. JNI og ANI arbejder videre med det. Vi får en konsulent ud.
6 Oplæg til ændring af Husorden
 
Boligforeningen har udarbejdet oplæg til ny standardhusorden.
 
Ændringer er indarbejdet i afdelingens husorden.
Ændringerne skal forelægges det kommende afdelingsmøde.
 
 
Indstilling:
 
Indstilles til godkendelse.
 
 
Ingen væsentlige bemærkninger.
7 Oplæg til ændring af vedligeholdelsesreglement
 
Status for Jeanettes og Annies arbejde.
 
Udskydes til efter det ordinære afdelingsmøde.
8 Parkeringsregler
 
Det har været planen, at parkeringsreglerne skulle tages op til revision, når Helhedsplanen er afsluttet.
 
det giver ikke mening at drøfte forholdene før skurby er fjernet og miljøstation og garage er etableret
 
Det foreslås, at vi holder en workshop, når helhedsplanen er færdig, så vi kan få inspiration til afdelingsbestyrelsens det videre arbejde. Ændringer skal senere forelægges på et afdelingsmøde.
 
Indstilling:
 
 
Ok.
9 Minol – webadgang til målere
 
Der er i juni måneds nyhedsbrev orienteret om problemerne med webadgang til elektronisk aflæsning af målerne
 
Der er henover sommeren arbejdet med problemet.
 
Der er problemer med at få softwaren til at vise korrekte tal for relevante perioder. Grunddata findes korrekt.
 
Desværre betyder det, at vi ikke rigtig kan sættes fokus på vand og afholde de lovede informationsmøde.
 
Afdelingens totale vandforbrug ser fornuftigt ud og er faldende
 
Dette kan sagtens betyde, at der er beboere , der har et uforholdsmæssigt stort vandforbrug. Indtil der bliver elektronisk adgang til vandforbruget  må den enkelte beboer selv følge med på sine manuelle målere.
 
Indstilling:
 
Tages til efterretning.
 
 
Taget til efterretning.
10 Udbud af istandsættelse af flyttelejligheder og digitalopmåling
 
Arbejdet med udbud af flyttelejligheder er nu i gang. Der er fremvisning den 2. august 2017.
 
I den kommende tid kommer der til at blive foretaget opmåling af lejligheder. Dette betyder, at der skal være adgang til en række boliger.
 
Information vil blive udsendt til de berørte + på vores website.
 
De berørte afdelinger orienteres om resultatet af udbuddene den 24. august 2017.
 
Indstilling:
 
Tages til efterretning.
 
Orientering.
11 Låsesystem
 
Rådgiver har modtaget tilbud.
 
Materiale er sendt til bestyrelsen.
 
Økonomi. DV-plan og evt. Helhedsplan.
 
Indstilling:
 
Låsesystem med billigste tilbud til beboerhus anskaffes. Dog under forudsætning af tilfredsstillende afklaring af en række spørgsmål med rådgiver/projektleder.
 
Godkendt.
12 Ny ejendomsfunktionær
 
Efter at Dan Aalberg er gået på efterløn har vi ansat Klaus Hastrup som ny ejendomsfunktionær.
 
 
Orientering.
13 Funktionærrum – under vaskeri (Helhedsplan)
 
Materiale sendt til bestyrelsen
Helhedsplanen har modtaget tilbud og forventes sat i gang snarest. Er ikke en del af BNS’s entreprise.
 
Uafklaret spørgsmål vedr. nødudgang.
 
Udsendt til afdelingsbestyrelsen 29/7-2017.
 
Økonomi – en del af helhedsplanen.
 
Indstilling.
 
Indstilles til godkendelse.
 
Ok.
14 Nye hoveddøre
 
Det har tidligere været ønske om ny hoveddøre.
 
En udskiftning vil medføre, at vi samtidig får nye låse og malede døre og karme.
 
En udskiftning vil således medføre besparelse på maling og senere evt. udskiftning af låse.
 
Skal i givet fald finansieres ved optagelse af lån.
 
Bestyrelsen skal tage stilling til om det er noget, der skal arbejdes videre med. I givet fald skal afdelingsmødet beslutte om der skal arbejdes videre med sagen og samtidig træffe beslutning om udskydelse af maling af opgange. Et evt. oplæg om nyre døre med økonomi skal forelægges på et ex. Afdelingsmøde.
 
Indstilling:
 
Vi tager op på afdelingsmødet om der skal arbejdes med sagen. I givet fald skal maling af døre udskydes.
15 Helhedsplanen
 
Rådgiver og entreprenør har arbejdet med afklaring af uenighedspunkter. Resultat er endnu ikke modtaget. Det forventes, at der kan orienteres om sagen på afdelingsmøde.
 
Der har igen været opfølgning på manglende nedløbsrør – nødløsning etableret. Afløb renset.
 
Intet nyt om belysning – der rykkes regelmæssigt.
 
En beboer har i forbindelse med højhusbranden i London spurgt til vores isolering. Det er oplyst, at vi opfylder  myndighedernes krav og benytter stenuld/rockwool. I øvrigt er isolering sat uden på de gamle murstensfacader.
 
Den sydlige del af blok 22 generes fortsat af, at ventilationen lejlighedsvis larmer – er sket to gange i løbet sommeren. Fejl skal findes, da vi ikke har problemet andre steder.
 
Arbejdet med de grønne områder skrider frem.
 
Orientering.
16 Bioaffald
 
Kommunen har besluttet, at der skal særskilt indsamling af bioaffald.
 
Kommunen leverer tilsyneladende poser og stativer til beboerne. Vi skal have afleveret containere til bioaffald.
 
Tilsyneladende skal Valby starte i uge 39.
 
Indstilling:
 
Sagen følges.
Orientering.
Bestyrelsesmøde 4. juli 2017 01-08-2017
Bestyrelsesmøde tirsdag den 4. juli 2017.
Til stede: Jeanette, Annie, Hans-Christian, Fatma og BHJ.
 
 
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Budget 2018 og DV-plan
 
Revideret planer med tilretninger er modtaget og sendt til bestyrelsen.
 
 
Indstilling:
Indstilles til afdelingsmødets godkendelse. Begrundelser skal præciseres og det skal bemærkes at budgettet betyder, at vaskeripriserne sættes op med 3 kr.
 
Ok, inklusiv vaskeripris
sættes op med
3 kroner.
2 Budget 2017 – fejl i opkrævning af boligafgift.
 
Drøftet på kontoraften og materiale sendt til bestyrelsen.
 
Som meddelt i nyhedsbrev til beboerne skal boligafgiften sættes ned.
 
Fortsat uafklaret om det kan nås til 1. august 2017.
 
Indstilling:
Tages til efterretning.
 
 
 
 
 
Taget til efterretning.
3 Minol – elektronisk adgang til aflæsning af vand- og varmemålere
 
Mødet har været afholdt med Minol den 22-6-2017. Software skal rettes før systemet kan tages i anvendelse.
 
Tidshorisont uafklaret.
 
Orienteringspunkt.
 
Til orientering.
4 Beboerhus - evt. møbler i atrium-gang.
 
Drøftelse af evt. anskaffelse af møbler til atrium-gang, som evt. kan benyttes i forbindelse med udlejning af Salen.
 
Forskellige forslag har været sendt til bestyrelsen.
 
 
Der købes 3 sæt lounge møbler + en sofa.
5 Husorden – læhegn på altan
 
Vores nabo har som bekendt forbud mod læhegn på altan. Vi har med forbehold i husordenen besluttet meget præcist hvilke type læhegn, der må opsættes.
 
Et antal beboer, har valgt at opsætte en anden type hegn.
 
 
 
Der bliver fulgt op på det.
6 Ønske om nedtagning af skab/hylder i garderoberum
 
 
Vi har modtaget en henvendelse om nedtagning af hylder/garderobeskab i garderoberummet uden retableringspligt.
 
Indstilling:
Retableringspligt fastholdes, da det er en del af lejlighedens inventar, men undersøges nærmere.
Garderummet er ikke nævnt i vedligeholdelsesreglementet skal medtages i den kommende revision.
 
Godkendt som indstillet.
7 Gårdmand gået på efterløn
 
Rekrutteringsproces efter ny medarbejder er iværksat.
 
Til orientering.
8 Løbende sager
 
  • Renovering af elevatorer, brandudluftning og opsætning af røgmelder. Efter de foreløbige planer vil renovering af elevator blive påbegyndt i uge 46 og vil fortsætte ind i 2018.
 
  • Funktionærfaciliteter under vaskeribygning En del af helhedsplanen – forventes påbegyndt i eftersommeren
 
  • Forsøg med nyt Led- lys i kælder i blok 22 (SB123-131) Forventes iværksat efter sommerferien. De nye ”intelligente” lamper til forsøget er valgt og vil give mere lys iht til lysberegningerne og til en lavere løbende driftsomkostning.
 
  • Elektronisk låsesystem Indhentning af tilbud pågår.
 
  • Gardiner sættes op i beboerhus den 10. juli 2017
 
Til orientering.
9 Helhedsplanen
 
Intet nyt.
Intet nyt.
Bestyrelsesmøde 30. maj 2017 27-06-2017
 
     Bestyrelsesmøde tirsdag den 30. maj 2017.
Til stede: Jeanette, Annie, Fatma og BHJ
Afbud: HC
 
 
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Budget 2018
 
Oplæg modtaget fra Administrationen.
 
Der mangler en række tilpasninger som følger, at beboerhuset/Helhedsplanen ikke blev færdig i 2016. Ligeledes skal udbud vedr. flyttelejligheder indarbejdes. Endvidere skal oplæg til DV-plan justeres på nogle områder, så det tilpasses situationen efter helhedsplanen.
 
Det er pt. Svært at sige noget om det endelige resultat.
 
Udsendt til bestyrelsen
:20170526
 
Indstilling:
Der arbejdes videre med henblik på endelig fremlæggelse.
Der arbejdes videre med sagen.
2 Regnskabserklæring for regnskab 2016
 
Udfyldelse og indsendelse af regnskabserklæring for 2016 – den del der vedrører tiltag, der er iværksat efter regnskabsårets afslutning udfyldes ikke.
 
 
 
 
 
 
 
Ok.
3 Endelig referat fra det ex. Afd. Møde den 9. marts 2017.
 
Beslutningsreferat med afstemningsresultat var tilgængelig på web-site dagen efter mødet formalia omkring information er således opfyldt.
 
Det skal sikres at referent aflevere referat umiddelbart efter mødet,
 
Indstilling:
 
Referent og dirigent underskriver referatet.
 
Ok.
4 Forsøg med nyt kælderlys i blok 22
 
Efter oprettelse af kælderrum og varmecentraler i indhak, hvor der tidligere var vinduer er belysningen blevet forringet.
 
Vi har fået beregnet lys og modtaget tilbud på ”intelligent” led belysning i et forsøgsområde i blok 22.
 
Vi får væsentlige mere lys til en mindre drifts udgift.  Der vil dog være en tilbagebetalingstid.
 
Vil understøtte effektiviseringsstrategien
 
Udgifterne er afsat på DV-planen.
 
Indstilling:
Der indhentes til bud forsøgsopsætning, samt en på den samlede blok, hvis forsøget falder heldigt ud.
 
Godkendt.
5 Vandmåler
 
Status er pt. Uforandret.
 
Minol er blevet rykket for web-adgang.
 
Vi mangler at få fuldt op på de 10 beboere, der mangler at få tilslutning til web-adgang.
 
Noget tyder på, at ikke alle beboere er opmærksom på, at der hurtigt skal kunne gives adgang til vandmåler og hovedhane.
 
For vi ikke snart adgang kan det blive svært at nå den lovede korrektion af aconto-vand ved væsentlige afvigelser.
 
Orientering.
6 Kælderdøre nordgavle
 
Kælderdørene blokkenes (21,22 og23) syd gavle påbegyndes i denne uge
 
Orientering.
7 Helhedsplan
 
Arbejdet skrider frem med mangelafhjælpning mv. Der arbejdes ihærdigt på de grønne områder.
 
Vi har desværre nogle uafklarede forhold mellem Helhedsplan/ 1 års-gennemgang og drift.
 
En beboerbrochure har desværre endnu ikke etstade, hvor den kan udsendes.
 
Til efteretning.
8 Beboerhus – gardiner
Forslag til opsætning modtaget.
 
Lamelgardiner og persienne i køkken.
 
Afventer tilbud fra anden leverandør, således at bestilling kan foretages. Der må påregnes nogen leveringstid.
 
Økonomi: Dækkes af byggesagen.
 
Indstilling:
 
Formanden bemyndiges til at bestille bedste tilbud til pris, når begge tilbud foreligger.
 
 
Indstilling godkendt.
9 Låsesystem – beboerhus/kældre
 
Afklaringsmøde holdes fredag.
 
 
Orientering.
10 Idrætscontainer/Dronning Ingrids Hjem
 
Der har været møde med forstander, kundechef og afdelingsformand om placering af idrætscontainerne på Dronning Ingrids Hjem side af hegnet.
 
Vi er efterfølgende blevet orienteret om, at Dronning Ingrids Hjem har afvist flytningen med henvisning til Brandvæsenet.
 
 Skal herefter placeres på sædvanlig plads.
 
Indstilling:
 
Aftale om flytning og vilkår sættes i værk.
 
Bl.a. om fjernelse ved Helhedsplanens ophør, vedligeholdelse (må ikke skæmme udsyn fra beboerlokale) og aktiviteter på området underhensyn til placering og ny beplantning.
Orientering.
11 Undervisning i docunote
 
Tirsdag d. 20. juni kl. 16:00-19:00 i afdelingen.
 
 
 
Orientering.
Bestyrelsesmøde 2. maj 2017 27-06-2017
Bestyrelsesmøde onsdag den 2. maj 2017.
Til stede: HC, Jeanette, Annie, Fatma og BHJ
 
 
 
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Regnskab 2016
 
Materialet er sendt direkte til afdelingsbestyrelsen den 27. april 2017
 
Indstilling:
Endelig godkendelse af årsregnskab 2016 – overskud 2.220.917
 
Afdelingsmødet har besluttet, at den del der vedrører tilbagebetaling af ejedomsskat overføres til DV-planen til elevator.
 
Det indstilles – som tilkendegivet på afdelingsmødet – at den øvrige del af overskuddet også overføres til styrkelse af henlæggelserne til DV-planen i forbindelse med budget 2018.
 
Forelægges til orientering på efterårets ordinære afdelingsmøde
 
 
Godkendt.
2 Budgetopfølgning for 1. kvartal 2017
 
Materialet er sendt direkte til afdelingsbestyrelsen den 28. april 2017
 
 
Indstilling:
Giver ikke anledning til særlige bemærkninger.
 
 
Godkendt.
3 Elevatorsagen
 
Rådgiver er fundet.
 
 Der har været besigtigelse med projektleder, rådgiver og Annie hos AKB
 
 
Vi fastholder spejl og gelænder som de nuværende elevatorer.
4 Status på opfølgningssager fra mødet den 29. marts 2017 er uforandret.
 
 
Orientering.
Bestyrelsesmøde 29. marts 2017 07-04-2017
     Bestyrelsesmøde onsdag den 29. marts 2017.
Til stede: HC, Jeanette, Annie, Fatma og BHJ
 
 
 
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Ex afdelingsmøde 9. marts 2017 – godkendelse af referat.
 
Referat afventes
 
 
High light fra mødet er lagt ud på hjemmesiden. Referat følger.
2 Evaluering af afdelingsmødet 9. marts 2017.
 
 
Mødets forløb er drøftet.
3 Budgetopfølgning ultimo FEB 2017.
 
Udsendt til bestyrelsen den 24. marts 2017.
 
Ingen bemærkninger.
4 Regnskab 2016
 
Final budgetopfølgning modtaget og udsendt til afdelingsbestyrelsen 24. marts 2016.
 
Overskud:
 
Overskuddet kan henføres:
 
  • Manglende færdiggørelse af helhedsplan med beboerhus
 
  • Besparelser på energi og vand
 
  • Besparelser på forsikring
 
  • Tilbagebetaling af ejendomskat som følge af vurderingsændring.
 
Tilbagebetaling af ejendomskat indgår teknisk i overskuddet. Tilbagebetalingen har afdelingsmødet den 9. marts 2017 disponeret over.
 
Overskud 2,2 millioner
Afdelingsmødet har den 9. marts 2017 truffet beslutning om overførsel af forventet tilbagebetaling af ejendomsskat til Elevator/DV-plan (Opgjort på daværende tidspunkt til 1.1 millioner + renter).
 
I henhold til afdelingsmødets henstilling overføres rest overskuddet til styrkelse af DV-plan – dækning af elevatorer.
 
Indstilling:
 
Regnskabet indstilles til godkendelse og den ikke disponerede del af overskuddet indstilles overført til styrkelse af henlæggelse til DV-planen, jf. afdelingsmødets indstilling den 9. marts 2017.
 
Gennemgået og indstilling godkendes.
5 Årlig kontrol af parkeringslicenser
 
Status for kontrollen.
 
Der skal inddrages en licens og vi mangler fortsat tilbagemelding. BHJ rykker AAB.
6
 
Nye døre – nordgavl SB 109, 121 og 131
 
Efter godkendelse fa pilotprojekt vedr. dør i SB 99 er der indhentet tilbud fra et par leverandører på de øvrige døre.
 
Tilbud er godkendt og ordre afgivet.
 
Finansieres via DV-planen.
 
Forventes sat op ultimo maj/juni måned.
 
Taget til efterretning.
7
 
Renovering af elevatorer
 
Status vedr. Rådgiver og udbud.
 
Renovering forventes først påbegyndt i september måned.
 
Taget til efterretning.
6 Brandventilation
 
Udskiftning af brandventilation tages med sammen med elevatorer.
 
Rådgiver skal komme med oplæg og et økonomisk skøn.
 
Medtaget på DV-planen.
 
Indstilling:
Tages med nu. Når ajourført økonomi skøn foreligger tages stilling til det videre forløb.
 
Godkendt.
8 Status ved udbud flyttelejligheder og digital opmåling.
 
Administrationen er i dialog om de indledende øvelser.
 
 
Orientering.
9
 
Henvendelse fra Team udlejning om bi-lejemål mv.
 
Vi skal have indberettet hvilke bi-lejemål vi har og reglerne for udlejning, som skal godkendes på et afdelingsmøde
 
Vi udlejer kun opgangsrum. Efter år 2000 er der ikke foretaget udlejning af ekstra rum i kældrene. Ekstra kælderrum inddrages i takt med fraflytning.
 
Ledige opgangsrum udlejes efter opslag og efter bo- anciennitet. Uafklaret om dette sker efter beslutning på et afdelingsmøde – skal med på efterårets afdelingsmøde.
 
Indstilling:
 
Der arbejdes videre med sagen og skabes overblik.
 
Ansvarlig skal udpeges og tidshorisont.
 
Kælderrum udlejes ikke længere. Opgangsrum Udlejes til beboere med højest anciennitet i den pågældende opgang. Regelsæt skal på afdelingsmøde. Er rummet overtaget uberettiget inddrages det og opslås efter reglerne.
10 Henvendelse fra Team udlejning 3/3-2017
Ønsker følgende afklaret:
 
  1. Er der personer uden en AAB-mail, der har behov for mails om genudlejning og fraflytning?
 
2.    Følger der hårde hvidevarer med i lejemålet?
a.    Hvis ja: Hvilke?
 
3.    Har I ønsker til konkrete ugedage/tidspunkter for fremvisning, i de tilfælde, hvor afdelingen skal stå for at fremvise en ledig bolig?
a.    Hvis ja: hvilke?
 
4.    Har I brug for en fast ekstraperiode til nyt køkken og/eller bad?
a.    Hvis ja: Hvor lang tid – og til hvad?”
 
 
Vi ønsker fremvisning mandag og onsdag 18-19.
11 Overblik og brug af cykel og barnevognsrum
 
Database er tilsyneladende ikke blevet opdateret.
 
 
Materiale skal gennemgås og opdateres.
Ansvarlig skal udpeges.
 
 
Annie og HC tager sig af dette.
12 Udlevering af nøgler til vandskakt
 
Opgaven overtages fra Mette C.
 
Materiale gennemgang og klargøres til brug.
 
Ansvarlig skal udpeges/tidshorisont.
 
JNI følger op ang mapper og nøgler.
13
 
Anskaffelse af borde og stole til beboerlokale
 
Drøftet med bestyrelsesmødet den 14/2-2017.
 
Anskaffelse af hvide borde med hvide bordplader bedes genovervejet.
 
Lokalerne er meget hvide, derfor virker hvide borde noget gammeldags. Det er undersøgt at man både i AAB og BL benytter mødeborde i antracit.
 
Mødestole kan fås i sort og med fast mulighed for sammenkobling. Antal ændres til 95 – da der skulle bruges nogle stole i forkontor.
 
Borde i antracit. 100 stole i sort, både stof og ben og med koblingsbeslag.
14 Udpegning af medlem til den sociale Helhedsplanens følgegruppe.
 
Iht. Beslutning på kontoraften er Jeanette Nissen indstillet til at deltage i styregruppen.
 
Indstilling:
 
Indstilling følges.
 
Godkendt.
15 ”Familiemøde” den 23. marts 2017 – boligforeningens start på effektiviserings-processen.
 
”Familiemøde” er betegnelsen for, at sammenlignelige afdelinger drøfter økonomi og indkøb.
 
BHJ og ASK deltog i mødet.
 
Et væsentlig fokus område er flyttelejligheder. Her er vi med i forsøget med digitalopmåling og fælles udbud. Så her afventes resultatet af forsøget.
 
Kort orientering. Der følges op på emnet.
16 Beboerhus – porcelæn – opfølgning status
 
ASK og JNI fik på bestyrelsesmødet 25/10-2016 i opdrag at arbejde med denne sag.
 
JNI følger op.
17 Beboerhus – regler for udlejning – opfølgning status
 
JNI 14/2-2017
 
Der skal udarbejdes regler for brug af huset og ske fastsættelse af priser.
 
Under proces.
18 Beboerhus – gardiner
 
Hvad skal i have af gardiner – lamel til de store vinduer?
 
Tilbudsindhentning skal sættes i proces.
 
Der skal opsættes persienner i anretter- køkkenet. Derudover ønskes opsat lameller i resten af hele beboerhuset. I farverne creme eller grå.
19 Brochure vedr. ændringer som følge af helhedsplanen – opfølgning status
 
Helhedsplanens har fremsendt revideret oplæg den 17. januar 2017 til kommentering
 
Afventer bestyrelsesmedlemmernes tilbagemelding.
Der arbejdes fortsat med brochure.
20 Undervisning i Docunote – boligforeningens dokumenthåndteringssystem
 
 
Tirsdag den 30.maj 2017 kl. 9:00-12:00 i afdelingen.
 
3 bestyrelses- medlemmer deltager.
21 Vand kælder i blok 24
 
Der har igen været vand på gulvet i blok 24.
 
Der er foretaget besigtigelse med rådgiver og projektleder.
 
Der kommer ikke længere vand ind i barnevognsrum. Afslutning af støbning skal foretages + rengøring. Det øvrige vand skyldes formentlig vand fra altannedløb, der ikke ledes bort. Sker i forbindelse med færdiggørelse af LAR-projekt. Afventer dette.
Orientering.
22 Lys kældre
 
Der er bedt om konsulent- besøg vedr. belysning i kældre. Bedre lys og måske billigere ved omlægning til LED.
 
Afhængig af økonomi kan der blive om at noget udføres i 2017 og noget senere.
 
Orientering.
23 Helhedsplan
 
Boligafgiftsforhøjelsen i juni 2016 med 10%+600 kr. var en aconto forhøjelsen. Alt tyder på, at der kommer en yderligere stigning. Det forventes dog fortsat, at vi kan holde os inden for beslutningsgrundlaget på 13% + 600 kr.
 
Der er taget hensyn til godkendte ekstra arbejde, men der må tages forbehold for en række uenighedspunkter begge veje.
 
Vi skal være opmærksomme på, at alle ønsker om ekstra ting eller kompenserende foranstaltninger fx mere lys vil påvirke det samlede regnskab.
 
 
Orientering.
Bestyrelsesmøde 21. februar 2017 24-02-2017
Bestyrelsesmøde tirsdag den 21. februar 2017.
Til stede: HC, Jeanette, Annie, Fatma og BHJ
 
 
 
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Forretningsføreraftale om elevatorer
 
Godkendelse af forretningsføreraftaler vedr. renovering af elevatorer.
 
 
Godkendt
2 Dagsorden ex. afdelingsmøde
 
Fastlæggelse af mødedato.
 
Vi bliver nødt til at holde det i vaskeriet.
 
Følgende punkter skal behandles:
 
  • Orientering om ejendomsvurdering
  • Disponering af tilbagebetaling af ejendomsskat
  • Renovering af elevatorer
  • Ansøgning om tillægsbevilling til elevatorer
  • Ansøgning om tillægsbevilling låse.
 
Udkast til dagsorden med anmodning om kommentering er fremsendt den 18. februar 2017.
 
Godkendt. Afholdes den 9.03.17.
 
3 Varme- og vandmålere
 
Vi har fortsat 10 beboere, der selv efter 2. varsling ikke har givet adgang til deres lejlighed.
 
Dette byder, at den elektroniske adgang til varme- og vandmålere forsinkes.
 
De pågældende får en chance mere, hvorefter vi må bede fogedret og låsesmed om bistand. De pågældende kommer til at betale de ekstra udgifter.
Ok
Bestyrelsesmøde 14. ferbuar 2017 24-02-2017
Bestyrelsesmøde tirsdag den 14. februar 2017.
Til stede:  HC, Jeanette, Annie, og BHJ
 
Afbud: Fatma
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Ejendomsvurdering
 
AAB har efter ”No cure No pay” princippet hyret et advokatfirma til at se på ejendoms-vurderingerne.
 
Advokatfirmaets klage over ejendomsvurderingen har båret frugt.
 
Skat har udsendt en agterskrivelser, hvoraf det fremgår at ejendomsvurderingen per 1. oktober 2012 er ændret fra 75.411.300 kr. til 64.442.400 kr. Skrivelsen er snedt til den samlede bestyrelse 24/1-2017
 
Ændringen har virkningen for skatteåret 2014.
 
Afgørelsen betyder, at vi for 2014-2016 skal have tilbagebetalt grundskyld (ejendomsskat) ca. 1.1 million + afsavnsrenter. Advokathonoraret udgør 30%.
 
Herudover nedsættes grundskyld ejendomsskatten for 2017 og frem. Her fragår også en honorarandel til advokatfirmaet fra 2017-2021.
 
Afgørelsen er anket, da vores advokatfirma har nedlagt påstand om, at der er grundlag for ekstraordinær genoptagelse af ejendomsvurderingen 2008.
 
Det er uafklaret om påstanden om ændring tilbage fra 2008 vil påvirke udbetaling af for meget betalt grundskyld for 2014 og frem.
 
Tilbagebetalingen vil iht. boligforeningens praksis blive brugt til at styrke henlæggelserne til Drift og Vedligeholdelsesplanen.
 
Kan være med til at finansiere elevatorreno-veringen.
Ok
2 DV-plan 2018
 
Godkendelse af endelig udkast.
Planen har været behandlet på en kontor-aften + BHJ/ask har haft møde om planen med vores driftskoordinator.
 
Endelig udkast er fremsendt til hele afdelingsbestyrelsen 8/2-2017.
 
DV-planen indebærer, at der skal flyttes 250.000 fra konto 115 til henlæggelse til DV-planen gr. flytning af aktiviteter, der tidligere har været udført under konto 115.
 
Skal behandles på afdelingsmødet sammen med regnskabet. En hel eller delvis godkendelse kan dog komme på tale før i forbindelse med bl.a. elevatorsagen.
 
 
 
Ok
3 Vedligeholdelse af elevatorer
 
Vi har henlagt midler til vedligeholdelse af elevatorer på DV-planen. Det har været hensigten at påbegynde dette projekt, når helhedsplanen blev færdig.
 
Naboen AKB har samme elevatorer som os og med samme alder. AKB begynder renovering af elevatorer i uge 7.
 
Vi kan se at der ikke er afsat tilstrækkelige midler i den nuværende DV-plan (ca. 5 millioner inkl. overskud fra 2015).
 
Der har den 31. januar 2017 været afholdt møde med Otis omkring elevatorernes stand. Det blev bl.a. oplyst, at det grundet alderen er svært at skaffe reservedele. En delvis renovering kan ikke anbefales, da nyt og gammelt ikke kan arbejde sammen. Grundet placering er det ikke muligt at gøre elevatorerne større.
 
Der er næppe mange andre mulighed for renovering end den3/2-2017, som AKB har valgt.
 
Det er tidligere udmeldt, at der vil blive indkaldt til møde om elevatorerne.
 
BHj har udarbejdet udkast til krav til en renovering af elevatorer. Udsendt til kommentering i bestyrelsen den.
 
Vi er i øvrigt nu i en situation hvor elevatoren i SB 125 har været ude af drift i flere dage gr. manglende reservedele.
 
Indstilling:
Der arbejdes videre med et elevatorprojekt på grundlag af oplægget.
 
Formanden bemyndiges til at indgå de fornødne aftaler med driftskoordinator og rådgiver.
 
Der arbejdes videre med finansiering via afsatte midler, tilbagebetalt ejendomsskat og et evt. overskud. Der afholdes afdelingsmøde, når der er tilstrækkelig klarhed
 
 
Ok
4 Elektronisk låsesystem
 
Afdelingsmødet har den 29. september 2016 besluttet, at afsætte midler til elektronisk låsesystem i kældere, beboerhus/vaskeribygning og miljøstation.
 
BHJ har udarbejde et samlet krav til en fleksibel anvendelse af elektroniske låse i både beboerhus, blokke og øvrige områder. Dette skal være dimensioneret og planlagt, når selve systemet anskaffes, uanset at ikke alle enheder anskaffes samtidig.
 
Beslutning om system og låse i relation til helhedsplan haster. De pågældende afdelinger har været meget tilfreds med de valgte løsninger.
 
BHj har været på besøg i to andre AAB afdelinger for at se på mulighederne.
 
Oplægget er udsendt til kommentering hos bestyrelsen 7. februar 2017.
 
Gennemførelse af beslutning på seneste afdelingsmøde kræver formentlig, at der afsættes yderligere midler. Dette er der plads til i DV-planen, men kræver en afdelingsmødebeslutning.
 
Indstilling:
 
Oplæg godkendes og indgår i det videre arbejde.
 
Formanden bemyndiges til at indgå de fornødne aftale med AAB og rådgiver.
 
Tilbud indhentes således, at projektet kan deles op i etaper, hvor vi prioritere låsesystem og låse i relation til helhedsplanen først. Sættes i gang straks. Øvrige faser er afhængig af økonomien og sættes i givet fald først i kraft efter beslutning på et afdelingsmøde.
 
 
Ok
5 Husordenssager
 
Vi har haft en række husordens sager som der er taget hånd om.
 
  • Henstilling af affald i kælder
  • Henstilling af elektronik i kælder
  • Rystning af tæpper fra altan, så der havner affald hos underbo
  • Fodring af måger fra altan (og dermed rotter på terræn)
  • Legetøj ryger fra altan ned til underbo – børn for små til at være på altan.
 
Området er stadig nedprioriteret gr. Andre tidskrævende sager.
 
Taget til efterretning
6 Parkeringssystem
 
Det årlige tjek om licensindehavere opfylder betingelserne for at have licens er iværksat i januar måned.
 
Bor bruger/ejer af bilen ikke længere i afdelingen inddrages licens. Beboer skulle sådan set selv have gjort opmærksom på det.
                            
Materialet fra Administrationen afventes til det videre arbejde
 
Taget til efterretning
6 Ventilationsanlæg
 
Anlægget er nu klart. Driftspersonale er gd. præsenteret for anlægget.
 
Beboerne er i et nyhedsbrev for JAN 2017 bedt om tilbagemelding, hvis de mener noget fortsat er galt.
 
Der er modtaget 6 henvendelser, som behandles af Byggesagen.
 
Nogle af henvendelser handler om, at der samler sig (sort) støv omkring indblæsningsventilerne. Dette er ikke støv fra indblæsningen, men støv fra stue/værelser, der samler sig grundet lufthvirvlerne fra indblæsningen.  
 
Taget til efterretning
7 Afløser for ejendomsfunktionær
 
Der skal ansættes en afløser, da en ejendomsfunktionær vil være fraværende i en periode.
 
Ok
8 HOFOR’s pris ”Den gyldne termostat”
 
Afdelingen er nomineret til prisen ”Den gyldne termostat”
 
Vi er således en af tre, der er blevet nomineret.
 
En pris som indstiftet til at påskønne varmecentraler, der har opnået væsentlige besparelser.
 
Det er varmecentralen i blokken SB 123-131, der er grundlag for prisen.
 
Ok
9 Fjernovervågning af ventilationsanlæg og varmeforsyning.
 
For at optimere drift og komfort etableres der netværksforbindelse til både ventilationsanlæg og varmeforsyning.
 
Begge er i forvejen forberedt for tilslutning, så det er kun netværksforbindelsen, der mangler. Dvs. ledningstræk til knudepunkt i den enkelte blok.
 
Indstilling:
De fornødne netværk etableres. 
 
Ok
10 Vandforbrug
Afdelingens totale vandforbrug er faldet fra 35.077m3 i 2015 til 27.092 m3 i 2016.
 
Fra januar 2016 til januar 2017 er vandforbruget faldet fra 2.554 m3 til 23.17 m3. Vandforbruget er højere på søndage end andre dage. Vi har ikke tal på fordelingen af fælles vand og vand til boligerne.
 
Vi har i budget 2016 budgetteret med et vandforbrug i boligerne på 28.101 m3
 
Vi kan forvente en tilbagebetaling på ca. 400.000 kr. for 2016.
 
 
BHj oplyste, at der dog mangler regning for den del af vandet,  der er kørt uden om hovedmåler i forbindelse med udskiftnings af vandmåler.
 
Taget til efterretning
11 Beboerhus – møbler
 
Afdelingsbestyrelsen har besøgt udbyder af møbler.
 
 
Salen har kapacitet til 48 spisende gæster (12* 4 mands borde 120*80) og Lokalet har plads til 24 ved borde (6* 4 mandsborde) af hensyn til fleksibiliteten.
 
Vi har fra det gamle selskabslokale, 40 ekstra stole og 2 stolevogne. Kan bruges ved biograf-opstilling.
 
Indstilling:
Der bestilles 72 stole + 8 reserve, samlingsbeslag til biografopstilling og et antal armlæn og 12 klapborde – hvid plade - (til Salen, hvor der er plads til 48 spisende gæster)+ 6 til Lokalet (24 siddende) dvs 80 stole og 18 4 mandsborde-
 
Kørevogne til stole og borde.
 
Der tages senere stilling til evt. anskaffelse af sofa/bord til gang, når plads er nærmere vurderet efter færdiggørelse.
 
2 høje barnestole
 
Økonomi: Afholdes af helhedsplan
 
Ok
12 Beboerhus – porcelæn
 
ASK og JNI fik på bestyrelsesmødet 25/10-2016 i opdrag at arbejde med denne sag.
 
 
13 Beboerhus – regler for udlejning
 
Der skal udarbejdes regler for brug af huset og ske fastsættelse af priser.
 
Jeanette laver et oplæg
14 Studiebesøg hos Lacuna døre
 
Firmaet har givet hos mulighed for at besøge firmaet og få nærmere gennemgang af de nye foldedøre funktionalitet og ikke mindst den løbende vedligeholdelse.
 
Indstilling:
BHJ og HCL deltager fra bestyrelsen og to funktionærer. Afdelingen betaler selv udgifterne.
 
Ok
15 Brochure vedr. ændringer som følge af helhedsplanen
 
Helhedsplanens har fremsendt revideret oplæg den 17. januar 2017 til kommentering
 
Afventer bestyrelsesmedlemmernes tilbagemelding.
Ok, vi melder tilbage
16 Revision af Vedligeholdelsesreglement
 
ASK/JNI har til opgave at komme med oplæg.
 
BHJ har som en midlertidig løsning. Fået til opgave at medtage relevante afdelingsmøde-beslutninger, som et bilag til vedligeholdelsesreglementet.
 
Helhedsplan. kort orientering om status
17 HTH køkken – K21 beslag
Kun blok 23 og blok 24 er ramt af fejlen. HTH er i gang med udbedring. Styres af Byggesag /HTH.
 
Taget til efterretning
18 Pilot-forsøg med IT
 
Afdelingen er pilotafdelingen i AAB’s pilotprojekt, hvor data gennem centralt på AAB’s server – et elektronisk dokumenthåndteringssystem. Det er formålet med projektet at både administration og afdeling kan arbejder med fælles dokumenter og derved undgår dobbeltarbejde og få den fornødne vidensdeling.
 
 Undervisning i marts og april.
 
Vi skal på et tidspunkt tage stilling af evt. flytning af vores elektroniske arkiv og vores omfattende papirarkiv. Skal papirarkivet evt. skannes ind. Er ikke uden betydning for indretning af kontorfaciliteter.
 
 
Ok
19 Vedligeholdelsesreglement – ændring som følge af helhedsplan mv.
 
Udvalg med Annie og HC blev nedsat 29/6-2017. Dette er senere ændret til:
 
Dette er den aftalt, at formanden som en midlertidig løsning lægget afdelingsmøde-beslutninger ind som et tillæg til vedligeholdelsesreglement. Brochure fra byggesagen har også betydning for vedligeholdelsesreglementet.
 
Ok
20 Samarbejde/udbud flyttelejlighed
 
Afdelingsbestyrelsen har tidligere tiltrådt at vi indgå i et samarbejde om udbud vedr.  istandsættelse af flyttelejligheder.
 
Organisationsbestyrelsen har at på sit møde den 7. december 2016 besluttet et pilotprojekt omfattende afdeling 23, samt afdeling 50,70 og 98. De sidste afdelinger som et fælles udbud for at opnå en vis volume.
 
Der skal i forbindelse med projektet ske opmåling og digitalisering af tegninger for samtlige lejligheder.
 
Erfaring i branchen viser at et professionelt gennemført udbud kan give betydelige besparelser for både fraflytter og afdelingen.
 
Digitalisering af tegninger skal finansiere af et lån ydet af Dispositionsfonden og skal godkendes på et afdelingsmøde.
 
 
Ok
21 Beboerklagenævnssag
 
Vi har haft en klage til behandling i beboerklagenævnet vedr. indflytning.
 
Afgørelse: ”Nævnet fandt ikke grundlag for at pålægge udlejer, at udbedre manglerne.”
 
Det nævnes bl.a. i afgørelsen, at der er nogle elementer som skal tjekkes i forbindelse med byggesagens mangelgennemgang.
 
Taget til efterretning
22 Effektivisering
Regeringen, KL og Boligselskaberne har indgået en aftale omkring effektivisering.
 
Boligforeningen har iværksat et arbejde omkring udmøntning af aftalen.
 
Der vil bl.a. holdt ”familiemøder”, hvor man kigger på udgifterne. Møder som bestyrelsen forventes at deltage i.
 
Aftalen sætter bl.a. fokus på samdrift, sammenlægning, fælles indkøb, udbud og meget andet.
 
Taget til efterretning
Betsyrelsesmøde 3. januar 2017 24-02-2017
Bestyrelsesmøde tirsdag den 3. januar 2017.
Til stede: HC, Jeanette, Annie, Fatma og BHJ
 
 
 
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Overførsel af ubrugte DV-plans-midler fra 2016 til 2017
 
Som følge af Helhedsplanen er der en hel del DV-planarbejder, der ikke er gennemført.
 
Afdelingsmødet har den 29. september 2016 godkendt en indstilling om, at afdelingsbestyrelsen kan søge om at få DV-plans aktiviteter og midler overført til 2017.
 
Indstilling:
Ansøgning afsendes.
Bilag udleveret på mødet
 
Tiltrådt.
2 Vedligeholdelsesreglement
 
Der er på afdelingsmødet den 23. september 2016 vedtaget ændring af vedligeholdelsesreglementet, som følge af helhedsplanen og dels truffet beslutning om at komfur og køle-fryseskabe udgår af afdelingens drift.
 
Der mangler forsat en række driftsmæssige informationer fra Helhedsplanen før en endelig revision kan foreligge.
 
Det foreslås derfor, at tillæggene tilføjes Vedligeholdelsesreglementet indtil et nyt vedligeholdelsesreglement kan være klart, således at der ikke skal ledes flere steder.
 
 
Tiltrådt.
 
Bestyrelsesmøde 13. december 2016 13-12-2016
Bestyrelsesmøde tirsdag den 13. december 2016.  
Til stede: HC, Jeanette, Annie, Fatma og BHJ
 
 
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Basale stensøjler til indgangsparti
 
Nykredit har bevilget et tilskud på 50.000 kr.
 
Der mangler ca. 20.000 kr.
 
Indstilling:
 
Det manglende beløb bevilges og anskaffelse sættes i proces.
 
Skal tilpasses infrastrukturprojektet og reservation skal foretages.
 
Godkendt.
2 Møde om byggesagen 12. december 2016 med projektleder.
 
Kort orientering om status. Intet der typer på at beboerhus bliver færdigt i 2016.
 
Der arbejdes med en række aktiviteter, hvor fremdriften ikke er synlig.
 
BHJ havde på mødet konstateret, at der ikke synes at være nogen sammenhæng mellem BNS’s udsagn på mødet med advokat og det virkelige liv i afdeling 50.
 
På byggemødet 13. december 2016 blev det oplyst, at BNS forventer, at man er færdig medio februar med facader og beboerhus.
 
 
 
Taget til efterretning.
Bestyrelsesmøde 29. november 2016 13-12-2016
Bestyrelsesmøde tirsdag den 29. november 2016.  
Til stede: HC, Jeanette, Annie, Fatma og BHJ
 
 
 
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Boligsociale Helhedsplan
 
Der har nu været afholdt møde (9/11-2016) med KAB’s bolig sociale konsulent Per Faurby og Line Skovgård fra AAB om det fremtidige samarbejde, herunder med den nye leder til den samlede helhedsplan.
 
Indstilling:
 
I overensstemmelse med Afdelingsmødet bemyndigelse tilslutter AAB Afdeling 50 Helhedsplanen.
 
 
Indstilling tiltrådt.
2 Henvendelse fra YouSee
 
Ønsker at tilbyde beboerne et servicetjek.
 
 
Vi ser ingen grund til, at AAB bliver involveret.
3 Opsætning af hjørneprofiler ved pudsen – indgangsparti
 
Ikke en del af byggesag.
 
Indstilling:
 
Udgiften afholdes af driften.
Tiltrådt.
4    
Bestyrelsesmøde 22. november 2016 13-12-2016
Bestyrelsesmøde tirsdag  den 22. november 2016.  
Til stede: HC, Jeanette, Annie og bhj
Fatma fraværende.
 
 
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Seniorgruppen er nu retableret og opfylder reglerne for beboerklubber.
 
 
Ok
2 Seniorgruppen søger om tilskud til et julearrangement.
 
Det indstilles at der ydes tilskud til kaffe og lidt sødt/knas i lighed med tidligere. I form af refusion af udgifter. Arrangementet skal være tilgængeligt for alle vore seniorer.
 
Ramme på 1000
Kr.
3 Hængende faktura fra leverandør
 
En leverandør har grundet overgang til nyt fakturasystem efterlyst betaling af en række faktura. Dette har afventet fremsendelse af fakturakopi med henblik på nærmere undersøgelse.
 
Undersøgelse er foretaget og betaling sat i proces.
 
ok
4 Byggesagen
 
Ny tidsplan er modtaget fredag – beboerhus bliver ikke færdigt inden årsskiftet.
 
Der er for tiden betydelig aktivitet på byggepladsen.
 
Der arbejdes med en løsning med isolering af luftsluserne. Der skal foretages et forsøg med en enkelt lejlighed.
 
Rådgiver arbejder med kravet til låse i foldedøre i stuelejlighederne
 
Der bliver snarest sat lamper op på ramperne.
 
 
Orientering
5 Mobilpay
 
Flere afdelinger har kørt forsøg med MobilPay-løsning for at undgå kontanter, bl.a. i forbindelse med udlejning af selskabslokaler.
 
Forsøget har været tilfredsstillende.
 
Anskaffelse drøftes.
 
Udskudt
6 Budgetopfølgning per 30. september 2016
 
Prognose overskud 1,6 mill., heraf vedr. de 800.000 ekstra lejeindtægter fra sammenlægningsboliger som skal indgå i buggesagen. Der er dialog med Administrationen.
 
Vi får som omtalt på afdelingsmødet en hel del ekstra udgifter som ikke indgår i byggesagen, men som har relation til beboerhus/vaskeri og kontor. Afholdes over drift og DV-plan.
 
 
 
Ok.
7
 
Ansøgning til Nykredit om tilskud til sten-søjler til indgangsparti
 
Nykredit har en fond, der kan give tilskud til kunst mv.
 
Der er forslag om, at der søges tilskud til 3 basalt stensøjle til opsætning ved ny indgang til beboerhus. Omkostninger udgør ca. 70.000 kr.
 
Notat udsendt til bestyrelsen.
 
 
Godkendt
8 Beboerhus
 
Der skal tages stilling til følgende:
 
  • Skal vindue i det nuværende forrum, som kommer til at være mod ny gang blændes.
  • Skal vindue i dør i det nuværende forrum, som kommer til at være mod ny gang blændes.
Kun vinduer i dør blændes
Bestyrelsesmøde 8. november 2016 13-12-2016
Bestyrelsesmøde tirsdag den 8. november 2016.  
Til stede: Jeanette, Annie, Fatma og BHJ
 
HC fraværende
 
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Opgavefordeling i bestyrelsen efter afdelingsmødet den 28. september 2016.
 
Indstilling ingen ændring.
 
Ok.
2 Udskiftning af kamera iværksættes.
 
Udskiftning iht. vedligeholdelsesplan til seneste version.
 
Økonomi- dækket af DV-plan.
Ok.
3 IT- beboerhus
Oplæg modtaget.
Primært ikke omfattet af helhedsplanen.
 
Indstilling.
Der arbejdes videre med oplæg.
 
Dækkes af løbende drift og en mindre del af DV-plan.
 
Godkendt.
4 Ventilation – syd del blok 22
 
Har sat i gang to nætter mellem søndag/mandag. Ventilationsfirma har endnu ikke fundet fejl Undersøger igen i ugens løb.
 
Ventilation er fortsat ikke afleveret fra byggesag.
 
Orientering.
5 Udskiftning af kælderdøre.
 
Udskiftning af kælderdøre og ændring fra indadgående til udadgående.
 
Kommer kun til at omfatte nordgavle.
 
Der etableres en forsøgsudskiftning i SB 99.
 
Der er afsat midler i DV-planen.
 
Ok.
6 Tilpasning af skakte, højhuse, til nye container-størrelse.
 
Nødvendigt arbejde, da der ellers ikke er plads til ny containerstørrelse.
 
Indstilling godkendes og tages over driften.
 
Ok.
Bestyrelsesmøde 25. oktober 2016 13-12-2016
Bestyrelsesmøde tirsdag den 25. oktober 2016.
Til stede: Jeanette, Annie, HC., Fatma og BHJ
 
Der er ikke modtaget emner til behandling fra andre.
1 efter bestyrelsen flytning til midlertidige lokaler i containeren ved SB 113.
 
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Helhedsplan
 
BNS’s direktør Mikkel Pedersen har bedt boligforeningen om et møde med de respektive advokater.
 
Der har været afholdt formøde med boligforeningens advokat Asger Larsen, vores rådgiver Domus arkitekter, byggechef, projektleder og afdeling 50’s formand.
 
Sagens forhold blev gennemgået og det blev besluttet, at tage mod tilbuddet om et møde, hvor sagens mulige afslutning kan drøftes.
 
Der er vel krav og modkrav i størrelsesordenen 20-30 millioner kr.
 
Mødet afholdes den 30.oktober 2016.
 
 
 Orientering
2 Helhedsplanen - låneoptagelse
 
På afdelingsmødet den 29. september 2016 blev det oplyst, at optagelse af kreditforeningslån afventer sagens afslutning, da der pt ikke betales renter på byggekreditten. Renten bliver overvåget således at lån kan optages ved stigende rente. Det blev samtidig oplyst, at afdelingsbestyrelsen lagde vægt på at få optaget lån, mens renten var lav af hensyn til de fremtidige udgifter.
 
Efter månedsskiftet er der kommet rente på byggekreditten. Administrationen har meddelt at optagelse af endelig kreditforeningslån iværksættes for den del af Helhedsplanen, der er færdig
 
 
Orientering
3 Helhedsplan – beboerhus/kontor/ Vaskeri
 
Ombygning af kontorområdet skal nu iværksættes. Dette betyder, at afdelings- og varmemesterkontor flytter over i Mette’s Container i en periode fra uge 44.
 
Orientering
4  Beboerhus/Vaskeribygning – porcelæn/ service
 
Planlægning af indkøb skal nu iværksættes. Skal være robust.
 
Typer og antal skal opgøres. Der tages udgangspunkt i inventarliste fra gammelt selskabslokale.
 
Det skal undersøges om vi har nok porcelæn fra gammelt selskabslokale til tekøkken i forbindelse med beboerlokale. Der skal evt. købes nogle solide glas.
 
Et par bestyrelsesmedlemmer skal udarbejde et hurtigt oplæg.
 
Midler er afsat i driftsbudget.
 
Jeanette og Annie udarbejder et oplæg til 22.november
5 Beboerhus/Vaskeribygning. Mødestole til afdelingskontoret + stole og borde til beboerhus.
 
Forslag til nye mødestole til afdelingskontoret skal fremskaffes.
 
 
 
Der skal fremskaffes brochurer til den 8.november
6 Vandsparemøde 12. oktober 2016 sammen med AKB og de sociale Helhedsplan
 
Tilbagemelding.
 
 
 
 
Orientering
8 Varmemåler og vandmåler
 
Opsætning foretages i uge 43 og 44.
 
Varsling er foretaget af Mette.
 
Det er uafklaret, hvornår der bliver elektronisk adgang til varme- og vandmåler.
 
Det indstilles, at der holdes et cafemøde i vaskeriet, hvor den elektroniske adgang vises frem.
 
Ok
9 Låsesystem
 
Formand og kasserer har set på forskellige løsninger, hvor specielt den tilhørende styringssoftware har været i fokus.
 
Der går efter et system, der kan benyttes både i beboerhus/vaskeribygning, blokke og miljøstation, samt tyverialarm, herunder de kommende pullerter/bomme.
 
Tilbud indhentes via helhedsplanen.
 
Økonomi skal dækkes via DV-planen og drift.
 
Det endelige projekt, herunder omfanget er afhængig af økonomien.
 
Indstilling:
 
Tilbud indhentes og afklaring foretages.
 
 
 
Godkendt
10 Antennebidrag
 
Administrationen har oplyst,
 
  • at der for 2015 ikke er indregnet et underskud fra tidligere
  • at der er sket fejl ved opkrævning af antennebidrag ved overgang til lille pakke
  • at der ikke er foretaget opkrævning af stigning af udgifter til YouSee og Copydan for 2016.
 
Der skal tages stilling til om indhentning af underskud skal deles over en periode.
 
Der arbejdes videre med sagen. Et underskud skal hentes over 2 år
11 Serviceaftale Ventilationsanlæg.
 
Der modtaget tilbud om serviceaftale på de nye ventilationsanlæg med halvårlig udskiftning af filter.
 
Indstilling:
aftale indgår + suppleres med at der samtidig skal foretages kontrolmåling i et antal lejligheder.
 
Økonomi: Medtaget i DV-planen.
 
Ok
12 Beboerhenvendelse – bilkørsel foran SB 131 og 123.
 
Henvendelse fra beboer gr. den omfattende bilkørsel foran SB 123 til SB 131.
 
Den nye husorden, som var uddelt som bilag 3 til dagsordenen, burde have været suppleret med et ekstra punkt under Parkering og motorkørsel med følgende ordlyd:
 
”Al bilkørsel udover syge-og handicaptransport samt i forbindelse med ind- og udflytning o.lign. er ikke tilladt på gangarealer.
Dette gælder tillige af- og pålæsning af dagligvarer og personer.”
 
 
 
Yderligere tiltag afventer bom.
13 Beboerhenvendelse – legetøj mv i opgange
 
 
Indpasses i forhold til ressource situationen
14 Beboerhenvendelse – episode i vaskeribygning.
 
 
Dybt bekymrende. Det videre forløb overvejes
15 Etablering af vagttelefon
 
Flere beboere har efterspurgt en vagttelefon, hvis der sker skader uden for normal arbejdstid.
 
Flere AAB afdelinger har indgået aftale med et servicefirma, således at beboerne kan kontakte vagten ved skader.
.
Det skal dog bemærkes, at det kun er helt akutte og nærmere defineres skader, som der rykkes ud til, fx rørbrud opstuvning af kloak.
Økonomien er forholdsvis begrænset og kan holdes inden for driftsbudgettet.
 
Indstilling:
 
Til drøftelse. I givet skal akutte arbejder beskrives.
Ok
     
Bestyrelsesmøde 23. august 2016 27-09-2016
Bestyrelsesmøde tirsdag  den  23. august 2016.
Til stede:  HC, Jeanette, Annie, Fatma  og bhj
 
Afbud:
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Emner der har være i skriftlig høring hos bestyrelsen og som formelt skal godkendes:
 
1)Beklædning af  vaskeribygning.

På rundturen i sin tid med Claus Søndergård fik vi set nogle bygninger med gitter , som beklædning. Det blev aftalt at vi får gitter på vaskeribygningen.


Eksempel modtaget.


2) Indgang til vaskeri
Spørgsmålet om indgang til vaskeriet har været drøftet. Det var tanken at indgangen til vaskeriet skulle ske via den  nye atriumgang. Både Kenn og Henrik peger på at man bør overveje at beholde den nuværende midlertidige indgang. Finder, at der kunne blive nogle "konflikter” mellem trafik til festsal og vaskeri.

Under alle omstændigheder har vi skulle finde nogle løsninger det gør , at gæster til sal og beboerlokale ikke siver ind i vaskeriet.

Det indstilles, at  vi bibeholder den midlertidige indgang, men sikre at der kommer dør mellem atriumgang og vaskeri, som normalt vil være aflåst, men kan  åbnes , hvis vi har et behov ved et arrangement.


3) Netværk/føringsveje
Netværk mv blev drøftet på mødet torsdag med Install.

Vi går efter den rigtige løsning, hvilket betydet, at vi formentlig kommet til at betale noget udover byggesagen.

Det blev afklaret, at der skal trækkes føringsveje både til overvågning og låsesystem, ligesom der skal trækkes føringsveje både til blokkene og de kommende miljøstationer/garage.

Der er aftalt føringsveje ,så der kan komme overvågningskamera op i atriumgang  - begge ender. Der kommer kamera op i forrum til sal,beboerlokale og toiletter. Endvidere trækkes der føringsvej, så der kan  sættes kamera op i det nye ekspeditionskontor.

4) Nuværende kontor
Vi skal snart ud af kontoret og vi flytter over i Mettes container.

Kontoret sættes i standard m. lys, loft og gulv som i det nye ekspeditionskontor, så det bliver ensartet. Noget betales af forsikring og noget af byggesag og noget kommer vi selv til at betale.

Vi arbejder endvidere på at tilgang af bredbånd og telefoni i bygningen samles et sted. Vi forsøger at få en fælles bredbåndsforbindelse både til kontor og vaskerisystem ( dvs. spare en forbindelse). Igen kommer vi nok til at betale noget selv, men igen vi skal have den rigtige løsning.

 
Godkendt.
2 Cafemøde/Åbent hus om helhedsplan
 
Der holdes åbent hus i vaskeribygningen den 13. september 2016 i tidsrummet 16.30-19.30, hvor mnkan komme ned og få en kop kaffe og få besparet spørgsmål om den fysiske helhedsplan, da vi ikke kan drøfte enkeltsager på afdelingsmødet.. Det er tanken, at der kommer en kort fælles orientering om status kl. 17, 18 og 19.
 
Ok.
3 Afdelingsmøde torsdag 29. september 2016.
 
Godkendelse af foreløbig dagsorden, der skal udsendes i næste uge.
 
Indkaldes til vaskeribygningen. Vi er tidligere blevet lovet, at Salen er under tag, men ikke færdig. Nås dog næppe.
Ok.
4 Ny forretningsorden for afholdes af afdelingsmøder til godkendelse på afdelingsmødet.
 
Følgende indstilles:
 
Afdelingsmødet godkender fortsat regnskab
Afdelingsmødet vælger fortsat formand og kasserer
Afdelingsmødet vælger fortsat repræsentantskabs-medlem
Bestyrelsesmedlemmer vælges enkeltvis (på samme måde som formand og kasserer) Dette er en ændring.
Ok.
5 Budget 2017
 
Korrekt tekst sættes ind – pt er ADM og jeg ikke enig om konsekvenserne af vores rettelser)
Formanden har været i dialog med administrationen. Stigningen på de 4% ændres ikke, der vil være et par mindre ændringer.

 
6 Evt. forlængelse af den Sociale Helhedsplan.
 
Der har været en drøftelse med administrationen, der en række knaster der skal løses. Kommer meget an på vores samarbejdspartnere.
 
Det foreslås, at vi arbejder på en indstilling til afdelingsmødet, hvor afdelingsbestyrelsen bemyndiges til at indgå aftalen, hvis knasterne bliver løst. Helt ligesom ved den nuværende helhedsplan.
 
Orientering.
7 Overskud 2016
 
Drøftet 12. januar 2016. Det indstilles fortsat at overskuddet for 2015 - 660.00 kr. bruges til styrkelse af aktiviteten Vedligeholdelse af elevatorer.
 
Vi har rigtig mange driftsstop. Et projekt kan dog først sættes i gang, når helhedsplanen er færdig.
Godkendt.
8 Gennemgang af vinduer – de oprindelige
 
Gennemgangen udskydes til Helhedsplanen er færdig, da det ikke skal være en del af denne.
 
Taget til efterretning.
9 Infrastrukturprojekt
 
Administrationen har været i dialog med Landsbyggefondens sagsbehandler, der netop er kommet fra ferie.
 
Vi fastholder den lige klare hovedlinje i ideen omkring ”gågaden” fra den seneste opdatering
 
Alt andet vil være en arkitektonisk fejl og i strid med de intentioner, der ligger i afdelingsmødets beslutninger.
 
Ok.
Bestyrelsesmøde 9. august 2016 17-08-2016
      Bestyrelsesmøde tirsdag den 9. august 2016.
Til stede: HC, Jeanette, Annie, Fatma og BHJ
 
Afbud:
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Den Boligsociale Helhedsplan ”OS på Sjælør” – medlem til styregruppen
 
Drøftelse af følgende forhold:
 
a)
Afdelingens bemærkninger til papirerne omkring indsatsområder.
 
Skriftligt oplæg sendes fra Jeanette inden mødet.
 
b)
Lån af lokaler kan ikke indgå som egen betaling.
 
c)
Der foreligger intet konkret om at stille aktivitetsmidler til rådighed. Noget tyder på, at afdelingens ønsker er nedprioriteret til fordel for andre boligorganisationers ønsker. Vi havde efter sidste års dialogmøde prioriteret aktivitetsmidler til huset og idrætscontainer.
 
d)
Forholdet mellem Helhedsplanen og forholdet til AAB’s driftsorganisation er uafklaret.
 
e)
Økonomien er samlet set uafklaret.
 
 
Indstilling:
 
Materialet omkring en evt. deltagelse i den kommende helhedsplan er helt uafklaret. Afklaring afventes før der tages stilling til det videre forløb.
 
 
 
Bestyrelsen beslutter at vores dialog omkring evt forsættelse foregår via bestyrelsen. Formanden følger op på sagen.
2 Infrastrukturprojektet
 
Efter afklaring med kommunen blev forslaget behandlet på afdelingsmødet den 12. april 2016
 
 
I starten af sommerferien får AAB meddelelse fra landsbyggefonden om, at man ikke kan godkende de projekter som er godkendt af beboerne og forhandlet på plads med kommunen.
 
Forundringen er stor.
 
Der har den 9. august 2016 været afholdt møde om sagen med Byggechef, projektleder, Landskabsarkitekt om Domus arkitekter.
 
Tidligere beslutninger fastholdes, dog rykkes stiforløb ud midt på vejen. Der laves en markering af tilslutning til sti mellem parkeringsplads og lavblokkene.
 
 
 
Indstilling:
 
Ændring godkendes og projekt fastholdes.
 
AAB’s byggechefs tager fornyet kontakt til
Landbyggefonden.
 
 
Godkendt som indstillet.
2 Fysiske Helhedsplan
 
Der har i løbet af sommeren været aktiviteter omkring sokkelarbejder, beboerhus, vaskeribygningen.
 
Ny status afventer at projektleder kommer fra ferie.
 
 
Orientering.
4 Vandskade på vaskeribygningen
 
I forbindelse med tordenvejret/uvejret den 23. juni 2016 skete der vandskade på vaskeribygningen og i særdeleshed på afdelingskontoret.
 
 
Orientering.
5 Husorden – altaner
 
 
 
 
Jeanette og BHJ følger op på det.
  Drift af vaskeri
 
Udgifterne til drift af vaskeriet er forsøgt beregnet.
 
Udgifter til fornyelse og udskiftning af maskiner indgår ikke i beregningen. Indgår i Drifts- og vedligeholdelsesplanen.
 
Det skal overvejes om vaskeriet skal hvile i sig selv.
 
 
Vaskeriregnskabet baseret på budgetoplæg      
       
       
Vaskemidler 68.000   Kan være periodeforskydning.
Energiforbrug 193.000 Vedr. hele vaskeribygningen Undersøgelse af bi målere område -andet end vaskemaskiner - iværksat.
Reparationer -serviceaftale 43.000    
Forskellige udgifter (vaskeri?) 4.000    
Rengøring vaskeri 95.000    
Opkrævningsgebyr AAB 43.000    
Webløsning      
Vand 75.000   Beregnet
Udgifter 45.3000    
Indtægt 33.9000    
Difference 114.000    
 
 
 
Bestyrelsen har diskuteret det. Vi foretager ikke regulering nu.
 Rengøring bør nok ikke indgå i beregningen.
6 Budget 2017
Budgetudkast er gennemgået den 2. august med henblik på endelig behandling d.d.
 
Stigning i boligafgift på 4%.
 
Budgetlægningen er blevet vanskeliggjort af at byggesagen ikke er færdig og der er en række uafklarede spørgsmål i forbindelse beboerhus og fremtidig drift.
 
 
Der flyttes 1 million kr fra vand både fra indtægts- og udgiftssiden til individuel betaling. Byggesagen skal levere oplæg til fordeling efter lejlighedsstørrelse.
 
Der afsættes midler til drift af beboerhus og evt. ekstern forsøgsvis ekstern bistand til rengøring af vaskeri.
 
Godkendt.
8 Overdragelse af køle-fryseskab og komfur.
 
Det udsendte brev har betydet henvendelse fra et par beboere, der mener at de har fået leveret køle-fryseskab og komfur på et senere tidspunkt og derfor skal have forlænget garantien.
 
Indstilling:
 
Garantien forlænges, så den løber fra leveringstidspunktet.
 
 
 
 
 
Godkendt.
Bestyrelsesmøde 28. juni 2016 04-07-2016
Bestyrelsesmøde tirsdag den 28. juni 2016.
Til stede: HC,  Annie, Fatma og BHJ
 
Afbud: Jeanette
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Den Boligsociale Helhedsplan ”OS på Sjælør” – medlem til styregruppen
 
Møde afholdt med bestyrelsen og Gorm Evers og Line Skovgaard AAB om evt. forlængelse af helhedsplanen.
 
Materialet gennemgået for bestyrelsen af Lene Skovgård, AAB. Var ikke forventet gennemlæst til mødet.
 
BHJ oplyste på mødet, at han efter at have skimmet materialet igennem var dybt bekymret over den centralisme og manglende lokale indflydelse fra beboerdemokratiet. Der var kommet nye tiltag med som vi ikke havde hørt om før. I øvrigt ingen nye nyheder, som kan forventes at rykke noget som helst.
 
Var i øvrigt bekymret for økonomien og udgifterne til administration og sammenhængen med AAB lokale driftsorganisation.
 
BHJ har meddelt, at han efter at have set det indledende oplæg til den nye Helhedsplan har valgt at trække sig fra styregruppen grundet arbejdets omfang, set i forhold til de arbejdsopgaver, der ligger det kommende halve år bl.a. med økonomi, fysiske helhedsplan, økonomi og drift af kommende beboerhus.
 
BHJ kan på det foreliggende grundlag ikke støtte en forlængelse. Afventer en yderligere bearbejdning og tydeliggørelse af, hvad AAB afdeling 50 kan forvente.
 
Indstilling:
 
Afdelingens andet medlem af styregruppen Jeanette Nissen må varetage afdelingens interesse.
 
 
 
Fatma deltager i styregruppen og Jeanette følger op på afdelingens interesser.
2 Fysiske Helhedsplan
 
BNS’s har fortsat svært ved at få tingene
gjort færdigt.
 
Der er stort set ingen mennesker på byggepladsen, hvilket kan undre. Man kan spørge sig selv, hvad årsagen mon kan være.
 
Der er meget lidt aktivitet omkring sokkelarbejderne, som tager uhørt lang tid. Herudover er der en del aktivitet omkring vaskeribygningen og det nye beboerhus.
 
Køkkener og tilhørende mangeludbedring er ved at være færdig.
 
En enkelt beboer har nægtet at give adgang til sin lejlighed. Det bliver dyrt.
 
BNS A/S har tilsyneladende tænkt sig at holde 4 ugers sommerferie.
 
Mock-up af stuealtan er så vidt det er oplyst nu godkendt.
 
Der har været afholdt møde med boligforeningens advokat omkring forløbet af byggesagen. Der udsendes orienteringsbrev inden sommerferien til beboerne.
 
Der er fortsat en ventilationsskakt i 123 og 91, der ikke kan tætnes trods flere forsøg. Der iværksættes nu en midlertidig løsning, så må det efterfølgende afklares om de nuværende skakter skal brydes ned og genopbygges. Det er vigtigt at vi får normaliseret ventilationen i de to blokkes syd-anlæg.
 
Beboerkoordinator Mette Chang er nu kun i afdelingen to gange om ugen.  Henvendelse om fejl og mangler vedr. byggesagen skal fortsat ske til beboerkoordinator.
 
Til orientering.
4 Vandskade på vaskeribygningen
 
I forbindelse med tordenvejret/uvejret den 23. juni 2016 skete der vandskade på vaskeribygningen og i særdeleshed på afdelingskontoret.
 
 
Til orientering.
5 Husorden – altaner
 
Husorden i forhold til de nye altaner blev vedtaget på afdelingsmøde den 23. september 2014. Informationen har været tilgængelig under afdelingsmøder.
 
Er nu også opdateret under Info fra A til Z.
 
Nogle beboer har sat pileflet op, hvilket ser pænt ud
af hensyn til læ.
 
Det indstilles, at der på afdelingsmødet tages stilling til læhegn og type. Der er informeret om, at de beboere, der har sat pileflet op, kan risikere at måtte tage det ned igen.
 
Der bliver ikke foretaget videre overvejelse om en mere tung konstruktion, da den vil blive for dyr.
 
Kommunen ønskede i forbindelse med byggesagen glasfacader og ingen høje ender.
 
 
Ok.
6 Budget 2017
Budgetudkast er modtaget og viser ingen stigningen. Desværre er oplægget forkert, da udgifterne til vand er fjernet, men ikke indtægterne. I realiteten mangler der 1,3 millioner kr. + drift af beboerhus og evt. bidrag til bolig sociale helhedsplan, hvis deltagelse besluttes.
 
Der skal arbejdes videre med bl.a.:
 
  • Der arbejdes med analyse af indtægter og udgifter til vaskeriet, samt prissætning. Udgifter til vand skal indgå i vaskeridriften.
 
  • Prissætning af drift af beboerhus inkl. Aktiviteter
 
  • En evt. deltagelse i en forlængelse af den sociale helhedsplan skal finansieres.
 
Det er pt. Ikke muligt at komme med et realistisk bud på det endelig oplæg.
 
Der arbejdes videre med sagen.
7 Måleudstyr i forbindelse med vaskeriet.
 
Der anskaffes bi-vandmåler til brug for måling af vandforbruget til vaskemaskinerne med henblik på at betaling for vand kan indgå i vaskeriprisen.
 
Evt anskaffelse af ny bi-elmåler til måling af strømforbrug til vaskerimaskiner. Uklart om nuværende dækker i tilstrækkeligt omfang til informationer kan indgå i et vaskeriregnskab.
 
Indstilling:
Nødvendige målere anskaffes og opsættes.
 
 
Ok.
8 Indflytning
 
Vi har per 1. juli 2017 det største antal indflytninger i lang tid 6-7 stk – både fraflytningslejligheder og sammenlægningslejligheder.
 
Der har i forårets løb været et pænt antal fraflytninger, men også mange hvor man flytter interne.
 
Antallet kan bevirke ressourcemæssige udfordringer.
 
Det er for tidligt at vurdere om det kommer til at give budgetmæssige udfordringer.
 
 
 
Til orientering.
9 Kontanthjælpsloftet – betydning for beboerne
 
Formanden orienterede om sin bekymring for det moderne kontanthjælpsloftet, der træder i kraft per 1. oktober 2016. Vores interesseorganisation BL Danmarks almene Boliger frygter at rigtig mange beboere i sektoren rammes, samt at de pt endnu ikke selv er opmærksom på deres situation.
 
Evt. henvendelser må henvises til kommunen/
Udbetaling Danmark.
 
Til orientering.
10 Kampagne vedr. vandforbrug.
 
Der har d.d. været drøftelse med AKB’s og AAB’s lokale driftsledelse, den sociale helhelhedsplan og HOFOR vedr. mulighederne for en fælles kampagne, der kan sætte fokus på, at vand fra 1. januar 2017 skal betales efter måler.
 
 
 
 
Fatma melder sig som vandambassadør.
11 Husorden – blok 21
 
Henvendelse vedr. effekter på trappe, samt plader på gule plader holder på vores parkeringspladser.
 
Det sidste er kun muligt på gæsteparkering, da kun personbiler bør kunne få parkeringstilladelse. Cityparkering udskriver afgift ved parkering uden tilladelse.
 
Indstilling:
 
Da BNS A/S nu er færdig med køkken, udskiftning af rør mv. er tiden inde til at opfølgning på effekter på trapper prioriteres.
 
Drøftet.
12 Husorden – blok 23
 
Mails fra beboer om den generelle standard, herunder vaskeriet.
 
Drøftet.
13 Sommerlukning for varme
 
HOFOR’s anbefalinger med sommerluk 15. maj 2016 følges fremover. Der blev lukket ultimo maj måned.
 
Der åbnes igen primo september.
 
Ok.
14 Afdelingsbestyrelsens kontor er i juli måned kun åbent den 5. juli 2016
 
Der er igen åbent tirsdag den 2. august 2016.
 
Henvendelse kan i øvrigt til varmemesterkontoret i kontortiden.
Ok.
Bestyrelsesmøde 19. april 2016 04-07-2016
Bestyrelsesmøde tirsdag den 19. april 2016.
Til stede: HC, Jeanette, Annie, Fatma og BHJ
 
Afbud:
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Trapperengøring mv
 
Tilbud er gennemført og det bedste tilbud er fundet. Gennemført af administrationen iht. gældende regler.
 
Rengøring er som hidtil meget nøje beskrevet, ligesom personalet skal have overenskomst.
 
Betyder at rengøringsudgifterne stiger og vi skal have nyt rengøringsfirma fra 1. maj 2016.
 
Godkendt
2 Solcelleanlæg
 
Solcelleanlægget er modtaget til drift.
 
Overvågningsaftale og serviceaftale skal indgås.
 
Udgifterne skal indarbejdes i DV-planen,
 
Godkendt
3 Elektronisk adgang til vand-og varmemåler og fremrykket udskiftning af varmemålere.
 
Godkendt på afdelingsmødet den 12. april 2016.
 
Midler henlagt på Dv-planen. Tillægsbevilling skal søges, da arbejdet fremrykkes til 2016.
 
Indstilling:
 
Sættes i værk.
 
Ok
4 DV-plan
 
Revideret oplæg efter møde modtaget.
 
Udsendt til bestyrelsen 17. april 2016.
 
Der mangler enkelte punkter.
 
Nødvendig indeksering foretages ikke korrekt, da den akkumuleres.
 
Indstilling:
Drøftes videre med administrationen.
Ok
5 Ombygning af omklædningsfaciliteter og flytning af funktionærernes spisefaciliteter.
 
I forbindelse med bygning af beboerhus er det tanken at flytte funktionærernes spisefaciliteter, da vinduerne (materet) til nuværende rum er muret til i forbindelse med byggesagen.
 
Funktionærerne har en række bekymringspunkter.
 
Sendt til bestyrelsen 13. april 2016.
 
Der arbejdes videre med sagen.
6 Evalueringsprojekt vedr. renovering/Helhedsplan gennemføres af SBI på vegne af Landsbyggefonden.
 
SBI har fået til opgave at foretage evaluering. Sker samtidig både vedr. AKB og AAB. Formand og byggechef deltager. SBI tager også kontakt til nogle beboere.
 
Ok
7 Byggesag – ventilation i blok 22
 
Der er desværre store problemer med ventilationen i blok 22. Der er udfordringer med indblæsningsventiler, der foretager udsugning.
 
Der holdes fælles møde med alle involverede parter den 19. april 2016.
 
Der er orienteret om sagen på www.aab50.dk.
 
Orientering
8 Byggesag - altaner
 
Altaner er begyndt at blive frigivet til ibrugtagning i blok 22. Den enkelte beboer får direkte besked, når altanen kan benyttes. Leverandøren HiCon skal uanset frigivelsen have adgang til finpudsning ultimo april måned. Vi har ikke fået en aktuel tidsplan.
 
Der er informeret på www.aab50.dk.
 
Det har været nødvendigt at tage en del altaner ned i blok 21, gr fejl i tolerancerne i stålkonstruktionen. Det samme gør sig gældende i blok 24, her kan justering formentlig foretages inden altanerne sættes op.
 
Orientering
9 Affald – cigaretskod på området
 
Området foran SB 121 er nærmest brolagt med cigaretskod.
 
Det er miljømæssigt uforsvarligt og ser ikke godt ud.
 
Det må indskærpes, at det i lighed med andet affald ikke må smides på området. Dette uanset om det smides ud fra vinduer, altaner eller ved ophold på området. Sker det må det fjernes på beboers regning. Der beregnes som min. per påbegyndt funktionærtime.
Godkendt
10 Ordinært afdelingsmøde
 
Flyttes fra 15. september til tirsdag den 27. september.
 
Vi satser på, at vi kan være i det nye beboerhus. Det er ikke afklaret om det er endeligt færdigt. Blot vi kan være i huset.
 
 
Ok
 
 
Bestyrelsesmøde 15. marts 2016 06-04-2016
Bestyrelsesmøde tirsdag den 15. marts 2016.
Til stede: HC, Jeanette, Annie, Fatma og BHJ
 
Afbud:
Nr. Dagsorden Beslutning
1 Udkast til regnskab 2015.
 
Der forventes overskud, men en række posteringer i forbindelse med salget af Dronning Ingrids Hjem skal drøftes nærmere med Administrationen
 
Udkast fremsendt den 11. marts 2016
 
Orientering.
2 Funktionær-faciliteter under vaskeribygning.
 
Skal også indeholder spisefaciliteter, da nuværende faciliteter ikke kan benyttes efter renoveringen.
 
Foreløbige tegninger sendt til bestyrelsen.
 
Orientering.
3 Beboerhus/vaskeribygning
 
Tegninger fremlagt vedr. kontor-faciliteter og aktivitetslokalet.
 
Tegninger er sendt til bestyrelsen.
 
Revideres med bl.a. the-køkken og depotrum til aktivitetsrum.
Opsætning i nuværende kontor uforandret og nyt ekspeditions lokale justeret.
 
Orientering.
4 Infrastrukturprojekt
 
Intet nyt fra administrationen.
 
Indkaldelse til afdelingsmøde afventer tilbagemelding.
 
Afdelingsmøde holdes 04.04.2016 klokken 19.00
 
Godkendt.
5 Helhedsplan – videreførelse
 
Det er på styregruppemødet i helhedsplanen den 10. marts 2016 oplyst, at Landbyggefonden har besluttet, at helhedsplanen i Sydhavnen og på Sjælør skal lægges sammen og hovedfokus skal være på Sjælør Boulevard og Hændelsvej i Sydhavnen. Aktiviteterne i AKB Sydhavnen neddrosles.
 
Detaljer ikke oplyst.
 
Økonomien er ikke oplyst.
 
Vi skal have et oplæg, herunder økonomi inden forberedelserne til budget 2017 iværksættes.
 
 
Orientering.
6 Årlig gennemgang af vore vedligeholdelsesfri vinduer.
 
Der planlægges en årlig gennemgang i efteråret med smøring, denne gennemgang af tætningslister og andre fejl og mangler.
 
Der foretages opsamling til denne gennemgang.
 
Ok.
7 Vaskemaskiner mv.
 
Opsætning af vaske- og vaskemaskiner kræver godkendelse.
 
Det betyder at godkendelsesblanket fortsat skal benyttes.
 
Dette gælder også ved installation af vaskemaskine i køkken efter, at byggesagen har afleveret køkkennet.
 
Det er ikke muligt efterfølgende at få tilladelse til to maskiner, da der ikke er plads til korrekt afløb (korrekt dimensionering). Medmindre dette er installeret i forbindelse med helhedsplanen.
 
Ulovlige installationen skal fjernes.
 
Det er konstateret, at leverandører af vaskemaskiner ikke kan foretage korrekt tilslutning af vaskemaskine i køkken, ligesom der har været en episode hvor en beboer selv har foretaget tilslutning med vandskade til følge.
 
Det indstilles, at kontrol af installation foretages af afdelingens VVS-Installatør. Er installationen ikke korrekt og efterkontrol er nødvendig, skal beboer selv betale.
 
Skal sikre at installation er OK ed aquastop og drypbakke. Ved mangler skal beboer slev betale, herunder efterfølgende kontrolbesøg.
 
Godkendt.
8 Ulovlig el-installation
 
Der er konstateret, at en beboer har foretaget opsætning af ulovlig installation af elkontakt i badeværelse(vådrum).
 
Bekymrende, da det kan medføre skade på beboere i andre lejligheder.
 
 
Orientering.
9 Byggesagen
 
Der synes at være en betydelig fremdrift.
 
Indblæsning/udsugning i blok 22 volder fortsat kvaler, da en ventilationsskakt skal skiftes.
 
Indblæsning- og udsugningsventiler. Det er utroligt vigtigt, at disse ikke søges tilstoppet eller der ændres ved indstillingerne, da anlægget kommer i balance. Det er dyrt at få det genindstillet. Regning for genetablering vil i fuldt omfang blive pålagt den pågældende, herunder undersøgelser hos andre beboere, der er ramt af fejlen.
 
Omtalt i brochure til alle beboere.
 
Der er endvidere omdelt information til beboerne i blok 21 og 22 om, at der ikke må bores eller sættes noget op i de nye facadeelementer eller altanens fiberbeton. Beboeren vil blive pålagt omgående retablering.
 
Der arbejdes mod at boligafgiftsforhøjelsen samlet sker for hele bebyggelsen per 1. juli 2016, betaling for vand efter forbrug sættes i drift per 01.01. 2017.
 
 
Orientering.
10 Vand – og varmemåler
 
Der har den 14. marts 2016 været afholdt mellem Minol, projektleder og afdelingen omkring vand- og varmemålere.
 
Det vil være mest hensigtsmæssigt, at varme- og vandmålere har samme skæringstidspunkter.
 
Det vil være mest hensigtsmæssigt, at betaling efter forbrug for vand udskydes til 1. januar 2017,
 
Udstyret er udstyret til radioaflæsning, men er indstillet/registreret endnu. Minol skal have adgang til alle målere. Peger på at det kan være hensigtsmæssigt at rykke udskiftning af varmemålere frem, således at beboerne skal forstyrres mindst muligt, og vi samtidig får den nyeste teknologi.
 
Der skal udarbejdes ny kontrolmanual med ændring vedr. udsat beliggenhed og nye radiatorer.
 
På grund af det ventilationsanlæg med varmeveksler skal en større del af varmen ikke betales efter måler. Rådgiver skal lave beregninger.
 
 
 
Godkendt.
Spørgsmålet om beboer adgang til data på internettet forelægges på afdelingsmødet.
Beboerhus
Parkering
Vaskeri
Cookies er nødvendige for at få hjemmesiden til at fungere, men de gemmer også information om hvordan du bruger vores hjemmeside, så vi kan forbedre den både for dig og for andre. Cookies på denne hjemmeside bruges primært til trafikmåling og optimering af sidens indhold. Du kan forsætte med at bruge vores side som altid, hvis du accepterer at vi bruger cookies.
Boligforeningen AAB Afd. 50 | Sjælør Boulevard 111 | 2500 Valby | Tlf.: 36176221